DEUX CHARGEE DE LA GESTION LOCATIVE - AGENCE DE SOULA - CDI F/H

WeRecruit; Arrondissement de Cayenne; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de gestion immobilière recherche un collaborateur pour gérer les baux et assurer la relation avec les clients locataires à Cayenne, en Guyane. Vous serez en charge de la gestion administrative des baux, du recouvrement amiable des impayés et de l'accompagnement des clients. Une expérience en gestion de la relation client et une capacité à gérer des procédures précontentieuses sont requises. Ce poste offre une belle opportunité de développement professionnel dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Expérience dans la gestion des relations clients appréciée.
• Connaissance des traitements administratifs des baux.
• Capacité à gérer des impayés et procédures précontentieuses.

Responsabilités

• Assurer la gestion des baux de son secteur selon les procédures internes.
• Gérer les relations avec les clients (réclamations, appels, demandes).
• Assurer le recouvrement amiable des impayés.
• Préparer le bail et contrôler la complétude des dossiers clients.

Connaissances

Gestion des baux

Relations clients

Recouvrement

Gestion administrative

Saisie de données

Description du poste

Sous la Direction du Responsable d’Agence et de son Adjointe, le collaborateur/la collaboratrice sera en charge de la relation avec les clients locataires :

Finalité du poste

Accompagner les clients locataires tout au long de la vie du bail dans un souci de qualité de service, de satisfaction client et de performance

Les missions du poste

Missions principales

• Assurer la gestion des baux de son secteur conformément aux procédures internes
• Gérer les relations avec les clients (réclamations, appels, demandes IDEAL, messages, mails, courriers, relances…)
• Garantir la bonne exécution du contrat de location en mettant en œuvre les mesures nécessaires à la bonne installation du client dans le logement en lien avec les différents services
• Gérer et mettre à jour les informations dans le SI de gestion immobilière selon les procédures internes
• Assurer le recouvrement amiable et précontentieux des impayés des clients présents et en assurer la gestion administrative
• Participer à la promotion de la culture client en apportant une attention quotidienne à la qualité des réponses apportées
• Rendre compte à sa hiérarchie

Gestion de la relation clients

• Gérer la relation avec les prospects (signature du bail) et les locataires
• Percevoir les dépôts de garantie
• Accompagner les locataires pour le règlement des loyers
• Sensibiliser les locataires sur les règles de vie commune au sein des résidences
• Gérer les réclamations administratives (assurer le suivi des demandes et réclamations dans le SI) et y apporter les premières réponses dans la limite de ses compétences et relayer toute autre réclamation au service concerné
• Participer à l’intégration des personnels de proximité de son secteur dans son domaine d’activité
• Participer à la dynamique d’équipe de l’agence en assurant la bonne transversalité des actions et des informations avec les collègues et la proximité
• Veiller à l’état d’avancement des liquidations de compte dans les délais réglementaires

Gestion administrative liée à la vie du bail

• Préparer le bail, effectuer les contrôles règlementaires (surface, tarifs, plafonds…), contrôler et s’assurer de la complétude des pièces du dossier client
• Organiser avec les services dédiés l’accueil des nouveaux clients lors de la livraison de patrimoine
• Promouvoir la mise en place du prélèvement automatique et du compte extranet auprès des clients
• Accompagner le locataire pour une bonne insertion dans son logement et procéder à l’ouverture des droits AL à l’entrée sous la plateforme IDEAL
• Assurer le suivi administratif des baux (avenants, rétablissement de bail, transfert…), contrôler et s’assurer de la complétude des pièces du dossier du client
• Scanner tous les documents liés à la vie du bail dans la GED conformément à la charte d’archivage
• Participer à la relance pour le renseignement des enquêtes OPS en lien avec la proximité et mettre à jour les bases de données (saisie) notamment dans le cadre d’enquêtes diverses (OPS, SLS)
• Gérer, enregistrer et saisir les contrats d’assurance des locataires
• Traiter les congés et établir les liquidations de compte dans le délai imparti et mettre à jour le tableau de suivi de la vacance
• Assurer la mise à jour et l’exhaustivité de la base de données client dans le respect du RGPD
• Assurer la constitution et le suivi des dossiers de troubles de jouissances et mettre en œuvre la procédure avant contentieux en collaboration avec les responsables de secteur, le service social et le service contentieux

Precontentieux

• Définir des actions de recouvrement adaptées en lien avec la proximité et mettre en place les dispositifs de solvabilisation
• Effectuer les relances par tous moyens afin de recouvrer les impayés
• Vérifier et suivre les règlements clients et partenaires (CAF, CTG…) en lien avec le service social
• Travailler en lien avec le/la conseiller(e) social(e) et/ou le Responsable d’Agence et/ou adjoint pour décider de l’orientation à donner au dossier (mise à l’huissier, suivi social…)
• Préparer et participer aux commissions mensuelles de suivi et de prévention des impayés (CIP)
• Transmettre la liste des dossiers au service contentieux en vue de la délivrance du commandement de payer à l’issue du CIP

Suivi des indicateurs de résultats

• Recenser les informations nécessaires à la mise à jour des reporting d’activité
• Alerter en cas de dérive constatée et proposer des actions correctives
• Analyser les indicateurs de gestion de son secteur et proposer au Responsable Adjoint ou d’Agence les actions d'amélioration à mettre en œuvre
• Gérer les tableaux de suivi de la vacance en collaboration avec les responsables de secteur et les techniciens d’agence

Relations internes et externes

Communication interne en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Tableau de suivi de la vacance
• Tableau de suivi des départs, des entrées et de la durée des travaux
• Dossiers locataires (contentieux, social)
• Tableau de suivi des impayés
• Tableau de relances

Communication externe en adéquation avec la politique de l’entreprise :

• Conventions
• Baux et annexes
• Courriers divers (troubles de jouissance, congé locataire…)