COORDINATEUR ADMINISTRATIF SECRETARIAT AUX INSTANCES H / F

KLESIA; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise engagée pour le bien-être à Paris recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e). Vous participerez à l'élaboration de calendriers, au pilotage budgétaire et à la gestion des opérations. Un minimum de 5 ans d'expérience dans des rôles similaires est requis. Le poste offre une flexibilité avec la possibilité de télétravail. Rejoignez une équipe qui valorise la diversité et l'inclusion.

Prestations

Titre restaurant pris en charge à 60%

Remboursement de 75% des transports

Contrat santé famille

Possibilité de télétravail

Plan d'Epargne Retraite

Prestations CSE

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience dans des postes d'assistanat polyvalent.
• Capacité à gérer des missions variées avec agilité.
• Orthographe irréprochable requise.

Responsabilités

• Élaboration et mise à jour des calendriers des instances du groupe.
• Pilotage budgétaire et gestion des notes de frais.
• Contrôle interne et qualité des opérations.
• Animation de l'extranet administrateur.
• Participation aux travaux de la Direction.

Connaissances

Gestion d'agendas complexes

Sens de l'organisation

Rigueur

Aisance relationnelle

Discrétion

Formation

Bac+2 ou expérience similaire

Outils

Word

Excel

Description du poste

CE POSTE EST OUVERT A TOUT TYPE DE HANDICAP

KLESIA s'engage à assurer un avenir serein et contribuer à la qualité de vie pour tous.

KLESIA s'engage pour la société en apportant des solutions de prévention d'assurance de personnes et de services simples, innovantes, solidaires et durables, adaptées aux besoins de nos clients et à ceux de leurs proches, tout au long de la vie. Nous gérons également la retraite complémentaire pour l'Agirc-Arrco en collectant les cotisations, en accompagnant nos adhérents et en versant les pensions de 2,1 millions de retraités. Nous agissons enfin pour les plus fragiles, œuvrons pour le mieux vieillir et contribuons à rendre la santé accessible à tous.

En 2024, KLESIA rassemble 2 900 collaborateurs au service de 300 000 entreprises clientes et de 4,8 millions de salariés.

Pourquoi KLESIA ?

Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant, vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants,

… alors rejoignez nos équipes !

Au sein de la Direction du Secrétariat aux instances, vous serez vous la responsabilité du Directeur(ice) du Secrétariat aux Instances.

Vous aurez en charge :

• l'élaboration et la mise à jour du calendrier annuel des instances du groupe (environ 400 réunions par an / 50 entités), en lien avec les directeurs en charge de l'animation et les présidences d'instances,
• Le pilotage budgétaire de la Direction des Instances : Gestion, contrôle et suivi des factures reçues (répartition analytique / ventilation), référent Notes de Frais Administrateurs : Contrôle et validation des notes de frais et défraiements administrateurs, Accompagnement / formation des administrateurs sur l'intranet administrateur pour le module note de frais.
• Le Contrôle interne / qualité des opérations du SAI et la coordination de la réponse aux audits
• L'animation de l'extranet administrateur (Identification de contenus à mettre en ligne, Veille sur évolution à mettre en place, Pilotage des montées de version et évolutions fonctionnelles)
• et plus généralement participation en transverse aux travaux de la Direction en collaborant avec les deux services du SAI en charge notamment de l'organisation des réunions d'instances et de la gestion des mandats administrateurs.

Titulaire d'un Bac+2 ou expérience similaire, vous justifiez d'une ou plusieurs expériences professionnelles de 5 ans minimum dans des postes impliquant des missions d'assistanat polyvalent.

Doté d'un sens aigu de l'organisation, de réactivité et de rigueur, vous maîtrisez la gestion d'agendas complexes. Vous faites preuve d'agilité, d'aisance relationnelle et de discrétion. Vous avez le sens du service, une orthographe irréprochable et vous avez une excellente maîtrise de Word et Excel.

Rejoindre KLESIA, c'est bénéficier d'avantages :

• Titre restaurant d'une valeur de 11,97€ par jour travaillé (pris en charge par KLESIA à hauteur de 60%)
• Remboursement de vos frais de transports en commun à hauteur de 75%
• Contrat santé famille (tarif unique, sans supplément pour le / la conjoint(e) et les enfants) et prévoyance
• Possibilité de télétravail (2 jours / semaine dès 3 mois d'ancienneté), horaires variables et plusieurs formules RTT au choix pour les non-cadres
• Plan d'Epargne Retraite (à partir de 2 mois d'ancienneté)
• Prestations CSE à compter de 2 mois d'ancienneté : chèques vacances, chèques rentrée scolaires, chèques noël et plus encore…

Chez KLESIA, nous sommes convaincus que nos différences sont sources de richesse et de performance. Notre Groupe, détenteur du Label Diversité AFNOR depuis 2015, offre à tous les mêmes opportunités d'accès à l'emploi, en assurant un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de ses équipes. Fortement engagé sur la thématique du handicap, l'intégralité de nos offres sont accessibles à nos futurs talents avec des aménagements adaptés aux situations de handicap.