Chef de Projet H / F

iEvent system; Mulsanne; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence spécialisée en gestion d'événements recherche un Chef de projet évènementiel pour coordonner des projets d'envergure. Le candidat idéal aura au moins 2 ans d'expérience dans le domaine et devra interagir avec clients et prestataires. Les responsabilités incluent la gestion budgétaire, la supervision sur le terrain et le suivi administratif des projets. L'aisance en français et en anglais est essentielle, tout comme un sens aiguisé de l'organisation et la capacité à travailler en équipe.

Qualifications

• Au moins 2 ans d'expérience réussie dans la coordination et la gestion de projets évènementiels.
• Capacité à analyser des situations et hiérarchiser les priorités.
• Aisance à l'oral et à l'écrit en français et en anglais.

Responsabilités

• Rendez-vous avec le(s) client(s) pour identifier leurs besoins.
• Gestion du budget, suivi commercial et administratif tout au long du projet.
• Superviser les prestataires sur le terrain pour assurer un bon déroulement.

Connaissances

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Compétences rédactionnelles

Bilingue français/anglais

Travail en équipe

Capacité à gérer le stress

Description du poste

Les missions principales du Chef de projet évènementiel

• Rendez-vous avec le(s) client(s) afin de comprendre et d'identifier ses besoins
• Apporter son expertise (repérer les difficultés et risques éventuels)
• Rédaction d'un cahier des charges et dimensionnement d'une offre commerciale via logiciel interne
• Prise de contact avec les prestataires / fournisseurs compétents pour le projet (aménagements intérieurs / extérieurs, électricité, plomberie, fleuriste, etc)
• Suivi du planning (commercial et opérationnel)
• Gestion du budget dans sa globalité (offre initial, compléments etc)
• Suivi commercial et administratif tout au long du projet
• Négociation commerciale
• Prospect commercial

Vous interagissez autant avec des acteurs internes (Directeur, Chefs de Projet, Designers / Concepteurs, Régisseur, Administratif / Comptabilité) qu'avec des acteurs externes (Fournisseurs / Partenaires, Clients).

Les principales tâches

En amont

• Suivi opérationnel des projets : prises de briefs, brainstormings, recommandations pour proposer des solutions adaptées aux besoins des clients, coordination avec le bureau d'étude
• Construction de propositions commerciales, envoi de préconisations, relances et suivi
• Établir des reportings réguliers et suivi d'actions à mener (rétroplanning)
• Suivi des projets de A à Z dont la logistique et la gestion administrative (budgets, contrats partenaires, devis et facturation)

Sur le terrain

• Préparation des étapes avant évènement (repérage, autorisation début de montage, implantation)
• Superviser les prestataires sur le terrain et s'assurer de la bonne exécution de leurs interventions
• Assurer le suivi opérationnel (communication chef de projet régie évènement)
• Livraison du projet au client
• Suivi et astreinte sur la durée de l'évènement
• Superviser la phase de démontage

Post-événement

• Débriefing avec le client
• Point financier sur l'évènement dans sa globalité et mise à jour des tableaux de suivi des coûts
• Rédaction de compte-rendu post événement : points positifs / négatifs, recommandations si évènement annuel

Nous recherchons une personne avec au moins 2 ans d'expérience réussie dans la coordination et la gestion de projets évènementiels de taille variée.

Vous avez un sens accru de l'organisation, une forte capacitée d'adaptation et vous savez vous rendre disponible

Vous êtes orienté résultat et travaillez avec rigueur et précision tout en mobilisant votre créativité

Vous êtes à l'aise dans la coordination des différents corps de métier

Vous disposez de compétences rédactionnelles et être à l'aise à l'oral

Vous aimez le travail en équipe et avez un sens du relationnel développé

Vous savez analyser les situations, hiérarchiser vos priorités, être réactif face aux imprévus tout en gérant votre stress

Vous travaillez en autonomie, êtes proactif et assumez les responsabilités qui vous sont confiées

Vous êtes bilingue français / anglais avec une très bonne maîtrise à l'oral et à l'écrit de ces deux langues.