Assistante direction CME (F/H)/ Direction des affaires médicales

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé publique à Lyon recherche un assistant de direction pour gérer les agendas, préparer les séances et assurer un accueil de qualité. Le candidat idéal doit avoir un niveau BAC minimum, une maîtrise des outils bureautiques, ainsi que des compétences en organisation et en relationnel. Le poste est à temps plein avec un CDD renouvelable.

Prestations

28 jours de congés annuels

Qualifications

• Expérience d'assistanat de Direction souhaitée, ou expérience sur des fonctions équivalentes.
• Grande capacité d’organisation et d’anticipation.
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil.

Responsabilités

• Gestion du calendrier et des agendas.
• Préparation des séances et suivi administratif.
• Accueil physique et téléphonique.

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques WORD

Maitrise des outils bureautiques EXCEL

Maitrise des outils bureautiques OUTLOOK

Maitrise des outils bureautiques POWERPOINT

Connaissance de la Fonction Publique Hospitalière

Formation

Niveau BAC minimum

Diplôme d'assistanat de Direction

Outils

TEAMS

SKYPE

Description du poste

Secrétariat de la Commission Médicale d'Établissement et de ses sous-commissions :

- Gestion du calendrier et des agendas (réservation de salle, mise en page, diffusion des ordres du jour, ...)

- Préparation des séances (réception des supports de présentation, gestion des relations avec les partenaires internes et externes, préparation des salles et des documents de travail, gestion de l'archivage, ...)

- Suivi administratif de l'instance (rédaction, diffusion des procès-verbaux et relevés de décisions, ...)

Secrétariat général de la Direction des Affaires Médicales, fonctionnant en binôme :

- Accueil physique et téléphonique

- Planification, préparation, gestion et suivi des rendez-vous et réunions

- Gestion du courrier

Qualifications

Niveau BAC minimum

Diplôme et/ou expérience d'assistanat de Direction souhaité, ou expérience sur des fonctions équivalentes

Compétences

• Maitrise des outils bureautiques WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT

• Maitrise des outils de planification de réunions et de visioconférence (TEAMS, SKYPE, ...)

• La connaissance du fonctionnement de la Fonction Publique Hospitalière serait un plus

Savoir-être

- Grande capacité d’organisation et d’anticipation

- Qualités relationnelles et sens de l’accueil

- Disponibilité, réactivité et autonomie

- Discrétion et respect de la confidentialité

Conditions de travail

Poste situé au siège administratif des HCL, 3 quai des Célestins, 69002 LYON

Poste à 100% classé à repos fixe sur la base de 35h (28 jours de congés annuels à organiser en binôme)

Horaires de travail en bureau seul : 9h/16h20

CDD renouvelable