Assistante de gestion (facturation, administration RH) (H/F)

France Travail; Libourne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence de conseil en gestion recherche une Assistante de Gestion à Libourne. Le poste inclut la préparation de la facturation, le suivi administratif des ressources humaines, et l'accueil des visiteurs. Connaissances en comptabilité requises, débutants acceptés avec une formation BAC+2. CDD de 6 mois à 36 heures par semaine, salaire brut de 1950 à 2005 Euros par mois. Des titres restaurant et un ordinateur portable sont fournis.

Prestations

Titres restaurant

Ordinateur portable

Qualifications

• Débutant accepté.
• Formation indispensable en comptabilité- gestion administrative et comptable.
• Faire preuve d'appétence pour l’utilisation de logiciels numériques et de nouvelles technologies.

Responsabilités

• Préparer et suivre la facturation des clients.
• Assurer le suivi des dossiers individuels du personnel.
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.

Connaissances

Gestion comptable, fiscale et financière

Utilisation de logiciels numériques

Gérer les notes de frais

Formation

BAC+2 en comptabilité ou gestion administrative

Description du poste

Sous la responsabilité de la responsable administrative des services, en charge de la comptabilité, des finances et de l'administration des RH, l'Assistante de Gestion réalise les missions suivantes :

• Assister la responsable dans ses missions comptables, de contrôle de gestion et de suivi administratif des prestations
  • a. Préparation, émission et suivi de la facturation
  • Établir les factures à destination des clients, en veillant à leur exactitude, conformité et complétude (bons de commande, devis, contrats, livrables, nombre d'heures, etc.)
  • Garantir le respect des délais de facturation et de paiement, en lien avec les équipes en charge des suivis administratifs
  • Assurer le suivi des règlements et des relances clients en cas de retard de paiement
  • Participer à l'amélioration continue des processus de facturation et à la mise à jour des procédures internes
  • b. Préparation et suivi des indicateurs d'activité
  • Consolider mensuellement les données chiffrées relatives à l'activité (chiffre d'affaires, ratios de productivité, marges, calcul des frais de personnels, etc.)
  • Produire des tableaux de bord et indicateurs de gestion mensuels pour la Direction
  • Participer à la préparation des bilans intermédiaires et clôture comptable
  • c. Suivi administratif des prestations
  • Contrôler et valider le suivi des heures de formation et des prestations
  • Assurer la complétude et exactitude des documents pour les financeurs
  • Contrôler les saisies sur les différents extranets
  • Participer à la réalisation des bilans d'activité et des déclarations quantitatives des prestations auprès des financeurs
  • Assurer les relations administratives avec les financeurs
• Assister la responsable dans ses missions de gestion administrative des RH
  • Archiver tous les contrats de travail et de prestation de service
  • Accueillir et présenter aux nouveaux collaborateurs les règles sociales (notes de services, dossier prévoyance santé, dossier accueil, ...)
  • Tenir à jour les dossiers individuels du personnel y compris les prestataires indépendants (CV, copie documents d'identité, carte SS, prévoyance, signature des informations/règlements/procédures internes, ...)
  • Suivre administrativement les ressources humaines : préparation des paies, suivi de la justesse des bulletins de paie, suivi des congés et absences (suivi arrêts maladies, suivi des IJ (CPAM et prévoyance santé)), suivi des prestataires indépendants (heures, factures, coûts, ...)
  • Préparer et actualiser les notes de service et procédures liées à la gestion des RH sous le contrôle de la responsable des services administratifs
  • Préparer pour la direction des indicateurs de suivi de performance des ressources humaines (productivité, suivi frais de personnels, ...)
  • Suivre les relations avec le cabinet social, les organismes sociaux et de prévoyance (santé au travail, CPAM, Malakoff, ...)
• Participer aux missions générales de support
  • a. Accueil physique et téléphonique – Assurer l'accueil des visiteurs, clients, stagiaires et partenaires avec professionnalisme et convivialité selon le planning défini par la direction. Répondre aux demandes de premier niveau ou orienter vers les interlocuteurs compétents. Gérer les appels entrants et les courriels génériques de l'entreprise, en assurant un premier filtrage ou traitement.
  • b. Gestion du courrier et des communications – Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant. Affranchir et expédier les courriers sortants dans les délais impartis. Assurer la gestion des envois spécifiques : recommandés, plis urgents, livraisons de documents contractuels, etc.

Cette liste de tâches est non exhaustive. Elle peut être révisée et complétée selon les besoins.

Type de contrat CDD - 6 Mois

Durée du travail 36H/semaine – Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1950.0 Euros à 2005.0 Euros sur 12.0 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Ordinateur portable

Déplacements Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Comptabilité- gestion administrative et comptable Cette formation est indispensable

Compétences

• BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière Cette compétence est indispensable
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.) Cette compétence est indispensable
• Enregistrer les opérations comptables dans les livres de comptes (achats, ventes, encaissements, paiements, etc) Cette compétence est indispensable
• Faire preuve d'appétence pour l’utilisation de logiciels numériques et de nouvelles technologies Cette compétence est indispensable
• Gérer les notes de frais Cette compétence est indispensable
• Préparer des documents comptables Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Vérifier les factures et les paiements Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion