Assistante de direction F/H

PITIE SALPETRIERE; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en Île-de-France recherche une assistante de direction pour rejoindre son équipe. Dans un environnement dynamique, vous aiderez à coordonner les services sociaux et l'expérience des patients. Les missions incluent la gestion des agendas, l'accueil des usagers et divers travaux administratifs. Une maîtrise des outils informatiques et des qualités relationnelles sont essentielles pour réussir dans ce rôle. Une connaissance du milieu hospitalier est un atout.

Qualifications

• Expérience dans un rôle similaire appréciée.
• Une bonne connaissance du milieu hospitalier est un plus.
• Être capable de gérer plusieurs tâches en même temps.

Responsabilités

• Assister le Directeur Adjoint dans ses tâches quotidiennes.
• Assurer le secrétariat de la direction au quotidien.
• Accueillir les usagers et gérer les réservations.

Connaissances

Savoir prioriser des tâches

Maîtriser les outils informatiques

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Autonomie

Rigueur

Outils

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Skype

Zoom

Sharepoint

Description du poste

Présentation du service

La Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et de l’Expérience patients (DQGREP) comprend différents secteurs :

• Expérience Patients (Relations avec les usagers, Droits du patient, Associations, Représentants des Usagers, Partenariat patient et Cultes)
• Qualité et Gestion des Risques
• Archives médicales
• Standard et Accueils

Environ 400 professionnels la composent.

Deux assistantes de directions travaillent au sein de cette direction :

• Une assistante de direction basée à Saint-Antoine en charge des secteurs Qualité, Gestion des Risques, Services Supports ;
• Une assistante de direction basée à la Pitié‑Salpêtrière en charge des secteurs Expérience Patients et Service Social des Patients (concernée par cette fiche de poste)

Missions générales

Au sein d'une équipe extrêmement dynamique et accueillante :

• Assister le Directeur Adjoint et coordonner les secteurs Service Social et Expérience Patients : agenda, suivi des demandes et des mails, gestion de l'archivage réseau, etc.
• Assurer, en binôme avec l’assistante de direction située à Saint‑Antoine, le secrétariat de la DQGREP à l’échelle du GH : gestion administrative du recrutement des cadres, suivi des congés, organisation des réunions, demandes d'intervention, etc.

Les différents secteurs ont de nombreuses missions menées en commun, les deux assistantes sont donc amenées à partager certaines missions ; leur répartition entre les secteurs n’est donc pas parfaitement stricte. Les deux assistantes se remplacent mutuellement sur leurs missions lors des congés.

Les déplacements en‑dehors de l’hôpital d’affectation (Pitié‑Salpêtrière) sont exceptionnels mais ne sont pas à exclure en cas de besoin (période de certification des hôpitaux, formations, rencontres avec les interlocuteurs, etc.).

Missions liées à la localisation du poste à la Pitié‑Salpêtrière

Le bureau de l'assistante étant situé à la Pitié‑Salpêtrière, il est attendu de l’assistante qu'elle prenne part aux activités de la direction dans cet établissement : accueil physique des agents ou des usagers, gestion des réservations des salles de réunion, gestion des commandes, etc.

Profil recherché

• Savoir prioriser des tâches et élaborer un planning de travail;
• Savoir accueillir et orienter des personnes;
• Savoir définir et utiliser un plan de classement et d’archivage;
• Maîtriser les outils informatiques : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Skype, Zoom, Sharepoint, etc. Une bonne connaissance des logiciels institutionnels est un plus (Orbis, Gestime, Saphir, SMAX, SAP, Intranet, etc.) ;
• Une bonne connaissance du milieu hospitalier est un plus;
• Qualités rédactionnelles (esprit de synthèse, bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe);
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe;
• Autonomie, prise d’initiatives et réactivité;
• Rigueur et qualités organisationnelles;
• Discrétion et Respect de la confidentialité.

Localisation du poste

France, Ile‑de‑France, Paris (75)

Hôpital Pitié‑Salpêtrière – Paris 13 (GHU Sorbonne)

Service d'affectation : Pitié‑Salpêtrière

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié‑Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio‑vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.