Assistante de direction - DIRECTION DES SOINS ET DES PARCOURS — H/F

Centre Hospitalier de Sens; Sens; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier recherche un administratif pour gérer les tâches de la Direction des Soins. Vous serez responsable de l'organisation des informations, de la gestion des stages et de la coordination des instances. Le poste est à pourvoir en septembre 2025, en CDD. Une expérience en administration est requise et le travail se fera du lundi au vendredi.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative requise.
• Capacité d'organisation et esprit d'équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Organiser la réception et circulation des informations.
• Gérer les tâches administratives de la Direction des Soins.
• Assurer la gestion des stages dans les services.

Description du poste

Définition du poste :

• Organiser, pour un responsable hiérarchique ou une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers.
• Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, etc.).
• Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction des Soins.

Gestion des tâches dans le poste :

Gestion quotidienne de la Direction des Soins :

• Accueil, orientation et information des agents des services de soins lors de leurs passages à la DDS.
• Correspondance : réception, enregistrement, répartition.
• Rédaction, diffusion et gestion de documents, notes de service, courriers divers, etc.
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (vacances de postes, notes, courriers).
• Prise de rendez-vous, gestion des agendas.
• Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques.
• Reproduction et diffusion de documents et dossiers.
• Organisation de l’astreinte hebdomadaire des cadres de santé et gestion des permanences (élaboration du planning, préparation, programmation sur E-Connection).
• Gestion des fournitures, suivi des congés d’été, recueil et statistiques.
• Suivi des candidatures, mise à jour de l’espace Echo/Direction des Soins.
• Gestion des documents liés au recrutement et suivi des courriers de refus.

Gestion des stages dans les services de soins :

• Programmation, en lien avec les demandes des instituts de formation et le capacitaire d’accueil.
• Gestion des demandes de stages, conventions, logements en lien avec la DAM.

Instances et réunions :

• Suivi des instances : CSIRMT, CSIRMT GHT, réunions d’encadrement.
• Organisation : ordre du jour, invitations, prises de notes, comptes-rendus.

Élections :

• Renouvellement des membres de la CSIRMT tous les 4 ans.

Qualité et gestion des risques :

• Gestion de l’audit, dossiers patients, paramétrage, mise à jour des fiches de poste, gestion des questionnaires d’intégration.

Activités du secrétariat de la Direction Générale :

• Correspondance, organisation d’instances, prise de notes, gestion des rendez-vous, accueil si besoin.

Conditions d’exercice : Travail du lundi au vendredi. Forfait cadre. Poste à pourvoir en septembre 2025, en CDD, susceptible d’être vacant à moyen terme.