Assistante de direction / direction de l'urbanisme et de l'aménagement

Mairie de Colombes; Colombes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité en France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le directeur de l'urbanisme. Le candidat idéal aura des compétences en gestion administrative, sera autonome, rigoureux et capable de travailler en équipe. Des connaissances des outils bureautiques et de l'environnement territorial sont nécessaires. Ce poste implique également le suivi des ressources humaines et la gestion de divers projets.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation de la collectivité requise.
• Rigueur, organisation, autonomie et discrétion professionnelle nécessaires.
• Qualités relationnelles et sens du service public appréciés.

Responsabilités

• Assister à la gestion administrative de la direction.
• Organiser des rendez-vous, réunions et visioconférences.
• Rédiger et mettre en forme documents variés.

Connaissances

Connaissance de l'environnement territorial

Qualités rédactionnelles et d'expression

Maîtrise des outils bureautiques

Capacités d'organisation et de planification

Sens du service public

Outils

Pack office

Maarch

Airdélib

Description du poste

À propos de nous

Quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 90 692 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (plus de 460 000 habitants). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.

Employeur responsable, la ville de Colombes œuvre pour une politique de recrutement qui reflète la richesse et la diversité du territoire. Aussi, la ville de Colombes est labellisée Diversité et Égalité Femme / Homme AFNOR.

Mission

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l’urbanisme et de l’aménagement, vous l'assistez dans la gestion administrative et l’organisation de l’activité quotidienne de la direction, qui regroupe les services suivants : urbanisme réglementaire, patrimoine / foncier, planification urbaine / mobilités et rénovation urbaine / aménagement opérationnel.

Accueil téléphonique et physique de la direction

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent,

Recevoir, filtrer et transmettre les messages. Être le garant de la diffusion de l’information au sein de la direction.

Gestion administrative

• Travailler en relation étroite avec les services de la collectivité, le cabinet du Maire, les élus notamment de secteurs et interlocuteurs extérieurs.
• Organiser et procéder au suivi des rendez-vous, des réunions et visioconférences (préparation des dossiers).
• Veiller au respect des délais du rétroplanning de tâches.
• Rédiger, relire et mettre en forme de documents (courriers, notes, présentations…).
• Assurer la transmission et le suivi via les logiciels dédiés MAARCH et AIRDELIB.
• Veiller au respect des délais et relances nécessaires.
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
• Organiser et participer au CODIR
• Assister le service de la Rénovation urbaine dans les tâches de gestion d’agendas, gestion des actes administratifs (arrêtés, délibérations, courrier, …), organisation d’instances et d’événements.
• Assurer le suivi technique des bureaux de la Direction et interventions associées (entretien, travaux, aménagements, diverses problématiques).
• Assurer l’attribution des bips d’accès au parking éco-urbain en lien avec le service Foncier / patrimoine.
• Participer à la réflexion et / ou mise en place de projets transversaux (déploiement de nouveaux outils…).

Suivi RH de la Direction

logiciel de recrutement Beetween – saisie des demandes de recrutement, traitement des candidatures, relai auprès des services de la direction et du service recrutement.

plan de formation - recensement des besoins dans le cadre du plan de formation demandé par la DRH, suivi des demandes des agents.

entretiens professionnels annuels – organisation des entretiens, transmission, suivi du respect des délais, fiches de poste.

suivi divers – congés, télétravail, temps de travail, ordres de mission, frais de déplacements

Profil

Connaissances techniques :

Connaissance de l'environnement territorial et de l'organisation de la collectivité,

Qualités rédactionnelles et d'expression,

Maîtrise des outils bureautiques (pack office...),

Maîtrise des techniques d'organisation et de planification,

Connaissance des logiciels métiers appréciée (Maarch, Airdélib).

Autres connaissances (savoirs faire, savoir être)

Sens du service public et qualités relationnelles,

Rigueur, organisation, autonomie et discrétion professionnelle