Assistante administrative H/F

Association Aurore; Oullins; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation sociale à Oullins recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil, la gestion des agendas et le suivi administratif. Les candidats doivent être titulaires d'un BTS secrétariat ou équivalent, avec une expérience souhaitée dans le secteur médico-social. Ce poste convient à des personnes adaptables, rigoureuses et maîtrisant les outils bureautiques.

Qualifications

• Adaptabilité requise pour gérer divers défis administratifs.
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social.
• Compétences en gestion de documents et communication.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Gérer les agendas et organiser les réunions.
• Suivre les procédures et participer aux réunions d'équipe.
• Gérer le stock de fournitures et passer des commandes.
• Assurer la mise en forme et la diffusion des documents.
• Proposer des améliorations des outils bureautiques.

Connaissances

Adaptabilité

Capital d'initiative

Rigueur

Intérêt pour la mission

Maîtrise des logiciels WORD et Excel

Formation

BTS secrétariat ou diplôme équivalent

Description du poste

Overview

Le dispositif accueille des jeunes majeurs de 18 à 21 ans (ex-MNA ou relevant de l'ASE) en accueil de jour avec hébergement diffus. Un accompagnement global et individualisé (logement, scolarité, santé, insertion, démarches, budget, vie quotidienne) les aide à gagner en autonomie et construire leur projet de vie. L'équipe pluridisciplinaire réunit travailleurs sociaux, CIP, CESF, psychologue, administratif et maintenance.

Chaque jour, et ce depuis plus de 150 ans, l'association Aurore fait face aux urgences de notre société dans les secteurs du soin, de l'hébergement et de l'insertion, grâce à des équipes de professionnels reconnues et engagées. Aurore prône l'adaptation et l'innovation dans ses pratiques et s'applique à conserver un regard neuf sur chaque situation pour réinventer les contours de la solidarité.

Chaque jour, nos équipes contribuent à améliorer la vie d'autrui. Bénéficiaire après bénéficiaire. Projets après projets. Sur le terrain.

Responsibilities

Vous contribuerez au bon fonctionnement administratif d'un dispositif récemment créé, en assurant l'accueil et la gestion administrative en lien avec les services supports du siège de l'association.

• Accueil et communication : assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, orienter et conseiller les personnes selon leurs demandes, gérer le courrier entrant et sortant.
• Organisation et coordination : gérer les agendas et plannings, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels, réserver les salles et préparer les supports de présentation.
• Suivi administratif : diffuser les procédures, collecter les indicateurs, classer et archiver les dossiers, participer aux réunions d'équipe, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel de certaines actions.
• Gestion des moyens : gérer le stock de fournitures, effectuer les commandes, suivre les contrats de maintenance et contacter les prestataires en cas de besoin.
• Production documentaire : collecter les contributions de l'équipe, mettre en forme et imprimer les documents, et assurer leur diffusion auprès des destinataires.
• Amélioration continue : proposer des améliorations pour l'utilisation des outils bureautiques partagés et l'organisation des espaces de travail communs.

Qualifications et compétences

• Adaptabilité
• Capital d'initiative
• Rigueur
• Intérêt pour la mission
• Titulaire d'un BTS secrétariat ou diplôme équivalent
• Expérience souhaitée dans le secteur médico-social
• Maitrise des logiciels WORD et Excel