Assistante administrative et juridique

cdg69; Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un adjoint administratif pour gérer les dossiers administratifs et assister le responsable de service. Les missions incluent la collecte d'informations, le classement de documents, et l'accueil du public. Une licence en administration publique ou un BTS en gestion est requis, ainsi qu'une expérience en secrétariat. Le poste est à temps complet et se situe en Bourgogne-Franche-Comté.

Qualifications

• Diplôme en droit public requis.
• Expérience dans le secrétariat administratif souhaitée.
• Capacités relationnelles et travail en équipe sont essentielles.

Responsabilités

• Gestion de la documentation et des demandes administratives.
• Assistance au responsable de service dans l'organisation.
• Suivi des relations avec les usagers.

Connaissances

Connaissances administratives et juridiques

Capacité d’analyse et de synthèse

Maîtrise de l’outil informatique

Qualités rédactionnelles

Sens de l’organisation

Formation

Licence Administration publique ou Carrières juridiques

BTS Assistante de gestion PME/PMI

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire de la FPT

Description de l'emploi

Sous la responsabilité de la DGS, l’agent :

• Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service.
• Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service.
• Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service.
• Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice Missions principales :

• Gestion de l’information, classement et archivage de documents

Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents

Synthétiser et présenter des informations

Rechercher et diffuser des informations

Préparer les dossiers pour les instances

Identifier les sources de documentation

• Gestion des affaires courantes et du secrétariat du service et des services technique et assainissement + Veille juridique

Rédiger, mettre en forme et mettre à la signature du Président les documents administratifs tels que courriers, conventions, notes, devis, …

Gérer les bons de commandes du service technique et service assainissement + Gérer la procédure mise en place + Gérer les différents devis

Gestion des sinistres - Assurances

• Gestion des affaires courantes et du secrétariat du service et des services technique et assainissement + Veille juridique

Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations

Évaluer les responsabilités

Solliciter des expertises juridiques et techniques

Gérer les relations avec le courtier et les assureurs

Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

• Urbanisme - PLUi

Renseigner les particuliers et le cas échéant les professionnels relatifs au PLUi

Gérer les droits de préemption (DIA)

Gérer, en collaboration avec le responsable de service, les demandes d’urbanismes de la collectivité telles que permis de construire, déclarations préalables, autorisations de travaux, certificats d’urbanismes

Rédiger les documents administratifs divers

Assister la responsable de service dans le suivi administratif et réglementaire du PLUi

Gestion du parc de logements, garages et ateliers – Flotte automobile

• Instruire des demandes de logement
• Gérer les documents administratifs
• Suivre les locataires entrants et sortants
• Gérer les demandes et les réclamations locatives

Gérer les contrats de locations

• Gestion du parc de logements, garages et ateliers – Flotte automobile

Gestion des bâtiments : faire un état des lieux de tous nos bâtiments en collaboration avec le service technique (via le logiciel patrimoine ou via tableau Excel) + assurer la veille réglementaire + assurer le suivi + assurer le suivi des points de livraisons

• Gestion des dossiers de demandes de subventions en collaboration avec la DGS
• Gestion de la publicité des actes fonciers
• Référente EDF
• Veille juridique
• Réalisation des registres de délibérations

Missions annexes :

• Travailler en étroite collaboration avec les autres assistantes administratives du service
• Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité quand l’autre assistante est absente
• Accueil physique et téléphonique du public quand l’autre assistante est absente

Profils recherchés Licence Administration publique ou Carrières juridiques

BTS Assistante de gestion PME / PMI ou Assistante de direction ou autres diplômes dans le domaine ou domaine juridique

Savoirs

• Connaissances théoriques
• Connaissance de l’environnement territorial
• Diplôme en droit public

Savoir-faire

• Connaissance pratiques
• Connaissances administratives et juridiques souhaitées
• Connaissance de l’organisation et des compétences des collectivités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique
• Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics
• Avoir un sens pointu de l’organisation
• Définir des priorités et gérer des urgences
• Travailler sur des plages horaires étendues

Savoir-être

• Rigoureux
• Réactif
• Autonome
• Discret
• Respect du secret professionnel
• Polyvalent
• Méthodique
• Aptitudes relationnelles
• Aptitudes au travail en équipe