Assistant Office Manager Anglais Bilingue H / F

GR Intérim & Recrutement; Malakoff; Sur place; EUR 38 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de recrutement recherche un(e) assistant(e) de bureau à Malakoff pour soutenir l'office manager. Les responsabilités incluent l'accueil des visiteurs, la gestion des salles de réunion et le soutien à divers projets. Le candidat idéal a un Bac +2 minimum et une expérience dans un environnement exigeant, avec un niveau d'anglais bilingue. La rémunération est entre 38k et 45k selon le profil.

Prestations

Rémunération compétitive

Bureau neuf et équipé

Tickets restaurants

11 jours de RTT

Classpass

Qualifications

• Première expérience en cabinet d'avocats ou environnement similaire.
• Anglais bilingue requis sur le lieu de travail.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer le fonctionnement du bureau.
• Coordonner les réservations de salles de réunion.
• Gérer la boîte mail administrative et passer des commandes de fournitures.
• Soutenir les événements internes et les projets RH.

Connaissances

Proactivité

Organisation

Communication en anglais

Autonomie

Gestion du stress

Formation

Bac +2 minimum

Description du poste

DEFINITION DES TACHES

En étroite collaboration avec l'office manager, l'assistant(e) devra apporter un soutien organisationnel et administratif au bureau parisien :

Accueil / Fonctionnement du bureau

• Réception : accueillir les visiteurs
• Gestion des salles de réunion
• Maintenir les salles de réunion
• Gérer les calendriers des salles, y compris les réservations

Logistique

• Réserver les coursiers
• Envoyer / recevoir / dispatcher colis et courrier
• Archivage interne et externe

Assistance avec les fournisseurs locaux

• S'assurer que les espaces café / salles d'impression soient approvisionnés
• Passer les commandes de fournitures, petit matériel et livres
• Gérer la boîte mail administrative du bureau de Paris

Fonctionnement du bureau

• Aider lors des déménagements internes
• Préparer le poste de travail des nouveaux arrivants
• Signaler au / à la Responsable de bureau les petits travaux à effectuer
• Coordonner les petits travaux avec les prestataires, sous supervision du / de la Responsable de bureau

Soutien au / à la Responsable de bureau dans divers projets et tâches

• Événements internes : soutien logistique pour les grands événements
• Projets RH et protocoles quotidiens
• Projets liés au bureau : assistance lors de travaux plus importants, si nécessaire
• Projets de bonnes pratiques : aide à la documentation (protocoles, bases de données) sous supervision du / de la Responsable de bureau
• Projets opérationnels : soutien à des projets comme l'archivage

COMPETENCES REQUISES

De formation type Bac +2 min., vous justifiez d'une première expérience, idéalement en cabinet d'avocats ou dans un environnement similaire exigeant. Vous avez un niveau d'anglais bilingue car vous aurez à l'utiliser quotidiennement.

PROFIL RECHERCHE

Nous recherchons une personne proactive, dynamique, organisée et réactive. Vous faites preuve d'une grande rigueur et d'autonomie dans votre travail. Vous savez prioriser vos missions et vous adapter à tout type de situations. Habitué(e) à travailler dans l'urgence, vous savez prendre du recul et gérer votre stress. Vous savez garder la confidentialité.

AVANTAGES

• Rémunération entre 38 et 45k en fonction du profil et de l'expérience
• Bureau neuf et parfaitement équipé au coeur de Paris
• Tickets restaurants
• 11 jours de RTT
• Classpass

REF : CRW / ASSOM / 0925