Assistant (H/F) de direction

INSTITUT MUTUALISTE MONTSOURIS; Île-de-France; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur de santé en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer l'organisation et la circulation de l'information au sein de la direction générale. Les missions incluent l'accueil des interlocuteurs, la gestion de l'agenda du directeur général, ainsi que la rédaction de divers documents. Une attention particulière au secrétariat et à la communication est essentielle.

Qualifications

• Capacité à gérer des appels et courriels.
• Compétences en secrétariat et organisation de réunions.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook.

Responsabilités

• Accueil physique et orientation des interlocuteurs.
• Gestion et suivi de l'agenda du directeur général.
• Rédaction et mise en forme de documents variés.
• Organisation des réunions et réservation de salles.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion de l'agenda

Délivrance d'informations

Description du poste

L'assistant(e) de direction est garant(e) de l'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au suivi des dossiers de la direction générale. Il/elle assiste prioritairement le directeur général mais également les directeurs adjoints demandeurs.

Sans être exhaustives, ses missions principales sont les suivantes :

• Accueil physique et orientation des interlocuteurs
• Réception, traitement et suivi des appels téléphoniques, courriers, e-mails
• Gestion et diffusion de l'information émanant de la direction générale, des directions fonctionnelles demandeuses
• Gestion de l'agenda du directeur général, prise de rendez-vous, coordination le cas échéant des agendas des directeurs adjoints
• Organisation des réunions et rendez-vous du directeur (reproduction de documents, réservation de salle, lien de visioconférence, organisation des collations ou repas...)
• Constitution des dossiers en lien avec l'agenda du directeur, mise en forme et vérification des documents (invitations, convocations, ordre du jour, présentations PowerPoint)
• Organisation, gestion et planification des activités du directeur général en lien avec les différentes parties prenantes internes à l'IMM et externes (ARS, CNG, établissements hospitaliers partenaires)
• Secrétariat de certaines instances notamment de la CME (planning, organisation, préparation de l'ordre du jour, convocation, suivi, réservation de salle, mis en forme des comptes rendus, organisation des élections)
• Assistanat à la préparation de dossiers, enquêtes et sollicitations diverses et gestion d'appels à projet en lien avec les directeurs concernés
• Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, attestations, contrats, procédures, indicateurs qualité
• Classement et archivage des documents et dossiers traités (numérique et papier)
• Gestion des demandes de dossiers patients et des rendez-vous médicaux pour les patients mécontents
• Gestion des demandes d'objets trouvés
• Suivi et mise à jour des congés des directeurs et des plannings de garde et astreinte des directeurs et des personnels médicaux, organisation de la matinée d'accueil des internes
• Gestion de la réservation des salles de réunion via Outlook