Assistant(e) planification et administrative

L'isara; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative à Lyon recherche un(e) Assistant(e) planification et administrative pour renforcer son équipe durant la mise en place d’un nouveau système de gestion des plannings. Vous serez en charge de la planification d'activités et de la gestion administrative des intervenants. Une formation Bac+2 est requise, accompagnée d'une expérience souhaitée dans le secteur de la formation. Les candidats doivent être rigoureux, bien organisés et maîtriser les outils informatiques, notamment Excel.

Qualifications

• De formation Bac+2 minimum en gestion administrative ou équivalent.
• Justifiez idéalement d’une première expérience en planification dans le secteur de la formation.
• Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation.

Responsabilités

• Planifier et enregistrer les nouvelles activités dans le logiciel interne.
• Établir et suivre les contrats des intervenants externes.
• Assurer le suivi et le traitement des notes de frais des intervenants extérieurs.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Maîtrise d'Excel

Qualités relationnelles

Formation

Bac+2 en gestion administrative ou équivalent

Outils

Logiciel de gestion des plannings

Outils bureautiques

Description du poste

Assistant(e) planification et administrative

Publié le 03/11/2025

Assistant(e) planification et administrative

Dans le cadre de la mise en place d’un nouveau système de gestion des plannings, l’ISARA recherche un(e) assistant(e) pour renforcer temporairement notre équipe planification. Rattaché(e) à la responsable de la planification, vous collaborerez étroitement avec les responsables pédagogiques, les enseignants permanents et les intervenants extérieurs.

Gestion des plannings:

• Planifier et enregistrer les nouvelles activités dans le logiciel interne (enseignements, conférences, évènements associatifs…)
• Réserver les salles selon les besoins
• Apporter des modifications aux plannings de l’année en cours et assurer leur mise à jour régulière
• Diffuser les plannings actualisés auprès des étudiants et intervenants
• Planifier les interventions des surveillants d’examens
• Participer à la planification de l’année 2026/2027 sur le nouveau logiciel

Gestion administrative des intervenants:

• Établir et suivre les contrats des intervenants externes : enseignants vacataires, tuteurs pédagogiques et surveillants d’examens
• Valider la réalisation effective des activités des intervenants externes
• Transmettre les informations aux services comptabilité et RH pour traitement des paiements (édition des relevés d’interventions, suivi des factures)
• Assurer le suivi et le traitement des notes de frais des intervenants extérieurs
• De formation Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat de gestion ou équivalent, vous justifiez idéalement d’une première expérience en planification dans le secteur de la formation.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation, qualités essentielles pour mener à bien les missions. Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques, notamment Excel.
• Votre sens du service et vos qualités relationnelles seront des atouts majeurs pour collaborer au quotidien avec les différentes parties prenantes de l’Isara-Isema.
• Vous vous reconnaissez dans nos valeurs: Faire Confiance, Esprit d’Equipe, Engagement et Epanouissement.