Assistant(e) de formation – Service de la formation continue – Bicêtre

AP-HP Hôpital universitaire Robert-Debré; Le Kremlin-Bicêtre; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire de la région recherche un assistant de formation pour gérer les formations institutionnelles et locales des personnels non médicaux. Vous travaillerez dans un environnement dynamique, en accueillant et orientant le personnel, tout en gérant les demandes de formation. La maîtrise des outils informatiques et des techniques de communication est essentielle. Une expérience antérieure dans un service de gestion du personnel est souhaitée.

Prestations

Autonomie

Flexibilité des horaires

Qualifications

• Connaissance des procédures d'achat.
• Connaissance de l'institution et de son organigramme.
• Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée.

Responsabilités

• Assiste les Responsables de Formation.
• Accueille et oriente le personnel.
• Gère les demandes de formation gratuites en local.

Connaissances

Sens de l'accueil et de la communication

Esprit d'initiatives

Dynamisme

Rigueur et organisation

Capacité à travailler en équipe

Formation

Maîtrise de l'outil informatique

Techniques de communication

Outils

Word

Excel

Outlook

HR Access

SAP

Description du poste

STRUCTURE

PRÉSENTATION DE L'HÔPITAL BICETRE

Situé au Kremlin-Bicêtre, dans le Val-de-Marne, l'hôpital Bicêtre AP-HP propose une large gamme de spécialités pour l'adulte et l'enfant.

Doté d'une structure d'accueil des urgences médicales et chirurgicales avec plus de 105 000 passages per an (adultes et pédiatriques), il est reconnu notamment pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. L'établissement bénéficie d'une expertise en immuno-pathologie et en neuroradiologie interventionnelle. Il dispose d'un centre périnatal de type III et d'un centre de chirurgie ambulatoire.

Les services s'appuient sur un plateau technique performant, doté d'équipements de dernière génération dont des robots chirurgicaux.

L'hôpital Bicêtre accueille 20 centres de référence maladies rares et un centre cancers rares. Ses équipes mettent tout en uvre pour s'adapter aux besoins des patients, en développant par exemple les dispositifs de diagnostic précoce ou d'éducation thérapeutique.

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION

Intitulé de la direction : Direction des Ressources Humaines

PRÉSENTATION DU SERVICE

Le service de la formation continue assure la gestion de l'ensemble des formations institutionnelles et locales de toutes les catégories de personnels non médicaux du GH Paris Saclay.

Le service de formation continue est intégré à la Direction des Ressources Humaines.

Composition de l'équipe :

• 1 responsable de formation
• 1 responsable adjointe
• 8 assistantes de formation : 2 sur BCT, 1 sur ABC, 1 sur PBR, 1 sur APR, 1 sur RPC, 1 sur SPR et 1 sur Berck

LIAISONS

Liaisons hiérarchiques :

• Responsable de formation : Nathalie CROQUELOIS
• Responsable de formation adjointe : Camille MEYER
• Directrice des Ressources Humaines adjointe : Justine LONGINOTTI

Liaisons fonctionnelles :

• Les services de la direction des ressources humaines
• Les directions fonctionnelles de l'établissement, les services économiques
• Les responsables des services de tous les secteurs
• Les agents du site de Bicêtre
• Le département du développement professionnel DRH APHP
• Le centre de la formation et du développement des compétences
• Les organismes extérieurs de formation : prestataires de congrès, universités
• Les formateurs internes et externes

ACTIVITÉS

Missions générales :

• Assiste les Responsables de Formation
• Accueille, informe et oriente le personnel (physique et téléphonique), gère les messages
• Mène les entretiens d'information et d'orientation
• Accompagne les agents dans leur parcours de professionnalisation : BC, VAE, Congé Professionnel de formation, Concours
• Gère et suit les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels : BC, VAE, CFP
• Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l'extérieur de l'APHP
• Assure le suivi des actions : inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission
• Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels
• Assure le travail de secrétariat : ouverture et tri du courrier, mise en signature, diffusion de l'information, classement et archivage des dossiers du service
• Traite les demandes de formations payantes : inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d'achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation
• Assure le suivi des dossiers des frais de missions (île de France et hors Ile de France) des agents avec les gestionnaires paye
• Accueille les intervenants et des stagiaires,
• Assure l'installation des matériels nécessaires aux formations
• Assure l'ouverture et la fermeture des salles de formation

oAutres activités ponctuelles :

• Concours : assure la diffusion de l'information, aide à l'inscription sur le logiciel concours
• Gère la logistique du service : commandes de petits matériel
• Participe à l'encadrement d'un stagiaire

Particularités du poste

Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay peut être demandée

AVANTAGES

Autonomie

Flexibilité des horaires possible en fonction de la charge de travail

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires :

35 heures hebdomadaires, 7h36 par journée travaillée, avec une amplitude horaire de 8h30 à 17h00. Les Repos hebdomadaires sont les samedis et dimanches.

Les congés doivent être posés sur les périodes de congés scolaires de préférence.

Quotité de temps : 100 %

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières :

Connaissance des procédures d'achat

Connaissance de l'institution : organigramme des pôles et des directions fonctionnelles

• Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi : « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises :

Sens de l'accueil et de la communication,

Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités

Rigueur et organisation dans la réalisation des activités

Capacité à travailler en équipe

Savoir rendre compte, être polyvalent

Sens du service public

PRÉ-REQUIS

Formations et / ou qualifications requises :

Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels : Word et Excel avancé, messagerie Outlook

Maîtrise du NSI : HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)

Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE

Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE

Chargée de formation

GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

• RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ

Visuel sur informatique

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES

• Éclairage adapté

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé. Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Les informations de profil figurent dans le descriptif du poste.

Prénom, Nom : Nathalie CROQUELOIS

Fonction : Responsable formation

Courriel : [e-mail]