Assistant·e de direction DGS F/H

Université de Lorraine; Nancy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une institution académique reconnue recherche un·e assistant·e de direction pour organiser et soutenir la direction générale. Le candidat idéal doit avoir une expérience dans des missions similaires et être à l'aise avec les outils informatiques. Ce poste à temps partiel (30h/semaine) commence le 6 octobre 2025 et se termine le 5 mai 2026.

Qualifications

• Une première expérience réussie sur des missions similaires.
• Capacité de se former et d'utiliser des outils spécifiques.
• Aptitude à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services.
• Gérer l'agenda et les déplacements du DGS.
• Préparer et organiser les réunions institutionnelles.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Capacités rédactionnelles

Qualités relationnelles

Travail en équipe

Organisation

Outils

Traitement de texte

Tableur

Logiciel de présentation

Messagerie

Description du poste

À propos de nous

Et si vous contribuiez au rayonnement d’une université classée dans le top10 des universités françaises ? L’Université de Lorraine forme plus de 62 000 étudiants implantés sur des campus répartis sur 2 métropoles ainsi que 10 villes et agglomérations de son territoire. 7 000 personnels œuvrent à la réussite de ses missions dont 4000 personnels d’enseignement et de recherche, au sein de 60 unités de recherche structurées et reconnues, fonctionnant au travers d’un partenariat fort avec les grands organismes de recherche (CNRS, Inserm, INRAE, Inria). L’université place ainsi toute son énergie au service de la production et du partage des connaissances en s’appuyant sur une dynamique de recherche intensive, aussi bien fondamentale qu’appliquée. En phase, avec les enjeux et défis sociétaux, l’université accompagne chacun dans la réalisation de ses projets. Riche de la diversité de ses métiers et de ses parcours professionnels, l’Université de Lorraine vous offrira des possibilités de développement professionnel tout en veillant à votre qualité de vie au travail. Au sein de l’Université de Lorraine nous partageons ensemble des valeurs communes que sont la Responsabilité, l’Universalité, la Créativité, la Réflexivité et la Solidarité, que nous plaçons sous une bannière commune : « faire dialoguer les savoirs, c’est innover ».

Mission

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons un·e assistant·e de direction sein de la Direction Générale des Services (DGS).

Les différents acteurs de la Direction générale des services participent à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique de l'établissement et veille à son application opérationnelle. Le Directeur général des services est responsable du fonctionnement de l'ensemble des services de l'établissement.

Vos responsabilités

Mission 1 : Assurer l'assistanat de direction

• Assurer le secrétariat du DGS
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Organiser et gérer les déplacements du DGS via l'outil dédié
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Effectuer un suivi des projets portés par le DGS et des activités de direction
• Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat en adaptant son discours en fonction de l’interlocuteur. Renseigner les interlocuteurs
• Traitement des courriers et des mails
• Bureautique : élaborer ou mettre en forme des documents de formes et de contenus divers (courriers, powerpoint, tableaux…), prendre des notes
• Organiser et planifier des réunions
• Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles et thématiques : convocation, préparation des dossiers préalables, envoi des documents, réservation des salles
• Préparer la participation du DGS aux réunions et commissions auxquels il appartient (préparation des documents, organisation du déplacement, suivi avec les services et organes concernés)

Mission 2 : Assurer la logistique

• Assurer le suivi des demandes de bons de commande en lien avec la Direction du Budget et des Finances
• Assurer l’achat de fournitures
• Réserver des salles et des véhicules
• Réserver des déjeuners
• Gérer la téléphonie
• Assurer la logistique nécessaire lors des réunions, séminaires…

Mission 3 : Suivre les dossiers administratifs

Suivre les dossiers administratifs des personnels administratifs de la DGS et des personnels placés sous la responsabilité directe du DGS

Profil

Vous avez une première expérience réussie sur des missions similaires.

Vous avez une parfaite maitrise des outils informatiques et bureautiques : traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, messagerie, gestion d’agendas).

Vous êtes en capacité de vous former et d'utiliser des outils propres à une activité.

Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles.

Vous savez travailler en autonomie et prendre des initiatives tout en sachant rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique.

Vous êtes apprécié·e pour vos qualités relationnelles, vous aimez travailler en équipe.

Vous savez faire preuve d'adaptation, d'organisation, de réactivité.

Informations complémentaires

Il s'agit d'un contrat à temps partiel (80% - environ 30h par semaine).

La prise de poste se fera à partir du 6 octobre 2025, la fin du contrat est prévue le 5 mai 2026.

Les candidatures sont attendues pour le 26 septembre au plus tard.

Référence de l'offre : nuhkf7y9eo