Assistant-e de direction à la Présidence H/F

CNRS; Saint-Aubin; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche renommée recherche un(e) Assistant-e de direction pour gérer le secrétariat de la Présidence. Le candidat idéal doit maîtriser les techniques d’assistanat, avoir des compétences en anglais (niveau B1) et faire preuve de rigueur. Ce poste implique la planification d'événements et la gestion de l'agenda du PDG, offrant un environnement collaboratif au sein d'une équipe administrative dynamique.

Qualifications

• Expérience en assistanat de direction requise.
• Capacité à travailler en autonomie et à prioriser les activités.
• Aptitudes pour le travail en équipe.

Responsabilités

• Assurer l’assistanat du secrétariat de la Présidence.
• Planifier et organiser les réunions et événements.
• Constituer les dossiers préparatoires pour le PDG.

Connaissances

Techniques d’assistanat de direction

Anglais (niveau B1)

Maîtrise des logiciels bureautiques

Organisation et classement des documents

Communication efficace

Description du poste

Assistant-e de direction à la Présidence H/F

Date Limite Candidature : dimanche 30 novembre 2025 00:00:00 heure de Paris

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public

Intitulé de l'offre : Assistant-e de direction à la Présidence H/F

Référence : MOY1601-MOBINT-F98612

Lieu de travail : PARIS CEDEX 16

Institut : PDT - Présidence du CNRS

Date de publication : mercredi 29 octobre 2025

Session : Mobilité au fil de l’eau 2025

Groupe de Fonction : AIG1

BAP : J - Gestion et Pilotage

Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Assurer l’assistanat et le suivi des activités du secrétariat de la Présidence - Direction générale du CNRS

Activités

• Assurer les travaux classiques du secrétariat de la Présidence : gestion de l’agenda du Président - Directeur général (PDG), gestion des interlocuteurs (téléphone, mails ... ), rédaction, diffusion de notes ou correspondances à partir de consignes orales ou écrites
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales et internationales et en assurer la logistique
• Elaborer des actes de gestion dans les domaines administratif, financier et comptable
• Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous journaliers du PDG en rassemblant des informations et des documents
• Accompagner l'activité du Cabinet de la présidence et du pôle des Affaires juridiques
• Collecter des informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur exploitation
• Exploiter et alimenter les bases de données relatives au domaine d'intervention
• Concevoir et proposer des modes d'organisation et des procédures
• Classer et archiver les documents

Compétences

Savoir-faire

• Maîtriser les techniques d’assistanat de direction ainsi que les exigences techniques et relationnelles associées : écoute, anticipation, négociation
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur et base de données)
• Savoir appréhender les outils de gestion interne
• Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Comprendre et s'exprimer aisément en anglais dans toute situation professionnelle : niveau B1 du cadre européen commun de référence pour les langues
• Posséder des connaissances sur l'organisation et les activités de l'établissement

Savoirs-être

• Savoir faire preuve de rigueur, d'initiatives et de réactivité
• Savoir rendre compte de façon claire et précise des actions et dossiers en cours et en préparation
• Savoir planifier, organiser et prioriser les activités dans le respect des échéances
• Etre autonome dans la gestion des dossiers et force de proposition
• Etre doté(e) d'une aisance relationnelle et rédactionnelle
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
• Posséder des aptitudes pour le travail en équipe

Compétences managériales

Contexte de travail

L’assistante de direction exerce ses fonctions au sein du bureau du secrétariat de la Présidence, en interaction avec les 2 autres assistantes, sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de cabinet.

Elle exerce ses fonctions selon deux horaires hebdomadaires en alternance: 8h30-17h15, 9h45-18h30

Moyens mis à disposition : PC avec 2 écrans (à venir siège de bureau adapté)

Principaux interlocuteurs : Tutelle MESR et pour le CNRS : Directions Générales Déléguées/Directions d'institut/fonctionnelles/ Délégué(e)s Régionaux et autres organismes privés et publics