Assistant(e) d'un bureau H / F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un ministère gouvernemental à Paris recherche un(e) assistant(e) de secrétariat pour assurer le bon fonctionnement de son bureau. Le poste inclut des tâches variées allant de la gestion des courriers à l'appui des ressources humaines. Les candidats doivent avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques standard et des compétences relationnelles solides, ainsi qu'une capacité à travailler de manière autonome.

Qualifications

• Excellente maîtrise des outils bureautiques standard et des technologies de l'information.
• Très bonne orthographe.
• Maîtrise du fonctionnement d'un secrétariat.
• Organisation et missions de l’administration.

Responsabilités

• Assurer plusieurs activités essentielles au bon fonctionnement du bureau.
• Gestion du courrier et de l'agenda du chef de bureau.
• Mise à jour des organigrammes et suivi des congés.
• Gestion des échanges avec la Cour des comptes.

Connaissances

Qualités relationnelles

Capacité d'initiative

Autonomie

Sens de la confidentialité

Disponibilité

Rigueur

Réactivité

Capacité à hiérarchiser les priorités

Adaptabilité

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Outils

WORD

EXCEL

POWERPOINT

Description du poste

Description du poste

Le poste consiste à assurer plusieurs activités essentielles au bon fonctionnement du bureau 2FCE-1B, au sein d'un bureau d'ordre en cours de constitution dans la sous-direction.

De plus, au delà des activités classiques d'un secrétariat, le poste comprend des tâches relevant des ressources humaines.

Enfin, le ou la titulaire du poste a également vocation à assurer ponctuellement, au regard des nécessités de service, le secrétariat du chef de service.

Les principales activités du / de la titulaire du poste sont :

• des activités de secrétariat : gestion du courrier et des BALF, gestion de l'agenda du chef de bureau; accueil téléphonique;
• des activités de bureau d'ordre : constitution et suivi des dossiers (notes au Ministre, à la DG, au chef de service ou au réseau) ; mises en lignes sur DOCAD et Ulysse ; suivi des demandes adressées sur les BALF ;
• le cas échéant, la gestion des échanges avec la Cour des comptes : dépôt sur la plateforme d'échange de documents (RESANA) ;
• des activités RH : mise à jour des organigrammes, suivi des congés, CET, pointages, référent formation, etc. ;
• des activités logistiques diverses : commandes, reprographie, réservation de salles, organisation de réunions et de visioconférences.

Cette liste n'est pas exhaustive. D'autres missions ponctuelle pourront être confiées.

Description du profil recherché

Qualités attendues :

• Qualités relationnelles
• Capacité d'initiative, autonomie
• Sens de la confidentialité
• Disponibilité
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans des situations d'urgence
• Réactivité et adaptabilité

Expériences et connaissances recherchées :

• Excellente maîtrise des outils bureautique standard (WORD, EXCEL, POWERPOINT) et des technologies de l'information (messagerie électronique, intranet, internet)
• Très bonne orthographe
• Maîtrise du fonctionnement d'un secrétariat
• Organisation et missions de l’administration

La connaissance de l'organisation de la DGFiP est un atout mais ne constitue pas un pré-requis.

Compétences

• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
• SAVOIR-FAIRE - Rédiger
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Temps Plein

Oui

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé