Assistant.e au Pôle Voyages et Missions (alternant.e)

Université de Rennes; Rennes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative recherche un.e apprenti.e pour un rôle de soutien administratif dans la gestion des missions. Vous serez responsable de la saisie sur l'outil NOTILUS, de la mise à jour des informations et de la communication interne. Le poste est ouvert aux étudiants préparant un diplôme BAC+2 ou BAC+3. Prise de fonctions à la rentrée universitaire 2025. Engagée pour l'égalité et l'inclusion.

Qualifications

• Capacité d'organisation et aptitude à planifier.
• Enthousiasme et volonté d'aider autrui.
• Connaissances en lien avec le métier d'agent de voyages sont un plus.

Responsabilités

• Répondre aux demandes par mail et tickets.
• Saisir ou aider à la saisie de missions.
• Mettre à jour les informations et procédures.
• Préparer les outils de communication.
• Rédiger et envoyer des convocations.
• Réserver des salles et suivre les plannings.

Connaissances

Excellent relationnel

Bonnes capacités rédactionnelles

Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques

Formation

Étudiant.e préparant un diplôme de niveau BAC+2-BAC+3

Description du poste

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation : Direction des Affaires Financières et de la Politique d’Achat (DAFPA). La DAFPA assure le pilotage financier de l’Université, le pilotage des réformes budgétaires et réglementaires, l’accompagnement opérationnel des composantes et des services, la tenue de la comptabilité de l’ordonnateur, l’élaboration et la mise en œuvre de la politique d’achat de l’établissement. Elle regroupe 25 personnes réparties dans plusieurs pôles dont le Pôle Voyages & Missions. Ce dernier accompagne les collaborateurs de l’Université dans la gestion de leurs déplacements et veille à ce que la politique voyage de l’établissement soit respectée. Il est en charge du déploiement de l’outil de gestion des missions (Notilus), de l’enrichissement et mise à jour du manuel utilisateurs, de la formation des utilisateurs, de la gestion des formations, du soutien aux utilisateurs, de la création d’un espace collaboratif « communauté Notilus », d’une FAQ, etc.

Mission

Rattaché.e à la responsable du pôle voyages et missions, vous assurerez un rôle de soutien administratif et organisationnel, en lien direct avec l’outil de dématérialisation des missions (NOTILUS) utilisé par l’Université (4000 personnels concernés). Vous travaillerez également avec des acteurs de la gestion financière dans le cadre des contrôles et vérifications des bons de commandes missions.

Vos principales missions seront :

• Réponse aux demandes reçues par mail et par tickets, renseignements de la communauté universitaire dans le respect de la politique de l’établissement
• Saisie ou aide à la saisie de missions sur l’outil dédié
• Mise à jour des informations (Procédures, manuels utilisateurs)
• Préparation des outils de communication (Newsletters, page intranet) en lien avec les collaborateurs internes
• Enrichissement et animation de l’intranet
• Rédaction et envoi de convocations, impression des documents
• Réservations de salles
• Suivi de plannings divers

Profil

Doté.e d’un excellent relationnel et enthousiaste. Appétence à aider autrui. Bonnes capacités rédactionnelles. Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques. Capacité d’organisation, aptitude à planifier et à hiérarchiser ses activités. Des connaissances en lien avec le métier d’agent de voyages seraient un plus.

Environnement et contexte de travail

• Lieu de travail : Campus centre de Rennes (rue du Thabor) – Un déménagement sur le campus de Beaulieu est prévu en cours d’année

Retrouvez les avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Modalités de recrutement

• Emploi proposé en contrat d’apprentissage d’une durée de 1 an ouvert aux étudiant.e.s de l’Université de Rennes préparant un diplôme de niveau BAC+2-BAC+3
• Prise de fonctions à la rentrée universitaire 09/25
• Date limite de candidature : 30 septembre 2025

Référence de l'offre : zg9yvw6ui0