Assistant.e Administration et Finance (H/F)

EXPERTISE FRANCE; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 37 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de coopération internationale recherche un-e Assistant-e Administration et Finance pour gérer la logistique et l'administration de projets. La personne devra avoir au moins 2 ans d'expérience, une formation en gestion ou comptabilité, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Le contrat est en CDD pour une durée de 18 mois, avec un salaire brut mensuel de 32 000 Euros.

Prestations

Indemnité transports

Primes

Titres restaurant

Qualifications

• Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Expérience dans la coopération internationale ou la santé mondiale.
• Compétences juridiques requises.

Responsabilités

• Gérer l'organisation logistique d'événements.
• Assurer la gestion administrative des projets.
• Vérifier la conformité des dépenses et élaborer des rapports financiers.

Connaissances

Excellentes compétences organisationnelles

Maîtrise d'Excel et Word

Compétences en rédaction

Capacité à travailler en équipe

Connaissances en espagnol, portugais et anglais

Formation

BAC +2/3 en comptabilité ou gestion

Description du poste

Offre n° 200JNQR – Assistant.e Administration et Finance (H/F)

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens. Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles. L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Vos principales missions ? En appui des chargé-e-s de projet et en coordination avec les équipes sur le terrain, les principales missions pourront être les suivantes :

• Gestion logistique :
  • Assure et/ou appuie l'organisation logistique d'événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études).
  • Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d'avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets, etc.
  • Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
  • Applique les procédures d'achat interne et externe.
• Gestion administrative/contractuelle :
  • Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets.
  • Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
  • Appuie à la préparation des appels d'offre et des marchés publics/subventions.
  • Participe aux processus de recrutement des experts.
  • Pré-remplit les contrats d'expertise et les contrats de prestation de services.
  • Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.
• Gestion financière :
  • Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
  • Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture.) en collaboration avec les chargé.e.s de projets, chargés de projets administratifs et financiers.
  • Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets, Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s Responsables Administratifs et Financiers des projets.
  • Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
  • Tient à jour les tableaux de bord existants.
  • Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).
• Appui transversal :
  • Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc.) et du département.

Profil

• Expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste similaire et dans la coopération internationale ou la santé mondiale.
• Formation supérieure BAC +2/3 type comptabilité, gestion administrative et financière, juridique.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
• Bonne connaissance de l'espagnol, portugais et de l'anglais.
• Des compétences juridiques sont nécessaires.
• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Réactivité, autonomie, travail en équipe.
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externes).

Conditions de travail

Type de contrat : CDD – 18 mois.
Durée du travail : 38 h/semaine.
Travail en journée.

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 32 000,0 Euros sur 12 mois
• Indemnité transports
• Primes
• Titres restaurant / Prime de panier
• Restauration
• CSE

Déplacements

Ponctuels.

Profil souhaité

• Expérience : 3 An(s) – Cette expérience est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données – Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité – Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques – Cette compétence est indispensable
• Classer des documents
• Portugais

Savoir‑être professionnels

• Etre force de proposition
• Faire preuve de sens des responsabilités
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

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