Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

ACTUAL LA ROCHELLE 1043; La Rochelle; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence de travail temporaire recherche un employé qualifié pour des missions variées telles que la gestion des comptes clients, la facturation et le suivi administratif. Le candidat idéal doit avoir 5 ans d'expérience dans un environnement industriel et un BAC+2 en gestion administrative. La maîtrise des logiciels bureautiques et une aisance relationnelle sont essentielles. Ce poste est en intérim pour une durée de 6 mois avec un temps plein de 35 heures par semaine et un salaire brut entre 13,0 € et 14,0 € de l'heure.

Qualifications

• 5 ans d'expérience sur un poste similaire dans un milieu industriel.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils internes de gestion.
• Reconnu pour sa réactivité et son autonomie.

Responsabilités

• Effectuer les ouvertures de compte clients en contrôlant la conformité des documents.
• Transformer les devis en bons de livraison et mettre à jour les bons de fabrication.
• Réaliser la facturation client et les encaissements au comptoir.
• Répondre au standard téléphonique et accueillir les clients.

Connaissances

Aisance relationnelle

Autonomie

Rigueur

Formation

BAC+2 type gestion administrative

Outils

Pack Office

Logiciel de gestion commerciale

Description du poste

Missions principales

• Effectuer les ouvertures de compte clients en contrôlant la conformité des documents transmis et en les enregistrer dans le logiciel de gestion.
• Transformer les devis en bon de livraison ou les bons de préparation en bon de livraison et mettre à jour les bons de fabrication en contrôlant les quantités de matériel entrant et sortant.
• Enregistrer les travaux de mise en conformité sur les bons de fabrication à partir des fiches journalières d'activité du service Outillage et enregistrer les bons de sortie pour la gestion du matériel en stock.
• Contrôler que les réceptions soient enregistrées en gestion commerciale et que ces enregistrements concordent avec les réceptions (poids, nombre de pièces, nom du client, typologie des pièces) et rattacher les bons de commande client aux bons de livraison.
• Réaliser la facturation client et les encaissements au comptoir en remplissant si nécessaire des documents complémentaires et enregistrer les règlements clients, effectuer la facturation en fonction des conditions particulières de vente et transmettre les factures au client.
• Effectuer les relances clients à partir d'un listing de factures non réglées conjointement avec le Responsable Comptabilité Paie.
• Répondre au standard téléphonique, accueillir physiquement les personnes extérieures (clients, fournisseurs), renseigner ou orienter vers le service concerné, orienter les courriers et les e-mails vers les bons destinataires.
• Rédiger les devis en fonction des éléments transmis par le service commercial en saisissant les offres de prix.
• S’occuper des tâches administratives : classement et archivage de ses dossiers, commandes de fournitures de bureau et gestion du stock, rédaction de courriers divers à la demande de la Direction, centralisation de toutes les informations nécessaires à la facturation.

Profil souhaité

• Expérience : 5 ans sur ce type de poste dans un milieu industriel.
• Formation : BAC+2 type gestion administrative.
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office, Messagerie, Internet) et des outils internes de gestion et logiciel de gestion commerciale.
• Aisance relationnelle et autonomie ; reconnu pour sa réactivité et sa rigueur.

Type de contrat

• Intérim – 6 mois
• Durée du travail 35 h/semaine
• Travail en journée
• Salaire brut : horaire de 13,0 € à 14,0 € sur 12,0 mois

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire