ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) – DIRECTION DES FORMATIONS - CDD 12 mois - Temps incomplet

Institut Mines-Télécom; Gardanne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) à Gardanne. Vous serez responsable de la gestion administrative des formations, de l'édition de certificats et de la préparation des examens. Un diplôme Bac + 2 est requis, l'expérience dans l'enseignement supérieur est appréciée. Le poste est à temps incomplet (70%). Candidatez avant le 20/01/2026 pour rejoindre cette communauté dynamique qui s'engage pour l'innovation et l'excellence académique.

Prestations

25% d’étudiants internationaux

Télétravail partiel

Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%

Qualifications

• Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée.
• Intérêt général pour l’informatique.
• Diplomatie, tact, discrétion et sens de l’écoute.

Responsabilités

• Gestion administrative de formations sous statut apprenti et étudiant.
• Édition des certificats de scolarité et attestations diverses.
• Participation à la préparation des examens.

Connaissances

Pratique courante des outils bureautiques

Bonne maîtrise de l'anglais

Qualités relationnelles et de travail en équipe

Formation

Diplôme Bac + 2 ou équivalent

Description du poste

Rejoindre Mines Saint-Étienne, c’est s’engager dans une institution où la science et l’innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d’excellence où chacuna l’opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.

Classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l’Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d’avant-garde et impact sociétal positif.

L’Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain.

Centre Microélectronique de Provence (CMP)

Vous avez dit innovation embarquée ? Le CMP est LE lieu où se croisent microélectronique, sûreté et objets connectés.

Ancré au cœur d’un écosystème d’excellence – grands groupes, PME, startups, partenaires académiques – notre centre conjugue l’électronique du futur (flexible, bioélectronique), sécurité des systèmes et modélisations numériques pour la chaine logistique.

Ici, on conçoit, on teste, on sécurise : des systèmes embarqués aux composants critiques.

Environnement du poste :

La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles: Scolarité Saint-Etienne, Scolarité Provence (où le présent poste est affecté), Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les services de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne pour l’ensemble de cursus de Mines Saint-Etienne, notamment sur le campus Provence:

• Ingénieur Systèmes Microélectronique et informatique (ISMIN), sur le Campus Provence;
• Diplômes nationaux de Master, dont 1 enseignés intégralement en anglais;
• 2 Parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés, de la CGE) ;
• 1 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en Systèmes Electroniques Embarqués, en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage

La Direction des Formations du Campus Aix-Marseille Provence recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat à durée déterminée d’un an (renouvelable), à temps incomplet à hauteur de 70% pour compléter l’équipe existante.

Ce que nous attendons de vous :

La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.

Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut apprenti et sous statut étudiant:

• Edition certificats de scolarité, attestations diverses et relevés de notes
• Absences élèves: édition fiches d’émargement, flash des absences et alerte hebdomadaire aux gestionnaires
• Participation à la préparation des examens
• Stages élèves : recueil des fiches descriptives, édition des conventions, signature, envoi et suivi etc...
• Gestion des ordres de mission et frais de déplacement élèves
• Préparation des dossiers vacataires
• Réalisation des commandes occasionnelles du service et fournitures DF
• Réservation de salles (hors planning géré par les gestionnaires)
• Gestion des dossiers de rentrée des étudiants (inscriptions des nouveaux élèves et réinscriptions)
• Support pour les retours taupe et les cérémonies de remise du diplôme
• Répertoriage CVEC
• Dossiers de Bourses CROUS
• Gestion des régies de scolarité ISMIN et restauration des élèves du Campus Provence
• Accompagnement dans l’inscriptions administrative et la diplomation des élèves du MS DSD IoT
• Support au gestionnaire dans l’organisation et la planification des périodes à Gardanne des élèves SEE Systèmes Électroniques Embarqués (ISTP). Organisation soutenances/examens et recherche de logement.
• Continuité de service DF en cas d’absence d’un autre agent et diverses missions administratives

En fonction de besoins, l’assistant(e) de scolarité pourra être mobilisé(e) sur d’autres missions comme : organisation administrative - voire participation à la surveillance - des examens et concours, soutien à l’organisation d’événements organisés par l’école ou les élèves.

Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité.

Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.

Profil recherché :

Vous êtes titulaire de :

• Diplôme Bac + 2 ou équivalent

Et idéalement :

La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes:

• Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée;
• Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique;
• Bonne maîtrise de l’anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, …) serait un plus;
• Rigueur, méthode, fiabilité;
• Autonomie, sens de l’organisation, réactivité/disponibilité;
• Qualités relationnelles et de travail en équipe;
• Goût et aptitude pour le contact et la communication;
• Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois d’empathie et de fermeté dans le respect des règles.

Pourquoi rejoindre Mines Saint-Étienne ?

• Un environnement de travail privilégié avec un taux d'encadrement des étudiants et un taux d’environnement (fonctions support et soutien) élevé
• Des moyens expérimentaux et numériques de premier plan
• Une activité de recherche contractuelle importante (11 M€ / an de contrats en Recherche et Innovation), majoritairement avec des partenaires industriels
• 25% d’étudiants internationaux, Membre du réseau T.I.M.E. et de l'Université Européenne EULIST
• Un centre de Culture Scientifique Technique et Industrielle – La Rotonde - unique en France, qui démultiplie son impact sur la société (> 50000 visiteurs par an)
• Classée par le Times Higher Education dans le TOP 100 Mondial et leader dans ses deux régions d’appartenance pour les Objectifs de Développement Durable «Lutte contre les changements Climatiques», «Villes et Communautés Durables», «Ressources en Eau»
• Des campus à taille humaine, en environnement urbain, accessibles en mobilités douces (vélo, marche, transports en commun …)
• Un cadre de travail agréable. Pour 83 % des répondants au baromètre social annuel de Mines Saint-Etienne, la Qualité de Vie au Travail est jugée bonne ou satisfaisante. Accessibilité en transport ou proche des axes routiers
• Des frais de transports en commun pris en charge à hauteur de75% (sous conditions)
• Un forfait mobilité durable
• Un foyer du personnel (activités sportives, culturelles, avantages CE sur des loisirs et temps de convivialité)
• La possibilité de télétravail partiel
>33 jours de congés et RTT (pour un non cadre sur un temps incomplet à 70%)

Candidatez dès maintenant !

Date limite de candidature: 20/01/2026

Les dossiers de candidature (CV, lettre de motivation, lettre de recommandation le cas échéant, pièce d’identité) sont à déposer sur la plateforme RECRUITEE : https://institutminestelecom.recruitee.com/o/assistant-e-administratif-ve-direction-des-formations-cdd-12-mois-temps-incomplet

Dans le cadre de sa politique Égalité, Diversité et Inclusion, l’École des Mines de Saint Etienne est un employeur soucieux de l’équité de traitement entre les candidatures.

Informations complémentaires :

Conditions de recrutement :

• CDD de droit public d’une durée de 12 mois
• Profil non cadre
• Prise de fonction souhaitée: 1er mars 2026 / 1er avril 2026
• Rémunération sera fixée selon le profil du candidat, en fonction des règles définies par le cadre de gestion de l’Institut Mines Télécom
• Temps incomplet à hauteur de 70%

Le poste est ouvert à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap.

Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles.

Toute candidature peut faire l’objet d’une enquête administrative.

Les candidats dont le dossier de candidature sera retenu seront reçus en entretien début février (date exacte à définir), en présentiel à Gardanne.

Pour tous renseignements sur le poste, s’adresser à :

Benjamin MASSIS - Directeur des études ISMIN

Mail: [e-mail]

Tel: [phone]

Pour tous renseignements administratifs, s’adresser à :

Servane ARRES - Gestionnaire RH

Mail: [e-mail]

Tel: [phone]

Liens utiles

• https://www.mines-stetienne.fr/
• https://www.imt.fr/
• https://www.mines-stetienne.fr/wp-content/uploads/2018/12/Informations-des-candidats-sur-les-traitements-de-donn%C3%A9es-personnelles.pdf

La protection de vos données: https://www.mines-stetienne.fr/wp-content/uploads/2018/12/Informations-des-candidats-sur-les-traitements-de-donn%C3%A9es-personnelles.pdf