Assistant du Directeur F/H

SAINTE PERINE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital de Paris recherche un(e) Assistant(e) du Directeur pour gérer l'agenda, organiser des réunions et assurer le bon fonctionnement des affaires générales. Les candidats doivent avoir un BTS Assistant Manager ou un diplôme équivalent, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste exige également d'excellentes compétences en organisation, ainsi qu'une connaissance de l'environnement hospitalier. Des avantages comme un remboursement du pass Navigo et un accès à un restaurant du personnel sont offerts.

Prestations

Prime de service pour stagiaires et titulaires

Accès à un restaurant du personnel à tarifs avantageux

Remboursement du pass Navigo à 75 %

Qualifications

• Formation aux techniques de secrétariat.
• Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée.
• Connaissance de l'environnement hospitalier requise.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda, organisation des réunions.
• Traitement et suivi du courrier.
• Gestion des plannings des salles de réunions.

Connaissances

Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Capacité d'adaptation

Aptitude à organiser son activité

Sens de l'accueil

Formation

BTS Assistant Manager ou équivalent

Outils

SAP (commande)

Teams

Application Doodle

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant du Directeur F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Présentation du service

Direction du site Sainte-Périne

Directeur référent du DMU médecine territoires gériatrie

Composition de l’équipe:

Assiste le Directeur de l’hôpital dans la gestion des affaires générales et dans le bon fonctionnement des instances locales et autres groupes de travail

Responsabilités

• Gestion de l’agenda, organisation des réunions et des rendez‑vous
• Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
• Traitement et suivi du courrier
• Travaux de secrétariat
• Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes
• Participation au comité de liaison de l’hôpital Sainte‑Périne, rédaction du compte‑rendu et suivi des décisions
• Vérification des documents à la signature du Directeur
• Traitement et transmission des notes de service, d’informations et autres documents
• Réalisation de l’archivage
• Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules
• Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP
• Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site
• Appui pour l’organisation des cérémonies ou visites institutionnelles

Missions spécifiques

• Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire : élaboration de l’ordre du jour, mise à jour de l’arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès‑verbaux
• Travail en collaboration étroite avec le secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales

Profil recherché

Formations et/ou qualifications requises

• Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation)
• BTS Assistant Manager ou équivalent

Expérience requise

• Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée
• Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales

Connaissances particulières

• Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails
• Application Doodle pour l'organisation des réunions
• SAP (commande)
• Outils de visio/audio conférence : Teams

Qualités professionnelles requises

• Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
• Capacité d'adaptation
• Anticipation et sens de l'initiative
• Autonomie
• Rigueur
• Sens de l'accueil
• Dynamisme et efficacité
• Réactivité et disponibilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte‑rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage)
• Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office)

Avantages liés au statut et à la fonction

• Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

Aide à l'installation et au logement

• Aide à l’installation versée par l’AGOSPAP sous conditions de ressources pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

Avantages sociaux

• Remboursement du pass Navigo à 75 % et/ou forfait mobilités durables
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
• Place en crèche selon disponibilités
• Stationnement dans l’enceinte de l’hôpital ou à proximité, parking vélos
• Chèques emploi‑service CESU AP‑HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Supplément familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge
• Accès à une offre de formation continue conséquente
• Accès à l’espace détente

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Hôpital Sainte-Périne - Paris 16 (GHU Saclay)

Service d'affectation

Direction du site

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (16ème arrondissement), l'hôpital Sainte-Périne est spécialisé dans la prise en charge des poly pathologies liées au grand âge tout au long du parcours de soins (consultations, HDJ, équipe mobile externe, gériatrie aiguë, SMR, SLD), avec une unité cognitivo‑comportementale et de psychiatrie de la personne âgée. Il dispose d'un service de soins palliatifs‑soins de support, d'une unité de soins prolongés complexes, d'un plateau complet de rééducation et d'une équipe d'animation.