Assistant direction office manager (H / F)

kobaltt; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une PME parisienne recherche un(e) Assistant(e) Direction / Office Manager. Vous serez le point de contact entre la direction et les équipes, avec des responsabilités en gestion du personnel, assistance administrative, services généraux et comptabilité. Une expérience d'au moins 15 ans est requise, de préférence dans le bâtiment. Bonne maîtrise des outils informatiques attendue.

Qualifications

• Expérience d'au moins 15 ans dans un rôle similaire, de préférence dans le bâtiment.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• Fiabilité, rigueur et sens du service requis.

Responsabilités

• Gestion du personnel, suivis des congés et paie.
• Assistance administrative, gestion des plannings et RDV.
• Services généraux, fourniture et matériel de bureau.
• Comptabilité, établissement des factures et relance des impayés.

Connaissances

Autonomie

Organisation

Aisance relationnelle

Outils

Outlook

Pack Office

Logiciel comptable

Description du poste

L'entreprise

Filiale d'Actual Group, 5ème acteur majeur sur le marché du travail français, Up Skills se positionne en tant que cabinet de recrutement spécialisé dans l'identification et la sélection de profils cadres, experts et managers de transition. Forts de nos 20 années d'expérience dans ce domaine, notre expertise s'étend sur le CDI, le CDD et l’Intérim qualifié. Avec 14 bureaux implantés à travers la France et une équipe de consultants, nous accompagnons nos clients dans leurs projets de recrutement, offrant un soutien spécialisé dans 8 domaines métiers : IT, Ingénierie, Comptabilité / Finance, Fonctions Support, RH / Juridique, Commerce / Marketing, Immobilier / Construction, et Tourisme. Up Skills Fonctions Support recherche pour son client, PME parisienne du second oeuvre, qui est pleinement engagé dans la réussite des projets et la satisfaction de ses clients un(e) Assistant(e) Direction / Office Manager F / H

Le poste

Véritable appui de confiance, vous facilitez la vie quotidienne de l’organisation et jouez un rôle de pivot, en lien direct avec la direction, les équipes, les clients et tous les partenaires externes

Vos missions :

• Gestion du personnel : suivi des présences et absences, suivi des congés, préparation des éléments de paie, suivi des IRP, gestion de la formation, déclarations sociales, contrats et procédures de licenciement.
• Assistanat : traitement et mise en forme des documents, courriers, gestion de plannings, prise de RDV, gestion administrative des dossiers, classement et archivage.
• Services généraux : gestion des fournitures et du matériel de bureau, gestion du parc automobile, relation avec les assureurs et les divers fournisseurs.
• Comptabilité : établissement des factures, suivi des encaissements, suivi et enregistrement des achats, saisie de pièces, suivi et relance des impayés, préparation du bilan et relations avec l'expert-comptable.

Le profil recherché

Vous êtes expérimenté(e) sur l'ensemble de ces activités et disposez d'une expérience d'au moins 15 ans (si possible dans le bâtiment).

Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Outlook, Pack Office, logiciel comptable).

Vos principales qualités professionnelles sont :

• Autonomie, sens de l'organisation et du service.
• Fiabilité, rigueur, organisation, discrétion.
• Aisance relationnelle.
• Disponibilité et engagement personnel.