Assistant de direction (H/F) (Nouvelle fenêtre)

Région Hauts-de-France; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité régionale recherche un assistant(e) administratif(ve) pour soutenir un manager. Les responsabilités incluent la gestion de l'agenda, l'organisation de réunions et la gestion du courrier. Le candidat idéal aura une forte capacité d'organisation, une connaissance des collectivités territoriales et une maîtrise des outils bureautiques. Ce poste offre divers avantages tels que le télétravail, une protection sociale complémentaire et des aides à la mobilité.

Prestations

Temps de travail flexible

Protection sociale complémentaire

Aide complémentaire RQTH

Prise en charge des frais de trajet

Titres restaurant

Forfait mobilités durables

Télétravail possible

Responsabilités

• Gérer l'agenda, organiser les déplacements et réaliser des travaux bureautiques.
• Préparer et suivre les réunions, en formalisant un ordre du jour.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Filtrer et relayer les alertes au manager.
• Gérer le courrier entrant et sortant.

Connaissances

Capacité d'adaptation

Capacité d'organisation personnelle

Capacité à travailler en équipe

Connaissance des collectivités territoriales

Dynamisme

Maîtrise des outils bureautiques

Réactivité

Réserve et confidentialité

Formation

Expérience souhaitée en cabinet (collectivité ou autre)

Description du poste

Contexte du poste

Au premier janvier , la Région Hauts de France est née, suite à la loi du 16 janvier relative à la délimitation des régions, élections régionales et départementales et modifiant le calendrier électoral. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre. La Région compte désormais près de 9 agents répartis sur plusieurs sites différents : Services Centraux à LILLE et AMIENS, Services déconcentrés sur le territoire, Lycées, Ports.

Finalité du métier

Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités du métier

• Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l\'archivage des dossiers).


• Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour).


• Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus.


• Assurer un suivi des actions validées en réunion.


• Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,


• Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité).


• Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques).


• Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages).


• Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés.

Profil

• Capacité d\'adaptation,


• Capacité d\'organisation personnelle,


• capacité à travailler en équipe,


• Connaissance des collectivités territoriales,


• Disponibilité,


• Dynamisme,


• Maîtrise des outils bureautiques,


• Maîtrise des techniques de secrétariat,


• Réactivité,


• Réserve et confidentialité


• expériencesouhaitée en cabinet (collectivité ou autre)

Conditions de travail

Amplitude horaire

Avantages proposés par la collectivité :

• 5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents


• Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l’agent et ses ayants – droits,


• Aide complémentaire RQTH


• L’allocation de garde « jeunes enfants »


• Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile–travail pour le transport en commun


• Titres restaurant ou carte restaurant d’une valeur faciale de 8,50 € comprenant une prise en charge de l’employeur


• Adhésion à plusieurs comités d’action sociale


• Forfait mobilités durables jusqu’à € / an pour les agents se déplaçant en trottinette, ou en autopartage


• Télétravail jusqu’à 3 jours / semaine (pour les postes éligibles)


• Accompagnement sur mesure tout au long du parcours professionnel