Assistant de direction F/H (réf. 2025-161)

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Paris recherche un-e Assistant-e de Direction pour rejoindre sa direction de la recherche et de l'innovation. Le poste implique d'assister le directeur dans la gestion administrative, d'organiser des rendez-vous, et de traiter la correspondance. Le candidat idéal doit avoir une bonne connaissance des techniques de secrétariat, maîtriser les logiciels bureautiques, et être autonome. Ce rôle est essentiel pour assurer une coordination efficace et une communication fluide au sein de l'organisation.

Prestations

Environnement de travail engagé pour le développement durable

Accès à des formations variées

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative souhaitée.
• Autonomie, méthode et rigueur indispensables.
• Capacité à améliorer les procédures existantes.

Responsabilités

• Assister le directeur dans la gestion de son activité.
• Organiser les rendez-vous et le planning du directeur.
• Préparer les courriers et suivre les visas et signatures.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Organisation et fonctionnement de la recherche en France

Capacité à hiérarchiser et prioriser

Sens du contact et des relations humaines

Outils

Sifac

Smartdata

Description du poste

Fonctions

Assistant-e de Direction

Catégorie

B

Corps

TECH

BAP

J

Emploi-type

Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission

Au sein de la direction de la recherche et de l'innovation (DR&I), l'assistant-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure :

• Assister le directeur de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
• Assurer l'assistance technique, logistique et administrative de la direction
• Contribuer aux activités de coordination et de communication
• Contribuer aux activités du budget et des ressources humaines de la structure

Activités principales

• Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels / accueils physiques
• Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
• Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications…
• Suivre les achats par carte et respecter les plafonds de dépenses
• Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, états de frais…
• Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs, …
• Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures

Outils spécifiques à l'activité

• Sifac
• Smartdata

Encadrement

NON

Connaissances transversales requises

• Bonne connaissance des techniques de secrétariat
• Utilisation des techniques de classement et d'archivage
• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire

• Savoir trier et classer les informations
• Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes
• Capacité à proposer des améliorations des procédures
• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d'adaptation

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12 300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes‑chercheuses et enseignants‑chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants‑chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île‑de‑France et en régions.