Assistant de direction du secrétariat mutualisé (f/h)

Ministère de l'Intérieur; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un département gouvernemental cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à Paris. Vous serez chargé(e) de la gestion de l'agenda, de l'organisation de réunions, ainsi que de la rédaction de documents importants. Les candidats doivent avoir d'excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles, une grande autonomie et une bonne organisation. Vous travaillerez dans un environnement dynamique, avec des horaires variables. La disponibilité et la discrétion sont essentielles.

Qualifications

• Expérience dans un rôle administratif similaire appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches sous pression.
• Excellente maîtrise de la communication écrite et orale.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda et organisation de réunions.
• Rédaction de comptes rendus et correspondances.
• Accueil des visiteurs et gestion de la messagerie électronique.

Connaissances

Discrétion

Sens relationnel

Organisation

Autonomie

Capacités rédactionnelles

Description du poste

Vos activités principales :

Affecté(e) au secrétariat mutualisé de la DICOM, vous êtes placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la(e) responsable du secrétariat mutualisé qui vous sollicite chaque fois que nécessaire, sur les missions suivantes :

• Gestion de l’agenda,
• Organisation de réunions du délégué et de son adjoint et l’accueil de leurs interlocuteurs.
• Création d’ordres de mission pour les déplacements du délégué et de son adjoint.
• Réservations d’hôtels de trains ou d’avions.
• Constitution de dossiers à la demande du délégué, et de son adjoint.
• Archivage des documents.
• Rédaction de comptes rendus de réunions (CODIR), de notes et correspondances.
• Commande et la réception de petits déjeuners.
• Enregistrement du courrier (arrivée-départ) sous MARRCH.
• Accueil des contacts téléphoniques.
• Prise en charge (poste de garde) et l’accueil des visiteurs en l’absence de l’agent.
• Relève et le dépôt du courrier en l’absence de l’agent chargé du courrier.
• Gestion de la messagerie électronique du délégué, de son adjoint.
• Réservations de salles sur l’intranet pour l’ensemble des services de la Dicom.
• Réservation des visioconférences pour les réunions de la direction.

Le secrétariat mutualisé de la DICOM constitue le lien entre la DICOM et ses interlocuteurs : cabinets des ministres, directions, services, correspondants externes et internes et qui regroupe les secrétariats de direction.

Votre environnement professionnel :

Activités du service : Conception et mise en œuvre de la communication institutionnelle du Ministère.

Composition et effectifs du service : La DICOM compte environ 105 agents relevant des périmètres DRH, Police nationale, Gendarmerie nationale appartenant aux corps administratifs, techniques, actifs, contractuels.

Liaisons hiérarchiques : La le Responsable du secrétariat mutualisé, les membres de la Direction de la DICOM.

Liaisons fonctionnelles : L’ensemble des agents de la délégation. Les directions des ministères. Tous les correspondants externes de la DICOM.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Vous assurez votre mission sur un régime horaire hebdomadaire de 38 heures, horaires badgés variables dans une plage horaire comprise entre 9h et 18h30.

Disponibilité, discrétion, courtoisie. Sens relationnel développé, organisation, autonomie. Bonnes capacités rédactionnelles.

Localisation administrative et géographique :

Délégation à l’information et à la communication

40, Avenue des Terroirs de France 75012 PARIS

À compter de décembre 2026, et au plus tard fin mars 2027, les équipes de la DICOM sont appelées à quitter le site Lumière, pour rejoindre le site Spallis, situé à Saint-Denis (93200), au 7, rue Ampère.