Assistant de Copropriété H / F

Patrimoine SA Languedocienne; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une firme spécialisée en gestion immobilière située à Toulouse recherche un(e) assistant(e) de Copropriétés. Le candidat idéal contribuera à la gestion administrative et au suivi technique des copropriétés, assurant un service de qualité auprès des copropriétaires. Une première expérience en gestion de copropriété et une connaissance des outils bureautiques sont souhaitées. Ce poste offre une opportunité de travail varié dans un environnement collaboratif.

Qualifications

• Une première expérience ou des connaissances de base en gestion de copropriétés.
• Une formation administrative, immobilière ou équivalente est un plus.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service Copropriétés.
• Gérer la boîte mail ‘syndic’ et le courrier.
• Participer au suivi des dossiers d'assurance et sinistres.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Organisation

Capacité à traiter des informations

Formation

Formation administrative ou immobilière

Outils

Word

Excel

Outlook

Logiciel syndic IMADIS

Description du poste

PATRIMOINE recrute pour sa filiale la COOPERATIVE D'HABITATIONS, un(e) assistant(e) de Copropriétés.

Il / Elle contribue à la gestion administrative de l'activité syndic dans le respect de la règlementation. Il / Elle assure l'accueil du service et travailles en étroite collaboration avec les gestionnaires de copropriétés.

Il / Elle participe à la gestion technique et administrative des copropriétés, et assure une relation de qualité avec les copropriétaires.

Missions principale

Accueil et gestion quotidienne

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service Copropriétés.
• Informer et orienter les interlocuteurs : copropriétaires, fournisseurs, prestataires, etc.
• Gérer la boîte mail « syndic » ainsi que le traitement du courrier.

Suivi administratif et technique des copropriétés

• Prendre en charge les demandes de premier niveau et les demandes de devis, en lien étroit avec les gestionnaires de copropriétés.
• Contribuer à la qualité des relations avec les clients et partenaires.
• Gérer les clés, badges et émetteurs : commandes, encodage, distribution.
• Assurer le suivi administratif des Assemblées Générales : diffusion des procès-verbaux, enregistrements, archivage.
• Mettre en oeuvre les décisions issues des Assemblées Générales ou des Conseils Syndicaux : demandes d'interventions, actions administratives, etc.
• Mettre à jour les informations dans le logiciel métier et participer à la gestion électronique des documents (GED).

Gestion assurances et sinistres

• Participer au suivi des dossiers d'assurance et sinistres : enregistrement des déclarations, suivi des actions, indemnisations et paiements.

Appui transversal au service

• Assurer le suivi des rendez-vous et des moyens généraux (fournitures, matériel).
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Formation & expérience :

• Une première expérience ou des connaissances de base en gestion de copropriétés ou en gestion technique d'immeubles sont appréciées.
• Une formation administrative, immobilière ou équivalente constitue un plus.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Capacité à collecter, traiter et transmettre des informations à l'oral comme à l'écrit.
• La connaissance du logiciel syndic IMADIS est un atout.

Qualités personnelles :

• Aisance relationnelle et sens du service client.
• Organisation, rigueur et capacité d'anticipation.
• Adaptabilité, réactivité et goût pour le travail en équipe.
• Sens de la confidentialité et fiabilité dans le suivi des dossiers