Assistant / Assistante de gestion d'entreprise (H/F)

ENTREPRISE RENE ELOY; Fabrègues; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de maçonnerie générale située en Occitanie recrute un Assistant de gestion d'entreprise. Vous serez responsable de la gestion administrative, du suivi comptable et de l'accueil des clients. Le poste exige une expérience de 5 ans, de bonnes compétences en comptabilité et une maîtrise des outils numériques tels qu'Excel et Word. Ce contrat CDI propose un salaire brut mensuel compris entre 2214 et 2416 euros.

Prestations

Ordinateur portable

Téléphone mobile

Complémentaire santé

Primes semestrielles sur résultat

Qualifications

• 5 ans d'expérience en administration ou gestion.
• Polyvalence et capacité à prioriser les tâches.
• Compétences en communication verbale et écrite.

Responsabilités

• Gestion du secrétariat courant et des contacts clients.
• Suivi de la comptabilité générale et des règlements.
• Reporting de l’activité à la direction.

Connaissances

Connaissances en comptabilité générale

Maîtrise d'Excel

Bonne organisation

Gestion des appels entrants

Savoir jongler entre plusieurs tâches

Formation

Bac+2 en gestion de l'entreprise

Outils

Excel

Word

Logiciel de comptabilité

Description du poste

Offre n° 200QTHQ
Assistant / Assistante de gestion d'entreprise (H/F)

Activités

Concrètement l'Assistant de Gestion H/F prend en charge le secrétariat courant qui inclut en général :

• l'accueil téléphonique
• la réception clients
• le gestion et le suivi du courrier (classement et organisation)
• la gestion des commandes de fournitures de bureau (suivi, réapprovisionnement, règlements)
• les photocopies et différentes activités de classement / archivage
• les recherches documentaires en lien avec l'activité de la structure ou du service, elle les transmet ou les archive
• la saisie des documents numériques
• les méthodes de classement et d'archivage
• la veille réglementaire
• le suivi des qualifications de l'entreprise
• les règlements des fournisseurs

En matière de personnel, l'Assistant de Gestion H/F assure :

• la gestion administrative du personnel
• la délivrance et archivage des attestations (formation, aptitudes au travail , etc.)
• la transmission des éléments de paie au cabinet d'expert-comptable en charge des paies
• les déclarations sociales (URSAAF, congés, absences,.) - tâche sous-traitée au cabinet d'expert-comptable
• le suivi et programmation des visites médicales d'embauche et de reprise
• le suivi des demandes de remboursement de formation à l'OPCA Gestion
• le suivi des amendes (parking, exces de vitesse, etc.) des personnels

En matière de comptabilité, l'Assistant de Gestion H/F traite les opérations de comptabilité générale comme :

• la comptabilité clients/fournisseurs
• la saisie des écritures (sous-traitée au cabinet d'expert-comptable)
• les rapprochements bancaires
• les déclarations fiscales (TVA) - tâche sous-traitée au cabinet d'expert-comptable

En matière de suivi financier, l'Assistant de Gestion H/F réalise de façon hebdomadaire :

• le suivi de la trésorerie
• les opérations de recouvrement de créances
• les opérations de suivi des paiements
• les relances client
• le reporting de son activité à la Direction
• le suivi financier et administratif des demandes de subventions
• la tenue et suivi des tableaux de bord d'activité en lien avec le directeur

Environnement relationnel

Les contacts sont très nombreux sur ce poste où l'Assistant de Gestion H/F est en relation avec les clients, les fournisseurs, les partenaires de l'entreprise. Elle est aussi l'interlocuteur privilégiée des collaborateurs de l'entreprise. Vous devez savoir jongler entre la nécessaire concentration que requiert ses missions comptables et de secrétariat et les nombreux contacts : appels entrants, demandes des collaborateurs qu'elle doit savoir traiter avec professionnalisme et disponibilité. Vous gérez en permanence plusieurs dossiers de front et vous devez donc savoir organiser vos priorités.

Profil

Le métier d'Assistant de Gestion H/F regroupe des missions diversifiées. Il suppose d'être très polyvalent.

Compétences spécifiques

Vous devez :

• Avoir de bonnes connaissances en comptabilité générale.
• Maîtriser les outils informatiques : Excel, Word, outlook, logiciel comptabilité et gestion, logiciel devis facturation, Internet.
• Gérer l'information et organiser un classement efficace pour l'ensemble de l'équipe.
• Etre force de proposition d'outils de suivi.
• Tenir des tableaux de bord.
• Savoir collecter, traiter et transmettre les informations oralement et par écrit.
• Avoir une bonne connaissance de la comptabilité générale jusqu'au niveau du bilan.
• Avoir une bonne connaissance de la législation sociale.

Qualités majeures

• la gestion du temps et des priorités
• une bonne organisation

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée
Conditions de travail Station assise prolongée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2214.0 Euros à 2416.0 Euros sur 12.0 mois
• Primes
• Ordinateur portable
• Téléphone mobile
• Complémentaire santé
• Primes semestrielles sur résultat d'entreprise

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- BTZ Gestion de l'entreprise Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes) Cette compétence est indispensable
• BTS gestion de la PME Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.) Cette compétence est indispensable
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Cette compétence est indispensable
• Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects Cette compétence est indispensable
• Fournir des informations claires et précises par téléphone Cette compétence est indispensable
• Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) Cette compétence est indispensable
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Cette compétence est indispensable
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Cette compétence est indispensable
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires Cette compétence est indispensable
• Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM) Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Vérifier les factures et les paiements Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Réaliser la gestion administrative des contrats

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre force de proposition
• Etre ouvert aux changements

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Travaux de maçonnerie générale et gros œuvre de bâtiment

Employeur

Nous intervenons pour la rénovation d?immeubles anciens, que ce soit pour des travaux de maçonnerie traditionnelle, de toiture/couverture, de charpente, de zinguerie, de façades, mais également sur les parties communes des bâtiments (caves, cages d?escaliers, cours intérieures et toitures).Nos domaines de prédilection sont les petits travaux d?entretien qui demandent une grande réactivité d?intervention.Nos engagements et nos valeurs sont primordiales au sein de notre entreprise.M. Olivier MAUBERT

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