Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

France Travail; Cayenne; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion administrative recherche un(e) Assistant(e) de gestion administrative à Cayenne. Le candidat idéal doit avoir 5 ans d'expérience en assistanat de direction. Il/Elle sera chargé(e) d'assister la direction, de gérer la logistique et d'assurer le suivi administratif. Un bon niveau de maîtrise des outils digitaux est requis. Le contrat est en CDI et le salaire brut mensuel se situe entre 1900 et 2300 euros.

Prestations

Primes

Téléphone mobile

Qualifications

• 5 ans d'expérience comme assistante de direction.
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Responsabilités

• Assurer l'assistance auprès de la direction.
• Gérer les emplois du temps, le courrier et les déplacements.
• Administrer le personnel et gérer les services généraux.
• Renseigner et conseiller la clientèle.

Connaissances

Accueil et orientation d'un public

Amélioration des procédures administratives

Assistance commerciale et technique

Gestion administrative

Relation client

Suivi de dossiers administratifs

Gestion des stocks

Maîtrise de Microsoft Office

Formation

Diplôme lié aux fonctions administratives

Description du poste

Offre n° 195XJDQ - Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Assistance auprès de la direction. Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements et les réunions. Préparer des dossiers permettant la prise de décision et réaliser des présentations. Assurer l’interface entre la direction et les opérationnels : organiser, planifier et contrôler leurs activités en fonction des objectifs définis. Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction et partager les informations utiles aux collaborateurs (sources internes et externes). Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs. Exercer un rôle de veille et d’alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l’entreprise.

Gestion administrative et des ressources humaines : administrer le personnel (absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais, dossiers collaborateurs). Gérer les services généraux (assurances, sécurité, entretien, fournitures). Assurer le suivi des stocks et la logistique (approvisionnements, expéditions, livraisons).

Gestion commerciale : renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients. Enregistrer et suivre les commandes, les en-cours, les crédits clients, effectuer les relances et veiller au recouvrement des impayés. Gérer les fournisseurs et les sous-traitants (suivi des contrats, saisie des factures, négociation des tarifs). Établir des statistiques de vente et effectuer le reporting. Participer aux actions de communication externe de promotion des produits (présence aux salons professionnels).

Type de contrat et conditions

Contrat CDI. Durée du travail : 35H/semaine. Travail en journée. Salaire brut mensuel entre 1900 et 2300 Euros sur 12 mois. Primes et téléphone mobile.

Déplacements : Ponctuels.

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) - en tant qu’assistante de direction. Cette expérience est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Améliorer des procédures administratives
• Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Assurer le suivi de dossiers administratifs
• Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Classer des documents
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
• Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Définir les plannings et congés de ses équipes
• Développer et fidéliser la relation client
• Elaborer des tableaux de bord
• Fournir des informations claires et précises par téléphone
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique et contentieux
• Gérer les plannings d'utilisation des équipements et un planning
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Optimiser la performance de l'organisation
• Organisation d'évènements professionnels
• Organiser des déplacements professionnels
• Planification de réunions
• Procédures administratives
• Relayer de l'information
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Techniques de gestion du temps
• Techniques de numérisation
• Techniques de prise de notes
• Traiter les factures et les rapprochements bancaires
• Utiliser les outils numériques
• Vérifier les factures et les paiements
• B - Véhicule léger : ce permis est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l’esprit d’équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve d’autonomie

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Activités de sécurité privée