Assistant / Assistante de direction (H/F)

France Travail; Saint-Denis; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services recherche un(e) Assistant(e) de direction à Saint-Denis. Vous serez responsable de la gestion de l'agenda et de diverses tâches administratives. Le candidat idéal doit avoir une expérience d'au moins 3 ans, être autonome et avoir des compétences en bureautique, notamment dans le pack Office. Cette position offre un environnement dynamique avec des responsabilités variées.

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans un rôle administratif.
• Capacité à gérer un planning efficacement.
• Compétences en rédaction de comptes rendus.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du dirigeant.
• Accueillir les visiteurs et filtrer les appels.
• Préparer des réunions et rédiger des rapports.

Connaissances

Maîtrise de la bureautique

Bon niveau d'anglais

Esprit d'initiative

Organisation et rigueur

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat

Outils

Pack Office

ERP (type SAP)

Description du poste

Offre n° 198CHMY — Assistant / Assistante de direction (H/F)

Missions principales :

• Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant - Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL).
• Communication - Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Activités éventuelles :

• Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients).
• Suivre les procédures d'appels d'offres.

Compétences techniques :

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
• Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l'organisation d'événements
• Connaissances en droit du travail et législation sociale
• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
• Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord
• Connaissance d'un ERP (type SAP)
• Bon niveau d'anglais, ainsi que d'autres langues (selon l'activité et les implantations de l'entreprise)

Savoir-être et soft-skills :

• Dynamisme
• Esprit d'initiative
• Discrétion
• Organisation et rigueur
• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Aisance relationnelle
• Esprit d'équipe
• Capacités rédactionnelles
• Sens de l'écoute et de la communication
• Disponibilité
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Capacités à gérer les situations de crise
• Capacité à prioriser
• Capacité d'adaptation
• Travail en mode projet

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Gérer un planning Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Gestion administrative du courrier
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques

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