Assistant / Assistante de direction

ASS VALENTIN HAUY SCE AVEUGLES MALVOYANT; Chilly-Mazarin; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation d'aide aux personnes handicapées recherche un Assistant / Assistante de direction en CDI, basé à Chilly-Mazarin. Sous la direction de la Directrice, vous serez responsable de diverses tâches, incluant l'accueil des usagers et la gestion administrative des salariés et bénéficiaires. Ce poste requiert une formation Bac+2, ainsi que des compétences en organisation et autonomie. Le candidat idéal est adaptable et possède de bonnes connaissances en outils bureautiques. Le travail est en journée, avec un contrat de 39 heures par semaine.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Connaissance du secteur médico-social souhaitée.

Responsabilités

• Gérer l'accueil et l'orientation des usagers, familles, et partenaires.
• Effectuer le suivi administratif des dossiers des salariés.
• Réaliser la gestion administrative des bénéficiaires.
• Organiser les transports et la communication avec les familles.

Connaissances

Autonomie

Capacité d'adaptation

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Capacité d'écoute

Pack Microsoft Office

IMAGO

Connaissance du secteur médico-social

Formation

Bac+2 ou équivalents - BTS Support Action Managériale

Bac+2 ou équivalents - BTS Services et Prestations ESSMS

Description du poste

Offre n° 202FXTV Assistant / Assistante de direction

Sous l'autorité de la Directrice, en étroite collaboration avec la comptable unique et la directrice, l'assistante de Direction est responsable de l'accueil, du suivi RH, de la gestion administrative des salariés et des bénéficiaires. Elle est en lien direct avec l'équipe pluridisciplinaire.

ACCUEIL

• Accueil et orientation des personnes (usagers, familles, partenaires.)
• Gestion des appels téléphoniques, dispatching, prises de messages
• Gestion de la boîte mail institutionnelle et professionnelle

SUIVI RH

• Suivi administratif des dossiers des salariés (mise en forme, mise à jour des documents destinés aux professionnels.)
• Elaboration des contrats de travail (salariés IMPro et Éducation nationale)
• Elaboration des différents courriers (promesse d'embauche, sanctions disciplinaires, relances diverses.)
• Suivi des visites médicales
• Gestion du Plan de Développement des Compétences (PDC, lien avec OPCO)
• Gestion des déclarations des professionnels à l'Éducation nationale.
• Mise à jour de l'ensemble des tableaux d'affichage selon la législation en vigueur
• Déclaration des accidents du travail.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gestion des arrivées et départs des courriers postaux
• Création et frappe de rapports, comptes-rendus, notes, courriers divers
• Participation à la réalisation des documents officiels (Contrat de Séjour, Livret d'Accueil, Projet d'Établissement, Règlement de Fonctionnement, PIA, Documents institutionnels et de communication)
• Réalisation des Comptes Administratifs, des Rapports d'Activités, données statistiques (ANAP.)
• Commande des fournitures de bureau
• Classement et archivage des dossiers
• Création et envoi des invitations aux diverses réunions annuelles : Portes Ouvertes, Réunions des Parents, Fête de Noël.
• Gestion de la campagne de communication (pour la taxe d'apprentissage et les divers partenaires.)

GESTION ADMINISTRATIVE DES BÉNÉFICIAIRES

• Gestion des dossiers des usagers (préadmission, admission, suivi et mise à jour) sur le logiciel DUI IMAGO
• Mise en forme et correction orthographique des PIA avant remise, suivi des signatures et relances si besoin
• Création des tableaux de suivis et des courriers administratifs types (DUI ou Excel)
• Suivi des renouvellements d'orientation auprès des MDPH
• Gestion de la communication avec les familles (courriers, cahiers, mails, téléphone.)
• Gestion des dossiers de stagiaire (DUI, documents institutionnels, dossier administratif, courriers.)
• Gestion des transports (Organisation hebdomadaire, transports des jeunes en stage à l'extérieur, contrat de partenariat, lien avec les chauffeurs de taxi.)

MISSIONS TRANSVERSES

• Participation à l'évaluation HAS.
• Participation à des groupes de réflexion sur le fonctionnement institutionnel.

Compétences requises

• Autonomie
• Capacité d'adaptation
• Organisation
• Rigueur
• Confidentialité
• Capacité d'écoute
• Pack Microsoft Office
• IMAGO
• Connaissance du secteur médico-social

Type de contrat: CDI

Contrat de travail: Durée du travail 39H/semaine, Travail en journée

Salaire: CSE, Selon grille salariale CCN66

Déplacements: Jamais

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents - BTS Support Action Managériale (Cette formation est indispensable)
• Bac+2 ou équivalents - BTS Services et Prestations ESSMS (Cette formation est indispensable)

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Relayer de l'information
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés