Assistant / Assistante de département F / H

ECOLE POLYTECHNIQUE; Palaiseau; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une prestigieuse institution éducative à Palaiseau recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités du département de Physique. Le candidat devra assurer un suivi scolarité efficace et contribuer à l'organisation d'événements. Une expérience de 5 ans dans un rôle similaire est requise, avec une bonne capacité d'analyse et de communication.

Prestations

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail possible selon le poste

Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

Services de santé gratuits

Qualifications

• Expérience significative dans un poste administratif.
• Capacité à travailler efficacement avec différents départements.
• Bonne communication avec les étudiants et enseignants.

Responsabilités

• Contribuer à la vie administrative du département.
• Assurer le suivi scolarité des élèves et étudiants.
• Organiser des événements et séminaires.

Connaissances

Capacité d'analyse et transmission de l'information

Organisation des priorités

Initiative et réactivité

Collaboration et adaptation

Formation

5 ans d'expérience dans un poste similaire

Description du poste

Overview

Le département de Physique de l'École polytechnique rassemble les acteurs de l'enseignement et de la recherche dans le domaine de la physique. Il est notamment responsable de l'enseignement de tous les aspects des sciences physiques à l'École polytechnique, et ce, à tous les niveaux – Bachelor, formation d'ingénieur, Master et Doctorat - et propose un programme complet d'enseignements du niveau Licence jusqu'au Doctorat sur une large palette de problèmes de physique, d'énergie ou d’environnement.

Le département coordonne aussi les actions des 10 laboratoires qui mènent des recherches dans son domaine d’activité. Il pilote par ailleurs des Chaires d’enseignement et de recherche, une École Universitaire de Recherche ainsi que des projets nationaux et Européens, par exemple des ERCs.

Au sein du département de Physique, sous la responsabilité de la Présidente de département, et en lien avec la gestionnaire administrative et financière du département et la deuxième assistante du Département, le / la titulaire du poste assure un soutien administratif aux activités du Département de Physique. Il / elle contribue à la vie du département, notamment avec un focus sur le suivi scolarité des élèves et étudiants à tous les niveaux (Cycle ingénieur, Bachelor, Master).

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

Responsabilités

• Contribuer à la vie administrative du département
• Assurer un rôle d’accueil et de renseignement
• Contribuer à la vie du département
• Contribuer à la mise à jour de l\'annuaire des enseignants et de la saisie des nouveaux enseignants et renouvellements sur Onboarding
• Contribuer à l’organisation des recrutements (postdoctorants et enseignants), préparation des dossiers pour les comités, organisation des réunions de recrutement
• Participer aux activités du département suivant les demandes de sa Présidente ou son Président

Assurer le suivi scolarité

• Assurer le lien entre élèves / étudiants, enseignants et administration pour tous les enseignements du Département
• Mise à jour des PA en lien avec les enseignants responsables
• Suivi des choix de cours et des inscriptions en cours
• Suivi des stages de recherche des élèves et étudiants
• Suivi du rendu des notes

Contribuer à l’organisation des événements et à la communication du département

• Organiser les séminaires du département : réservation des espaces et prestataires extérieurs, préparation et diffusion de l’affichage, information par mail
• Organiser des événements spécifiques, tels que des séances d’information à destination des élèves et étudiants : Réservation des espaces et prestataires, préparation et diffusion de l’affichage, information par mail
• Gérer les inscriptions et accueil, selon les besoins de l’évènement

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle .

Avantages et contexte

• Nous sommes faits pour vous car :
• Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Rémunération et conditions

• Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.
• Vous bénéficierez des avantages suivants : 25 jours de congés + 18 RTT, Télétravail en fonction du poste, Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%, Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l\'X, service postal, coiffeur), Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit…, Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...), Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Profil recherché

Vous êtes notre perle rare car :

Vous justifiez d’une expérience significative (au moins 5 ans) dans un poste similaire, idéalement acquise au sein d’un EPST ou d’un EPSCP.

Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à analyser et transmettre l’information avec clarté, à organiser vos priorités avec efficacité, à faire preuve d’initiative et de réactivité, tout en collaborant avec aisance et en vous adaptant facilement à des environnements variés.

L’École polytechnique (surnommée l \"X \"), est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial, fondée en 1794 au cours de la révolution française. Il s'agit d'une École militaire, elle est placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d'ingénieurs : l’ENSAE Paris, l'ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont des unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche et, innovation. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École, notamment avec le lancement en 2015, d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start-ups technologiques.

Soucieuse d'attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d'enseignements-chercheurs, de son personnel et d'amener toujours plus d'étudiants vers ses formations d'excellence, l'École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité sociale et de genre et de l'égalité Femmes-Hommes.

L’École polytechnique agit sur les grands enjeux du développement durable. En tant qu’acteur responsable, elle met avec ses partenaires de l’Institut Polytechnique de Paris, l’enseignement, la recherche et l’innovation au service de la connaissance sur l'évolution des écosystèmes, du changement climatique et de l’élaboration de solutions pour promouvoir une prospérité durable et inclusive qui réponde aux besoins présents sans compromettre l’avenir des futures générations.