Assistant administratif UFA (H/F)

GIP Formation et certification pour l'in; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un organisme de formation recherche un assistant administratif UFA à Toulouse pour gérer l'accueil, le suivi administratif des apprentis et les demandes diverses. Le poste est en CDD jusqu'au 6 avril 2024, requiert un Bac à Bac+2, et implique des déplacements fréquents. Les candidats doivent faire preuve de rigueur et posséder un permis de conduire. Des avantages incluent un ordinateur portable et un téléphone mobile.

Prestations

Ordinateur portable

Téléphone mobile

Qualifications

• Bac à Bac+2 minimum requis.
• Expérience en gestion administrative appréciée.
• Connaissance des outils informatiques nécessaires.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis.
• Suivi administratif sur le recrutement des apprentis.
• Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens.

Connaissances

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

B - Véhicule léger (permis indispensable)

Formation

Bac à Bac+2 minimum

Outils

Yparéo

Sharepoint

Portail Arena

Pronote

Description du poste

Assistant administratif UFA (H/F)

Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public – Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, chargée de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis (personnel référent)
• Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail)
• Gérer les appels téléphoniques, orienter et conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur (GRC, pack entreprise, pack apprenti)
• Aider à l'élaboration du contrat d'apprentissage, transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription ainsi que le livret d'accueil
• Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLE, saisir les EDT et calendriers d'alternance
• Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo
• Générer et envoyer les comptes nets gratuits d'Yparéo des apprentis, maîtres d'apprentissage et formateurs
• Éditer et envoyer les bulletins de classe, dépôt sur Yparéo
• Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens et leur parcours en lien avec l’équipe pédagogique de l'UFA
• Informer périodiquement l’employeur de la situation de l’apprenti (absences, modification EDT) par courrier ou mail, et informer les médiateurs
• Participer à la journée porte ouverte de l’UFA
• Gestion des demandes de permis, d’internat, de mini-stages
• Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis
• Générer les documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations de fin de formation, attestations d’acquis, certificats d’apprentissage, conventions ordinateurs
• Assurer le suivi administratif et financier de la formation (dossiers ou déclarations imposés)
• Gérer les appels, collecter les justificatifs, vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo
• Accompagner les formateurs, mettre à jour les fiches administratives, fichiers de suivi sur Sharepoint
• Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis, bloquer hebdomadairement les heures des formateurs, générer les avenants aux contrats de mission
• Contrôler et éditer les états de service faits (heures FAF et HP)
• Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote)
• Effectuer les tâches de secrétariat courantes (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique)
• Soutenir l'organisation matérielle des examens, générer les recueils d'informations pour enquêtes
• Saisir les résultats aux examens
• Participer à la démarche qualité du GIP-FCIP, réaliser les enquêtes dans le cadre de la démarche qualité

Profil et conditions

• Catégorie BD
• Bac à Bac+2 minimum requis
• Type de contrat : CDD, remplacement du 23 février 2026 au 6 avril 2024
• Poste basé sur trois établissements : Lycée Galliéni, Lycée Eugène Montel et Lycée Berthelot
• Quotité : 100 %
• Durée du travail 39 h 10 /semaine, travail en journée
• Déplacements fréquents
• Avantages : Ordinateur portable, Téléphone mobile, Selon grilles de l'EN

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• B - Véhicule léger (permis indispensable)

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

GIP Formation et certification pour l'insertion professionnelle