Assistant Administratif et Qualité H / F

Aktéap; Caluire-et-Cuire; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation en formation cherche un assistant administratif pour soutenir diverses activités de gestion et de logistique. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac +2 / 3, de l'expérience en support administratif, et une bonne maîtrise des outils Microsoft 365. Les responsabilités incluent la gestion des stocks, la coordination des événements et le suivi des demandes. Des qualités comme l'organisation et l'esprit d'équipe sont essentielles.

Qualifications

• Deux à trois ans d'expérience sur une fonction support administrative ou qualité.
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs.
• Connaissance du secteur de la formation appréciée.

Responsabilités

• Gérer les stocks et les achats courants.
• Participer à la préparation et au déroulement des réunions internes.
• Réaliser des relances téléphoniques.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Capacités relationnelles

Esprit d'équipe

Formation

Formation de niveau Bac +2 / 3 : BTS, BUT

Outils

Pack Office Microsoft 365

Description du poste

Gestion administrative et logistique - Venir en support de différentes activités de gestion administrative et de secrétariat (ex : commande et envoi de cartes d'étudiants) - Vérifier la conformité et la complétude d'informations renseignées dans nos logiciels, réaliser des relances téléphoniques et accompagner les personnes en charge de la saisie dans les UFA - Gérer les stocks et achats courants (fournitures, denrées alimentaires), l'inventaire du matériel et le suivi logistique des locaux (matériel, bureautique, téléphonie) - Participer au traitement des demandes entrantes : mails, téléphone, courriers - Prendre part à la préparation matérielle et au déroulement logistique des réunions internes et événements Qualité et amélioration continue - Collecter et traiter les données nécessaires à la production de tableaux de bord de pilotage de l'amélioration continue et d'indicateurs (ex : résultats des enquêtes de satisfaction) - Réaliser la mise en forme, l'actualisation, le suivi, le classement et l'archivage de bases documentaires et ressources mises à disposition des UFA - Participer à la planification, à l'organisation logistique et administrative et au suivi, des évaluations croisées des établissements - Contribuer à la préparation et au déroulement des contrôles et audits externes - Inscrire ces actions dans le cadre du Système de Management de la Qualité interne, en conformité avec les exigences du Référentiel National Qualiopi - Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement du travail, être force de proposition, collaborer avec différents interlocuteurs et s'inscrire dans le collectif de travail

• Formation de niveau Bac +2 / 3 : BTS, BUT en assistanat, gestion administrative ou qualité - Bonne maîtrise des outils bureautiques du Pack Office Microsoft 365 dont les outils collaboratifs et capacité à intégrer l'usage de logiciels et plateformes numériques - Sens de l'organisation, rigueur, polyvalence, capacités relationnelles, esprit d'équipe - 2 / 3 ans d'expérience sur une fonction support administrative ou qualité - La connaissance du secteur de la formation, en CFA, Organisme de formation ou OPCO serait appréciée