Assistant administratif et de pharmacovigilance

Inserm France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de recherche important basé à Paris recherche un(e) assistant(e) pour assurer du secrétariat classique et organiser des événements. Le candidat idéal doit avoir un Bac + 2 à bac + 4, des compétences en gestion de projet et une bonne maîtrise des outils bureautiques comme Excel et Outlook. Une expérience dans le secrétariat scientifique et des connaissances en pharmacovigilance seraient appréciées. Ce poste offre une opportunité de contribuer à la recherche clinique en supportant le service de pharmacovigilance.

Qualifications

• Connaissance des techniques administratives et de l’événementiel.
• Expérience dans le secrétariat scientifique est souhaitée.
• Connaissances de la pharmacovigilance et de la recherche clinique sont un plus.

Responsabilités

• Assurer des missions de secrétariat classique et spécifiques pour le service de pharmacovigilance.
• Organiser et gérer des séminaires d’équipe.
• Suivre et distribuer le courrier de l’agence.
• Participer aux réunions de service et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Organisation et gestion de projet

Compétences rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Anglais

Formation

Bac + 2 à bac + 4

Outils

Excel

Outlook

Teams

AUGURE

SIFAC +

Safety Easy

Description du poste

Description

Mission principale :

Au sein du département vigilance des recherches cliniques la personne recrutée assurera des missions de secrétariat classique et des missions spécifiques pour le service de pharmacovigilance.

Activités principales

Activités générales et missions de secrétariat classique :

• Préparer les missions des collaborateurs via NOTILUS (réservations : vols, trains, hôtels, inscriptions aux congrès, …)
• Préparer les états de frais des collaborateurs aux retours de leurs missions
• Assurer le suivi détaillé des frais de mission et du budget alloué
• Etablir les commandes sur le logiciel SIFAC +, suivi des bons de commandes, réception des commandes, archivage et clôture des bons de commandes en collaboration avec le service achat
• Organiser et gérer 2 à 3 séminaires d’équipe par an (salle de réunion, repas, activité de Team Building) en Ile de France.
• Organiser une journée annuelle de séminaire d’échanges avec les Centres de Méthodologie et de Gestion (réservation de salles, de repas, gérer les invitations et les intervenants, préparer les missions, envoyer l’ordre du jour, créer les états de frais, …)
• Participer aux 2 réunions de service hebdomadaires (enregistrer et archiver les enregistrements, rédiger le compte rendu des réunions du mardi et préparer l’ordre du jour)
• Suivre et distribuer le courrier de l’agence de façon périodique
• Participer aux réunions du flash’com de façon périodique
• Gérer ponctuellement l’agenda du responsable du département
• Utiliser les outils spécifiques sur le site de Parisanté Campus
• Maîtriser le logiciel AUGURE pour l’élaboration de courriers et des envois spécifiques (Newletter, Save the date, …)
• Réaliser des extractions hebdomadaires sur le logiciel Safety Easy
• Aider les gestionnaires de bases de données en cas de besoins (surcharges de travail, congés, …)
• Assurer le suivi du budget du service tout au long de l’année (missions et fonctionnement) et proposer un budget au 3ème trimestre pour l’année suivante
• Préparer les tableaux annuels : congés, RTT, Flash com

Assurer des missions spécifiques :

• Action coordonnée Mère-Enfant :

• Participer aux réunions mensuelles du COPIL de l’Action Coordonnée (AC) Mère-enfant, envoyer l’ordre du jour et le compte rendu aux membres du COPIL
• Envoyer la Newsletter trimestrielle aux membres de l’AC via AUGURE et Outlook
• Envoyer les « Save the date » et ordre du jour des plénières via AUGURE et Outlook
• Planifier, organiser et gérer les plénières en distanciel et en présentiel (2 fois / an)
• Organiser la logistique de la plénière en présentiel (invitations, salle, repas, missions, état de frais, …)

Soutien aux autres services :

• Être back up d’une autre assistante pendant les congés de celle-ci, afin de maintenir un service global

Profil recherché

Spécificité(s) et environnement du poste :
Poste basé à PARIS

Connaissances

Connaissance des techniques administratives et de l’événementiel

Savoir-faire

• Organisation et gestion de projet : rigueur, méthode, autonomie, adaptabilité, réactivité
• Compétences rédactionnelles : excellente maîtrise de la langue (syntaxe, orthographe
• Compétences numériques : maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Teams) et de communication
• Anglais (compréhension écrite et orale)

Aptitudes

• Sens du dialogue
• Disponibilité
• Capacité à prioriser

Expériences souhaitées

• Expérience souhaitée dans le secrétariat scientifique (production ou recherche, privé ou public)
• Des connaissances de la pharmacovigilance et de la recherche clinique seraient un plus

Niveau de diplôme et formations

Bac + 2 à bac + 4