Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

PAYS DE SAINT-GILLES-CROIX-DE-VIE AGGLOM; Givrand; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale en France recherche un(e) Assistant administratif pour gérer divers aspects administratifs au sein du service Assainissement. Vous serez chargé(e) d'accueillir les usagers, de mener à bien des tâches de gestion documentaire, et de suivre la facturation. Idéalement, vous avez une expérience en secrétariat, êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit, et maîtrisez les outils bureautiques tels que Word et Excel. Le contrat proposé est un CDD de 12 mois avec une durée de travail de 35 heures par semaine.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Qualifications

• Maîtrise des tâches d'assistanat : gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique.
• Bonne connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des EPCI.
• Connaissances des bases de la comptabilité/gestion.

Responsabilités

• Assister la cellule de contrôle.
• Gérer le logiciel usagers pour créer et mettre à jour les données.
• Préparer et suivre la facturation.

Connaissances

Aisance relationnelle

Aisance rédactionnelle

Savoir faire les plannings

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Formation

Bac en secrétariat ou équivalent

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Offre n° 201SGYT
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le service Assainissement doit répondre aux exigences réglementaires, aux schémas directeurs définis et globalement au maintien en état du patrimoine géré par le service. Ce patrimoine est composé pour les eaux pluviales urbaines de 200 bassins d'orage, de 2 systèmes d'injection des eaux pluviales dans la nappe, de 2 stations de pompage de grosse capacité, de 600 km de réseau d'assainissement pluvial. Le patrimoine des systèmes d'assainissement eaux usées se compose de 700 km de réseaux de collecte, des 142 postes de refoulement, des 14 installations de traitement (6 stations d'épuration à boues activées, 2 filtres plantés de roseaux, 6 lagunages) pour une capacité totale de plus de 163 000 Equivalent Habitants. Le bon fonctionnement de ce patrimoine dépend notamment du bon raccordement aux réseaux. Sous la responsabilité du Responsable du Pôle Contrôle et Fonctionnement des Installations, vous êtes chargé(e) des missions suivantes :

Activités principales
Assister la cellule de contrôle (Assainissement Collectif et Assainissement Non Collectif),
Réceptionner les appels de la cellule,
Relations avec les usagers du service :
 • Effectuer l'accueil téléphonique ou physique des usagers pour répondre aux demandes au service,
 • Enregistrer les demandes / réclamations usagers,
 • Réaliser des courriers/mail simples de réponse aux usagers,
 • Assister la cellule pour les tâches ponctuelles : mise sou pli, photocopies, scan et classement.
Trier, classer, archiver et numériser les documents,
Gérer le logiciel usagers :
 • Créer les points de service, installations, tiers, raccordements associés,
 • Mettre à jour la base de données,
 • Planifier et organiser des interventions,
Suivre la facturation :
 • Préparer, contrôler et suivre la facturation,
 • Transmettre au service finance,
 • Effectuer la gestion des impayés,
 • Participer au suivi des pénalités,
 • Effectuer la gestion des réclamations et le suivi (orales et écrites).

Activités secondaires
Répondre aux demandes du service assainissement,
Accueil téléphonique et physique,
Orienter les usagers vers le bon service/interlocuteur.

Profil recherché et compétences requises
 • Maîtrise des tâches d'assistanat : gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique,
 • Bonne connaissance de la Fonction Publique Territoriale et des EPCI,
 • Connaissance des bases de la comptabilité/gestion,
 • Connaissance de base de l'assainissement,
 • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook),
 • Gérer et actualiser une base d'informations,
 • Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
 • Rechercher et diffuser des informations,
 • Savoir rédiger des documents à destination de différents publics.

Type de contrat : CDD - 12 Mois
Contrat travail : Durée du travail 35H/semaine, Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Horaire de 12.0 Euros à 13.0 Euros sur 12.0 mois
• Primes
• Titres restaurant / Prime de panier

Expérience

• 1 An(s) - en secrétariat/assistanat. Cette expérience est indispensable.

Compétences

• Aisance relationnelle - Travail d'équipe. Cette compétence est indispensable.
• Aisance rédactionnelle. Cette compétence est indispensable.
• Savoir faire les plannings. Cette compétence est indispensable.
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale