Assistant à la direction générale

CHRU de Brest; Brest; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement hospitalier recherche un(e) assistant(e) de direction pour un remplacement pour congé maternité à Brest. Vous serez en charge de gérer le secrétariat de la Directrice générale, d'organiser les réunions et de traiter les communications internes et externes. Le candidat idéal a une expérience antérieure auprès de hauts responsables et une bonne connaissance du milieu hospitalier. Ce poste à temps plein inclut 14 jours de RTT et commence en mars 2026.

Prestations

14 jours RTT

Horaires à temps plein

Qualifications

• Expérience antérieure dans un poste d'assistant pour des cadres supérieurs.
• Connaissance des procédures internes d'un CHU.
• Capacité à gérer les urgences et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat pour la Directrice générale.
• Organiser la réception et le traitement des communications.
• Assurer le suivi des instances institutionnelles.

Connaissances

Agilité

Discrétion professionnelle

Rigueur et autonomie

Sens de l'organisation

Travail en équipe

Formation

Expérience d’assistante de top manager

Connaissance du milieu hospitalier

Description du poste

À propos de nous

Etablissement dynamique situé en bord de mer, le CHU de Brest est un acteur économique de 1er plan : 1er opérateur de santé et moteur économique de la région, l'établissement est le 1er employeur de la ville.

Le Centre Hospitalier Régional Universitaire couvre un territoire comprenant une population de 1,2 million d’habitants et emploie plus de 8000 personnes dont 750 médecins. Il offre à la fois des soins de proximité et de recours.

Mission

Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…).

Assurer le suivi des instances et groupes institutionnels de l'établissement (Conseil de Surveillance, Directoire, CODIR) notamment en :

• Recueillir les questions susceptibles d'être présentées
• Arrêter le calendrier annuel
• Préparer un projet d'ordre du jour avec le secrétaire général et/ou le Directeur général adjoint

Assurer le secrétariat des instances présidées par la Directrice générale et/ou le Directeur général adjoint (envoi des documents, réservation de salle, commandes logistiques…).

Participer à la préparation des actions institutionnelles en lien avec la Direction de la communication.

Activités

Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) :

• Préparation des dossiers de la Directrice générale
• Secrétariat des instances (Conseil de surveillance, Directoire)

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Prise de rendez‑vous / gestion des agendas

Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées.

Accueil des personnes

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes).

Prise de notes, frappe et mise en forme des documents.

Exercice à l'interface des acteurs internes et externes d’établissement :

• Directions fonctionnelles, CME, Université, facultés.
• Chefs de pôle et Chefs de services.
• Cabinet des élus locaux et nationaux et des autorités.
• Cabinets du DG ARS, du Ministre de la santé.
• Organisations syndicales.
• Conférence des DG de CHU et FHF.

Modifications fréquentes et urgences nécessitant de revoir les priorités quotidiennes.

Nombreuses interactions avec le bureau de la Conférence des Directeurs Généraux de CHU et avec la coordinatrice de la Commission Recherche et Innovation.

Composition de l'équipe

2 assistantes, pool de 3 personnes pour assurer la continuité du secrétariat de 8h30 à 18 heures.

Horaires 100% - Décompte journalier - 14 jours RTT - Poste à temps plein.

Gestion des congés

Prise des congés au regard de la continuité du secrétariat DG.

Contrat dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, à compter du mois de mars 2026.

Profil

Expérience d’assistante de top manager.

Connaissance du milieu hospitalier.

Exigences du poste

Agilité, gestion des urgences et des changements de priorité en cours de journée.

Très bonne connaissance de l'organisation interne du CHU (directions administratives et pôles médicaux).

Discrétion professionnelle.

Savoir‑être

Rigueur et autonomie, sens de l’organisation.

Sens du travail en équipe.

Capacité à réinterroger les priorités et à tenir les délais - capacité à travailler sous contrainte.

Capacité à anticiper et faire des propositions.

Capacité à alerter et solliciter de l’aide.

Créativité, curiosité.