Assistan(e) de Direction / Office Manager

Reej Consulting; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de conseil recherche un(e) Assistant(e) / Office Manager pour un stage de 6 mois à Aix-en-Provence. Vous serez chargé(e) de l'organisation administrative, logistiquement et de la gestion de la relation avec le CEO. Les candidats doivent posséder un diplôme en gestion, maîtriser les outils bureautiques, et avoir une bonne communication. Ce poste offre une rémunération de 1000 euros brut/mois, des tickets restaurants, et la possibilité d'un CDI à la clé.

Prestations

Tickets restaurants SWILE

Ambiance de travail conviviale

Remboursement du pass navigo à 100%

Possibilité de CDI après le stage

Qualifications

• Compétences techniques en gestion administrative et logistique.
• Expérience de stage ou en milieu professionnel appréciée.
• Bon niveau d'organisation et rigueur.

Responsabilités

• Gestion administrative et logistique des fournitures de bureau.
• Assistance à la direction et gestion de l'agenda du CEO.
• Organisation d'événements internes et coordination de séminaires.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Capacités de gestion budgétaire

Bonne communication écrite et orale

Maîtrise de l’anglais

Polyvalence

Formation

Diplôme en gestion ou administration (BTS/DUT minimum)

Outils

ERP

CRM

Description du poste

A propos du Groupe REEJ:

Chez le groupe REEJ (Reej Consulting, LINK R, The University et Weevr), on ne se contente pas de suivre le mouvement — on le crée. Groupe en pleine croissance, on accompagne les entreprises et les talents dans leur transformation digitale, leur montée en compétences et leurs projets innovants. Formation, conseil, tech : on mixe les expertises pour proposer des solutions concrètes, humaines et impactantes. Nos équipes sont basées à Paris (Levallois-Perret), Aix-en-Provence et Moirans.

Mission principale :

L’Assistant(e) / Office Manager joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’entreprise. Il/elle est en charge de l’organisation administrative, logistique, et parfois financière, tout en veillant à la bonne gestion des locaux et des relations avec les collaborateurs. Il/elle est en lien étroit avec le CEO, gestion de son agenda et l’assiste dans son quotidien.

Responsabilités :

Gestion administrative :

• Rédiger, traiter et archiver des documents administratifs (factures, contrats, correspondances).
• Assurer la gestion des agendas (réunions, rendez-vous, déplacements).
• Traiter les appels téléphoniques et les courriels entrants/sortants.
• Préparer les comptes-rendus des réunions et suivre les décisions prises.
• Gérer la commande et le suivi des fournitures de bureau.

Gestion des locaux et logistique :

• Superviser la maintenance des locaux et le bon fonctionnement des équipements (photocopieurs, téléphonie, etc.).
• Gérer les relations avec les prestataires externes (fournisseurs, sociétés de nettoyage, etc.).
• Organiser l’aménagement des espaces de travail et veiller à leur optimisation. (Préparation des salles de réunion).
• Suivre les aspects liés à la sécurité et à l’hygiène sur site.

Support à la direction :

• Assister la direction dans la préparation des dossiers stratégiques et dans le suivi des projets en cours. (COMEX et suivi administratif des dossiers)
• Effectuer des recherches et collecter des données nécessaires pour appuyer les décisions de la direction.

Gestion RH et financière :

• Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs et à leur intégration.
• Aider à la préparation de la paie et au suivi des notes de frais.

Organisation d’événements :

• Assister le marketing dans l’organisation des séminaires, réunions d’équipe, et événements internes (pot de départ, fêtes d’entreprise, etc.).
• Coordonner les déplacements professionnels (réservations d’hôtels, transports).

Le profil recherché

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM) est un atout.
• Capacités de gestion budgétaire et suivi de projets.
• Bonne communication écrite et orale, avec un bon niveau d’orthographe.
• Maîtrise de l’anglais.

Qualités personnelles :

• Organisation et rigueur.
• Proactivité et sens de l’initiative.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Excellent relationnel et capacité à travailler en équipe.
• Le permis est un plus.

Formation et expérience :

• Diplôme en gestion, administration, ou équivalent (BTS/DUT minimum).

Type d'emploi

Stagede fin d'études

Durée du contrat : 6 mois

Rémunération: 1000 euros brut/mois

Avantages:

Tickets restaurants SWILE (10€ par jour, 50% à la charge de l’employeur).

Ambiance de travail (After work, Séminaires, Cafés et boissons à volonté, Mario Kart…) et Leeto : avantages bien-être.

Remboursement du pass navigo à 100%.

Possibilité de CDI à la fin du stage.

Contact

Pour postuler, envoyez votre CV à [e-mail] avec l'objet : Stage Assistant(e) de Direction / Office Manager

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