Apprenti(e) pôle vie associative, culturelle et sportive (H/F)

MAIRIE; Fleurance; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale recherche un employé polyvalent pour accueillir le public, gérer des documents et contribuer à des projets locaux. Les tâches comprennent l'accueil physique et téléphonique, le traitement de dossiers, et la participation à l'organisation d'événements. Si vous êtes organisé, réactif et aimez le travail d'équipe, ce poste est fait pour vous. Les horaires sont de 35 heures par semaine, avec une présence requise lors d'événements occasionnels.

Qualifications

• Expérience en accueil du public et gestion des demandes.
• Compétence en gestion de base de données et archivage.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des projets.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public.
• Recevoir et orienter les demandes.
• Gérer et actualiser les bases de données et documents.

Connaissances

Accueillir le public

Gestion de projet

Utilisation de logiciels

Communication efficace

Description du poste

Horaires

35H/semaine

Travail en journée

Ponctuels

Activité principale (50% du temps de travail)

• Accueil physique et téléphonique du public
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Rédiger des notes synthétiques
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Autres activités (50% du temps de travail)

• Traitement des dossiers, saisie et archivage des documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de format et de contenus divers (courriers, comptes-rendus, notes)
• Gérer et actualiser une base de données (fichier des associations, salles municipales)
• Vérifier la validité des informations traitées : respecter les délais et les procédures
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Rechercher et diffuser des informations : recensement des événements organisés par les associations et transmission au Service Communication
• Assurer l'organisation pour les instances et autres réunions du pôle : Commissions « Sports », « Festivités » et « Culture » (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels.)
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du Pôle
• Gérer le retrait, la restitution et les plannings du minibus, des infrastructures sportives et des salles communales
• Utiliser des logiciels et des progiciels
• Gestion de projet
• Élaborer un cahier des charges
• Constituer, organiser et animer l'équipe projet en lien avec le responsable de service
• Assurer le suivi du projet
• Élaboration, mise en œuvre, mise en place du bilan quantitatif et qualitatif
• Soutien polyvalent aux activités du pôle
• Participation à l'organisation des évènements
• Présence ponctuelle pendant les évènements (soirs et Week-end)
• TOUTES AUTRES ACTIVITES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU POLE