Apprenti(e) - Assistant de gestion F / H

VINCI ENERGIES FRANCE INFRAS IDF NORD EST; Villejuif; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) Assistant(e) de Gestion pour soutenir son développement. Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion administrative quotidienne, de l'organisation d'événements et de la gestion des véhicules. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant, où votre sens du relationnel et votre capacité à bien communiquer seront des atouts majeurs. Si vous êtes curieux, organisé et désireux d'apprendre, cette position vous permettra de donner du sens à votre travail tout en contribuant à la croissance de l'entreprise.

Qualifications

• Curieux, dynamique et polyvalent, avec une première expérience appréciée.
• A l'aise avec les outils informatiques et maîtrise du pack office.

Responsabilités

• Gestion administrative quotidienne et suivi des dossiers des sous-traitants.
• Organisation des événements et réunions d'entreprise.
• Gestion du parc véhicules et des intérimaires.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Organisation

Maîtrise du pack office

Capacité d'adaptation

Formation

Bac +2

Outils

Logiciel de pointage

Outils informatiques

Description du poste

L'entreprise SDEL RAIL, filiale à taille humaine du groupe VINCI ENERGIES, recherche un(e) Assistant(e) de Gestion pour l'accompagner dans sa croissance.

SDEL Rail réalise pour la SNCF des travaux d'énergie et télécom en Ile de France. Nos équipes combinent une double expertise : expertes métier en HT, BT et télécom, elles sont également spécialisées dans les travaux en emprises ferroviaires en exploitation. Elles mettent en œuvre des solutions adaptées et durables dans le respect des règles de l'art et des instructions nationales de la SNCF.

Votre mission :

Rattaché.e à la Responsable Administrative et Comptable, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif quotidien de l'entreprise, vous garantirez le bon fonctionnement de :

1. Gestion administrative de l'entreprise :
   1. Suivre les dossiers et mettre à jour les documents des sous-traitants
   2. Accueillir les visiteurs et répondre au standard téléphonique
   3. Ouvrir et distribuer le courrier
   4. Gérer les documents internes (signature)
   5. Rédiger des courriers
   6. Préparer les supports de réunion
   7. Gérer les problèmes des locaux
   8. Mettre à jour les documents de l'entreprise (organigramme, tableaux d'affichages, tableau de suivi …)
   9. Participer au process d'intégration des nouveaux collaborateurs (accueil, matériel)
   10. Suivi des formations (envoi des convocations, enregistrement des attestations et mise à jour des tableaux de suivi)
2. Communication et évènement d'entreprise :
   1. Organiser les évènements et réunions d'entreprise
   2. Diffuser les notes d'informations relatives à l'entreprise
3. Gestion du parc véhicules :
   1. Gérer les contraventions
   2. Gérer les documents (carte grise, vignette, assurance, carte Total …)
   3. Déclarer les sinistres auprès de l'assureur
   4. Prendre les RDV auprès des garages et faire le suivi des entretiens des véhicules
4. Gestion des intérimaires :
   1. Faire le suivi des contrats
   2. Vérifier les documents des intérimaires
   3. Récolter et saisir les pointages dans le logiciel
   4. Saisir les factures intérimaires
5. Gestion des équipements :
   1. Paramétrage des équipements informatiques et résolution des problèmes en appui avec le correspondant informatique
   2. Faire l'inventaire et le suivi du matériel dans le magasin en collaboration avec le magasinier
6. Gestion des approvisionnements :
   1. Réaliser les commandes, assurer leurs suivis et leurs régularisations
   2. Réaliser les relances nécessaires auprès des fournisseurs
   3. Organiser les locations des matériels, et bases vie ainsi que leurs restitutions
   4. Organiser les transports pour approvisionner les chantiers
   5. Organiser les retours matériels en collaboration avec le magasinier

Les missions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer tant que ces missions restent dans le cadre de l'aide aux collaborateurs de l'entreprise.

Votre profil : curieux, dynamique et polyvalent, vous avez envie d'apprendre et d'entreprendre en donnant du sens à votre travail. De niveau Bac +2, avec une première expérience appréciée. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et maîtrisez le pack office. Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), vous aimez découvrir des sujets variés. Vous avez une bonne capacité d'adaptation et de gestion. Vous serez en lien avec les différents services fonctionnels et opérationnels de l'entreprise, votre sens du relationnel et votre capacité à bien communiquer seront des atouts dans vos échanges avec vos interlocuteurs, internes comme externes.