AGENT ADMINISTRATIF (H/F) - CELLULE SECRETARIAT GENERAL - TITULAIRE ET CONTRACTUEL

Université de Picardie Jules Verne (UPJV); Amiens; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Amiens recherche un agent de secrétariat pour gérer les tâches administratives liées aux vice-présidents. Le candidat idéal doit être rigoureux, discret et avoir un sens du service public. Il sera responsable de l'accueil, de la gestion des agendas et du suivi des dossiers administratifs. Ce poste est affecté à la DGS et requiert une bonne capacité d'adaptation aux périodes d'activité accrue.

Qualifications

• Capacité à gérer plusieurs tâches en simultané.
• Aptitude à travailler en milieu académique sous pression.
• Expérience dans un environnement secretarial appréciée.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
• Assister les vice-présidents dans leurs activités.
• Gérer l'administration des dossiers et le suivi logistique.

Connaissances

Rigueur

Discrétion

Disponibilité

Sens du service public

Travail en équipe

Description du poste

À propos de nous

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

Mission

Au sein de la DGS, l’agent aura en charge, avec son binôme, du Secrétariat Général (SG).

Nombre d’agents au sein de la cellule secrétariat général (SG, gestion des instances, affaires générales) : 4.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique
• Secrétariat des vice-présidents
• Organisation des déplacements des vice-présidents
• Suivi des agendas des vice-présidents
• Enregistrement et diffusion du courrier
• Administration et référent de l"outil MAARCH
• Commandes
• Gestion des commandes groupées
• Suivi des stocks de fournitures
• Saisie des bons de commandes (DGS, Président, DAGIJ, Agence comptable, DCOM)
• Classement et archivage des dossiers
• Gestions des parapheurs (entrants et sortants)
• Le recensement des demandes de dérogation, des astreintes et permanences pour les périodes de fermeture administratives (été et hiver)
• Suivi des dossiers d'arbitrage
• Gestion des réservations de salle de réunion (Risbourg, Séraphine, S. Noël, Ephémère)
• Réservation d'hôtel pour les missionnaires du CNU
• Suivi des conventions de stage « composantes et services » (Etudiants extérieurs en stage à l'UPJV - Etudiants UPJV en stage à l'UPJV) environ 100 pour 2024-2025
• Tâche de secrétariat pour l’assistante DGS et relais en son absence pour l’assistance DGS si besoin.

Activités associées

• Contribution aux activités du service selon les besoins

Rémunération basée sur la grille indiciaire d'adjoint technique de recherche et de formation, de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/pgzTAyoFK38jjME

Profil

Savoir-être

• Rigueur
• Discrétion
• Disponibilité
• Sens du service public
• Travail en équipe

Contraintes particulières

L’agent devra pouvoir s’adapter au surcroît d’activité pouvant survenir à certaines périodes.

Référence de l'offre : pho66ne2tl