Agent administratif et d'accueil (H/F)

UNION MUTUALISTE LA ROSERAIE; Sousceyrac-en-Quercy; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'hébergement médicalisé recherche un agent administratif et d'accueil pour gérer l'accueil physique et téléphonique des résidents, ainsi que la facturation et le suivi administratif. Une expérience de 12 mois en gestion administrative est requise, avec un diplôme Bac+2. Rigueur, esprit d'équipe et bonne maîtrise des outils bureautiques sont essentiels. Poste basé à Sousceyrac-en-Quercy.

Qualifications

• 12 mois d’expérience indispensable.
• Compétence en gestion administrative du courrier.
• Capacité à utiliser des outils numériques.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des résidents et des familles.
• Piloter l'activité administrative des résidents.
• Gérer les relations avec les organismes de prévoyance.
• Superviser les opérations de facturation et de recouvrement.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Bureautique et outils collaboratifs

Techniques de secrétariat

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 197TFKW - Agent administratif et d'accueil (H/F)

Au sein du service administratif de l'EHPAD Jacques DUMAS, vous aurez pour missions organisées par pôles :

Accueil et ressources humaines

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des résidents et des familles
• Mise à jour du Dossier patient administratif (dématérialisation)
• Réception et affranchissement du courrier
• Reprographie
• Mettre à jour le dossier administratif du salarié
• Rédiger les contrats de travail
• Suivi des visites médicales
• Réaliser les attestations de salaires à l'aide du logiciel SILAE
• Assurer le suivi des absentéismes et arrêts de travail des salariés
• Relation avec les organismes de prévoyance et de mutuelle
• Suivi de la gestion de la formation (demande prise en charge et remboursement)

Admission des résidents et facturation

• Piloter l'activité et veiller au bon déroulement de la prise en charge administrative des résidents (de la préadmission jusqu'à l’encaissement final)
• Préparation des dossiers d’admission avant l’entrée du résident
• Assurer en recueillant tous les éléments nécessaires à l’identification du résident et la facturation de son séjour
• Effectuer le contrôle administratif du dossier selon les règles d'identitovigilance
• Etablir les demandes de prise en charge auprès des organismes concernés (APA, etc.)
• Gérer les relations avec les caisses complémentaires, les tutelles, les organismes extérieurs, ainsi que les autres services de l’établissement et les partenaires identifiés
• Superviser les opérations de facturation et de recouvrement des frais de séjour
• Effectuer la facturation des résidents et des organismes de complémentaire jusqu’à la télétransmission et le contrôle
• Recueillir, valider et contrôler les éléments variables intervenant durant le séjour
• Gérer les contentieux de paiement et suivre les procédures juridiques
• Assurer la saisie des encaissements et le rapprochement bancaire

Gestion comptable et tableau de bord

• S’assurer de la fiabilité des opérations comptables relatives à la facturation et aux encaissements en collaboration avec le service comptable
• Suivre les différents tableaux de bord

Profil souhaité

Expérience

• 12 mois d’expérience indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classement, archivage
• Contrôler la conformité des données
• Corriger et mettre en forme un document
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier
• Réaliser des travaux de reprographie
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir l’esprit d’équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d’activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées