Personal Assistant & Workplace Manager

Garaje de ideas; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 40.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora en Madrid busca un Office Manager para gestionar la recepción y las operaciones diarias. Se requiere fluidez en inglés y manejo de Google Suite. Ofrecemos un contrato indefinido a tiempo completo con 23 días de vacaciones al año y beneficios como formación y retribución flexible.

Servicios

23 días de vacaciones

Bono de 500€ para formación

Café y fruta gratis

Retribución flexible

Formación

• Experiencia como Office Manager, Recepcionista o similar.
• Actitud positiva y amistosa.
• Capacidad para trabajar en un entorno dinámico.

Responsabilidades

• Gestionar la recepción y ser el primer contacto para empleados y visitantes.
• Apoyar las operaciones diarias de la empresa y gestionar la instalación.
• Coordinar viajes del personal y gestionar compras y facturas.

Conocimientos

Fluidez en inglés

Manejo de herramientas de Google Suite

Habilidades de organización

Buena comunicación

Atención al detalle

Iniciativa

Flexibilidad

Descripción del empleo

Overview

Lo que buscamos es una persona con experiencia en un rol de Office Manager, Recepcionista o similar, con experiencia en la gestión de tareas administrativas complementarias.

Responsibilities

• Gestionar la recepción, convirtiéndote en la primera persona a la que ven de todos nuestros empleados, clientes y visitantes, en un horario de 9:30 a 19:00.
• Apoyar las operaciones diarias de la empresa, supervisando y gestionando la instalación, el equipamiento, el material de oficina, el servicio de limpieza, etc.
• Trabajar estrechamente con el equipo de Operaciones para optimizar los recursos y procedimientos.
• Serás el enlace entre la empresa y los proveedores, gestionando compras, albaranes y facturas. Negociarás las tarifas con ellos y controlarás el gasto.
• Tendrás acceso y gestionarás la herramienta de control de aforo y te asegurarás de que en ella se refleja la asistencia real a la oficina.
• Coordinarás todos los viajes del personal, incluyendo vuelos, hoteles, seguros, presupuestos, reserva de restaurantes y taxis.
• Gestión y compra de formaciones para empleados, la gestión de las notas de gasto y los gastos de transporte y alimentación, etc.
• Darás apoyo en la gestión de diferentes eventos internos como pueden ser afterworks, team buildings o formaciones.
• Un impacto real en la vida de los empleados en las oficinas.
• Voz para poner en marcha nuevas iniciativas de bienestar con el objetivo de fomentar un entorno de trabajo seguro, cómodo y sostenible.

Requirements / What we need

• Tengas suficiente fluidez en inglés para comunicarte a nivel oral y escrito con soltura.
• Tengas experiencia en el manejo de herramientas de la Suite de Google (Calendar, Gmail, Google Docs, etc.) y con hojas de cálculo (Excel, Google Sheets...).
• Seas una persona con actitud positiva y amistosa, que sepa hacer sentir acogidas a todas las personas que están y visitan nuestras oficinas.
• Tengas fuertes habilidades de organización y planificación.
• Tengas buenas habilidades de comunicación.
• Seas una persona atenta a los detalles y resolutiva.
• Seas capaz de anticiparte y te guste tomar iniciativa. Si una misma duda se repite tres veces, esperamos de ti que levantes la mano para reflejarla en nuestro G.book.
• Seas flexible y tengas capacidad para trabajar en el entorno dinámico y cambiante que ofrece estar en una empresa en crecimiento.

About Garaje / Our values

• En Garaje nos gustan las personas que...
• Son autónomas y saben gestionar sus responsabilidades y su tiempo.
• Son exigentes consigo mismas y están constantemente en proceso de mejora.
• Cuestionan y analizan ideas para resolver problemas.
• Asumen el ownership de sus tareas, no dicen “esto no es mi problema” y van más allá para hacer que el producto brille.
• Son flexibles y abrazan el cambio, y son capaces de pivotar y abandonar viejas ideas.
• No esperan resolver todo a la primera ni de forma perfecta y son capaces de tomar riesgos y enfrentarse al error.
• Saben trabajar con otras, dejan a un lado su ego y son humildes : big team little me.
• Generan un ambiente de trabajo positivo y de colaboración en el que todas las personas se sientan incluidas, valoradas y aceptadas.

Benefits / What you’ll get

• Trabajar en un entorno de alto crecimiento con equipos multidisciplinares de Diseño, Data, Tecnología y Growth, y crear experiencias, servicios y productos con impacto para grandes clientes.
• Contrato indefinido a tiempo completo : queremos que estés y que te quedes.
• 23 días de vacaciones al año y festivos regionales para que descanses y desconectes. También tendrás libres 2 días más en Navidad y el día de tu cumpleaños.
• Café, té, fruta y zumo de naranja gratis en la oficina. ¡Aquí quien se resfría es porque quiere!
• Bono de 500€ para formación, para aprender idiomas, para comprar libros o para asistir a eventos del sector.
• Programa muy amplio de formación interna, que abarca todas las disciplinas que tenemos en Garaje : Diseño, Data, Tecnología y Growth.
• Biblioteca común con posibilidad de pedir libros nuevos cada mes y servicio de préstamo.
• Eventos y dinámicas frecuentes para compartir conocimiento y aprendizajes de los proyectos. Y de vez en cuando hacemos eventos más informales.
• Cultura de la transparencia : cada pocos meses actualizamos sobre la situación y objetivos de la compañía en un All Hands y presentamos novedades.
• Retribución flexible (restaurante, transporte, guardería y seguro médico privado) para que ahorres en tu nómina todos los meses.
• Aporte extra para dietas si en algún momento trabajas en las oficinas de cliente.
• Incentivo por traer nuevos clientes a Garaje.
• Vístete como quieras, a no ser que hagamos una fiesta de disfraces ;)

Qué pasará ahora?

Si tu perfil encaja con lo que estamos buscando, nos pondremos en contacto contigo pront