Career Opportunities: Administrative Assistant (Temporary) (4313)

Bial; Madrid; Presencial; EUR 25.000 - 35.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa del sector farmacéutico busca un/a asistente administrativo/a para realizar tareas administrativas esenciales y brindar soporte. El candidato ideal tiene al menos 3 años de experiencia en un rol similar, es fluido en inglés y tiene conocimientos de MS Office. Las responsabilidades incluyen la gestión de la comunicación, organización de reuniones y apoyo en recursos humanos. Se valorarán habilidades de gestión del tiempo y atención al detalle.

Formación

• 3 años de experiencia en un puesto similar.
• Conocimientos sobre dispositivos de oficina de TI.
• Excelentes habilidades de comunicación y atención al detalle.

Responsabilidades

• Realizar tareas administrativas necesarias según procedimientos definidos.
• Gestionar el calendario de reuniones y asistir a viajes.
• Brindar apoyo en recursos humanos y gestionar órdenes de compra.

Conocimientos

Gestión del tiempo

Habilidades de comunicación escrita

Organización

Fluidez en inglés

Herramientas

MS Office

Impresoras

Máquinas de fax

Descripción del empleo

Realizar todas las tareas administrativas necesarias, de acuerdo con los procedimientos definidos, brindando un servicio de soporte eficiente a los grupos de interés internos y externos de la empresa.

• Redactar y enviarcorreos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios;
• Ser el punto de contacto para los miembros del equipo, así como para los clientes / proveedores externos, asegurándose de que sean atendidos por teléfono, correo electrónico u otro medio de comunicación y recuperen la información necesaria;
• Gestionar el calendario de reuniones asegurándose de que se proporciona la asistencia necesaria - reservas, salas de reuniones, etc. - en función de las necesidades (reuniones internas, reuniones de ciclo, congresos);
• Ayudar en viajes, alojamiento y necesidades de alquiler de automóviles;
• Preparar presentaciones y ayudar con la traducción;
• Brindar apoyo, cuando sea necesario, en temas de recursos humanos: gestión de flotas de automóviles, nómina, etc .;
• Ser responsable del proceso de la orden de compra (Insertar y proporcionar órdenes / solicitudes de compra en el Sistema), incluido el trato con los proveedores y asegurarse de que las perspectivas financieras y contables estén de acuerdo con los procedimientos del Grupo;
• Gestionar el procedimiento de contratos / acuerdos, relacionados con campañas o eventos promocionales y médicos, cuando corresponda;
• Asesorar y capacitar a sus compañeros sobre las mejores prácticas comerciales;
• Manejar y enviar mapas de gastos y comprobantes de empleados;
• Actualizar, mantener y seguir las políticas y procedimientos de la oficina;

3. REQUISITOS Y CALIFICACIONES

• Experiencia previa de al menos 3 años en un puesto similar;
• Conocimientos prácticos sobre el manejo de dispositivos de oficina de TI, como impresoras y máquinas de fax;
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas;
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular);
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo;
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal;
• Fluidez en inglés (escrito y hablado);
• Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas;
• Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.

Orientación a negocio

Orientado al cliente

Planificación y Organización

Busqueda de Excelencia

Trabajo en Equipo Y Colaboracion

Conocimiento Técnico

Responsabilidades de cumplimiento (si corresponde)

• Controlar la recogida de información y documentos de los eventos y su estado.