Backoffice & Administrative Support/ Teamassistenz/Allround-Assistenz für Office, Vertrieb & Einkauf

Pixel Photonics GmbH; Münster; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Deep-Tech Start-up in Münster sucht Unterstützung im Backoffice und in der administrativen Assistenz. Sie übernehmen vielseitige Aufgaben von der Bearbeitung von Kundenaufträgen bis hin zur Unterstützung im Marketing und der Messeorganisation. Die Position bietet viel Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung in einem dynamischen Team. Erforderlich sind Kommunikationsstärke, ein Organisationstalent, Erfahrung im administrativen Bereich sowie sichere Englischkenntnisse.

Leistungen

Flache Hierarchien

Gestaltungsfreiraum

Internationales Team

Qualifikationen

• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freude an Multitasking und selbstständigem Arbeiten.
• Erfahrung in der Bearbeitung von Kundenaufträgen.

Aufgaben

• Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo.
• Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten.
• Unterstützung bei Reisebuchungen und Dokumentenmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

MS Office

Erfahrung im administrativen Bereich

Gute Englischkenntnisse

Tools

ERP-System Odoo

Jobbeschreibung

Backoffice & Administrative Support/ Teamassistenz/Allround-Assistenz für Office, Vertrieb & Einkauf

Temporary, Full or part-time · Münster

Ihre Aufgaben

Du bist ein Organisationstalent und magst Abwechslung? In einem Startup gleicht kein Tag dem anderen – bei uns übernimmst Du nicht nur klassische Backoffice-Aufgaben, sondern kannst Dich je nach Deinen Stärken und Interessen in weitere Themenfelder einbringen. Ob Marketing, Messeorganisation oder Auftragsabwicklung: Deine Rolle wächst mit Dir!

• Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo (z. B. Bestellannahme, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen)
• Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
• Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe, allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung der Office Managerin bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement, Organisation von Firmenevents
• Planung, Registrierung und Koordination von Fachmessen
• Organisation des Standaufbaus sowie Abstimmung mit Dienstleistern
• Vorbereitung von Marketingmaterialien und Unterlagen
• Interne Koordination sowie Nachbereitung von Veranstaltungen
• Backoffice & Administration
  • Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo (z. B. Bestellannahme, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen)
  • Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
  • Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe, allgemeine Büroorganisation
  • Unterstützung der Office Managerin bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement, Organisation von Firmenevents
• Messeorganisation
  • Planung, Registrierung und Koordination von Fachmessen
  • Organisation des Standaufbaus sowie Abstimmung mit Dienstleistern
  • Vorbereitung von Marketingmaterialien und Unterlagen
  • Interne Koordination sowie Nachbereitung von Veranstaltungen
• Optionale Aufgaben (je nach Qualifikation & Interesse)
  • Marketing: Erstellung von Marketingunterlagen und Mailings, Pflege der Firmenhomepage
  • Logistik: Versandorganisation inkl. Zollabwicklung
  • Finanzen: vorbereitende Buchhaltung
  • Urlaubsvertretung Einkauf: Bestellungen, Rechnungserfassung, Wareneingangskontrolle und Dokumentation
• Du arbeitest strukturiert, genau und zuverlässig/präzise
• Organisationstalent mit Freude an Multitasking
• Selbstständige und effiziente Arbeitsweise, auch bei hohem Aufgabenaufkommen
• Erfahrung im administrativen Bereich oder in der Auftragsabwicklung
• Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit einem ERP-System
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

• Eine abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsfreiraum vorm ersten Tag an in einem wachsenden Startup
• Möglichkeit, Deine Rolle flexibel zu erweitern und Verantwortung in neuen Themenfeldern zu übernehmen
• Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein internationales, diverses Team

Pixel Photonics ist ein junges, wachsendes Deep Tech Start-up aus Münster – wir entwickeln Sensoren und Detektorlösungen zur Erfassung schwacher Lichtsignale bis hinunter zur Einzelphotonen-Ebene, die Grundlage für Quantentechnologien von morgen sind. Als Unternehmen leben wir flache Hierarchien und ein vielfältiges und multinationales Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, vom ersten Tag an Verantwortung zu übernehmen.