Specialist, Facilitator Success

Mental Health Commission of Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 55,000 - 60,000; Full time

Job summary

A national mental health organization in Ottawa seeks a Specialist, Facilitator Success to enhance facilitator experience for mental health training programs. The role focuses on onboarding, support, and engagement while requiring strong organizational skills and bilingual communication. Ideal candidates will have a background in program coordination and are passionate about mental health. Competitive salary offered.

Benefits

Commitment to diversity

Professional development opportunities

Qualifications

• Minimum 3 years of experience in supporting facilitators, program coordination, or adult education.
• Strong organizational and communication skills.
• Demonstrated ability to manage multiple priorities.

Responsibilities

• Lead the onboarding process for newly certified facilitators.
• Serve as the primary point of contact for certified facilitators.
• Coordinate access to refresher sessions and updated materials.

Skills

Coaching and interpersonal skills

Problem-solving abilities

Bilingualism (English and French)

Proficiency in Microsoft Office

Experience in program coordination

Education

Bachelor’s degree or diploma in relevant field

Tools

Salesforce

MS Teams

Zoom

Job description

Reports To: Manager, Facilitator Experience

Department: Opening Minds

Status: Full-time, permanent

Location: Ottawa, Ontario preferred

Starting Salary Range: $55,500 - $60,000

LAND ACKNOWLEDGEMENT

The Head Office of the Mental Health Commission of Canada is located on the unceded, traditional Territory of the Algonquin Anishinaabe Nation, in what is now called Ottawa, Ontario. We acknowledge that for thousands of years, the Algonquin People protected these lands, the Ottawa River Watershed, and its tributaries. As a national organization, we also acknowledge that we work on the traditional lands of many different nations. Today, a path to truth and reconciliation begins with recognizing both the stewardship and the sacrifices of the original peoples. We are committed to recognizing the errors of the past, acknowledging the challenges of the present, and contributing to a new and equitable relationship with the First Peoples.

ABOUT MHCC

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a registered charity created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

Since 2010, the Commission has offered mental health training programs. In 2023, MHCC-Opening Minds (OM) was formally introduced as a social enterprise and the largest systematic effort in Canadian history focused on eliminating stigma. MHCC – Opening Minds offers mental health training programs and advisory services to individuals and organizations who wish to proactively support mental health in their workplaces and communities. Training courses include Mental Health First Aid (MHFA), The Working Mind (TWM), and The Inquiring Mind (TIM). In addition, Headstrong and our Psychological Health & Safety (PHS) Assessment programs contribute to mental health literacy and stigma reduction. Opening Minds has trained over 1 million people in mental health across Canada, and that number is growing. Our courses are available in person or virtually and have been adapted for greater relevance in many specific sectors. More information can be found at https://openingminds.org

POSITION OVERVIEW

The Specialist, Facilitator Success is responsible for ensuring a seamless and supportive experience for certified facilitators delivering Opening Minds programs, including The Working Mind, The Inquiring Mind, Psychological Health and Safety, and Mental Health First Aid in both official languages, French and English. This role is responsible for the operational oversight, relationship stewardship, and strategic administrative support required to sustain and grow a high-performing network of facilitators.

Serving as the primary point of contact for certified facilitators, the Specialist plays a strategic role in enabling successful program delivery. They lead onboarding processes, provide ongoing guidance, and ensure access to essential tools and resources. The Specialist maintains and analyzes facilitator records, designs and coordinates professional development opportunities, and supports Lead Facilitators in their mentorship capacity. Additionally, they monitor facilitator engagement and adherence to program standards, proactively identify and escalate issues, and contribute to continuous improvement through data-informed insights and stakeholder collaboration.

This position is ideal for someone who excels in service delivery, process coordination, and stakeholder engagement, and who is passionate about enabling others to succeed through strong systems and support.

KEY RESPONSIBILITIES

• Facilitator Onboarding & Records Management
• • Lead the onboarding process for newly certified facilitators, ensuring timely access to systems, resources, and support materials.
  • Maintain accurate and up-to-date facilitator records, including certification status, activity logs, and support history in internal systems (e.g., Salesforce).
  • Track facilitator engagement and participation in required activities such as refreshers or upskilling sessions.
• Operational Support & Service Coordination
• • Serve as the primary point of contact for certified facilitators regarding administrative and operational inquiries.
  • Respond to facilitator questions and requests in a timely, professional, and solutions-oriented manner.
  • Coordinate logistics related to facilitator access to tools, platforms, and program updates.
• Facilitator Engagement & Communication
• • Lead the planning and delivery of facilitator communications, including newsletters, updates, and resource sharing.
  • Organize virtual engagement opportunities such as community calls, Q&A sessions, or informal check-ins.
  • Review facilitator feedback channels and escalate recurring issues or trends to the appropriate internal teams.
• Lead Facilitator & Peer Support Coordination
• • Support the coordination of Lead Facilitator assignments and activities, including scheduling, documentation, and communication.
  • Manage clear records of Lead Facilitator contributions and feedback provided to facilitators.
  • Assist in tracking and documenting peer support activities and outcomes.
• Upskilling & Resource Access
• • Coordinate access to refresher sessions, updated materials, and optional learning opportunities for facilitators.
  • Maintain and distribute facilitator support resources, ensuring they are current and aligned with program standards.
  • Collaborate with internal teams to ensure facilitators are informed of relevant changes to program delivery or expectations.
• Process Improvement & Collaboration
• • Contribute to the development and refinement of facilitator support processes, tools, and documentation.
  • Participate in internal working groups or projects related to facilitator experience and operational efficiency.
  • Support data collection and reporting related to facilitator engagement and support outcomes.
• Other
• • Perform other duties as assigned to support the success of the Opening Minds programs and facilitator network.

SKILLS AND EXPERIENCE

• Minimum 3 years of experience in supporting facilitators, program coordination, or adult education.
• Strong coaching and interpersonal skills, with the ability to provide constructive feedback.
• Experience managing performance and supporting professional development.
• High proficiency in Microsoft Office, MS Teams, Zoom, and Salesforce (or similar CRM).
• Excellent problem-solving and conflict resolution abilities.
• Bilingualism (English and French) is required.

QUALIFICATIONS

• Bachelor’s degree or diploma in hospitality, program management, adult education, or a related field from a recognized post-secondary institution or equivalent experience.
• Demonstrated ability to manage multiple priorities and respond to evolving needs.
• Strong organizational and communication skills.
• Empathetic, proactive, and solutions-focused approach.

COMPETENCIES

• Values and Ethics
• Respectful of Diversity
• Continuous Learning
• Results Management
• Teamwork and Cooperation
• Oral/Written Communication
• Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)
• See Commission Competency Framework – Employee Level, Organizational and Core for details.

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS

• Moderate periods of time spent in meeting type settings
• Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer related work
• Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc. 5 plus hours)
• High requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
• High degree of concentration required
• Low level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of workday beyond 7.5 hours
• High analytical and interpretive requirements
• Must be comfortable working virtually and in open space environments
• Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

PSYCHOLOGICAL DEMANDS

• Continuously deadline driven requirements
• Moderate level exposure to stress resulting from complex interactions, stakeholder relations, and output requirements.
• Moderate level requirement to maintain concentration for extended periods of time in order to maximize stakeholder engagement, perform situational strategic analysis and interpretation of data and minimize errors.
• Capacity to effectively organize and prioritize own work.
• Moderate to high degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict.
• Responsive to possible rapid changes in priorities.
• Adaptable to change (organizational and environmental)
• Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

As a pan-Canadian organization committed to Reconciliation, we encourage applications from individuals who identify as Indigenous (First Nations, Inuit, and Métis).

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at [e-mail].

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Spécialiste, Réussite de l’animateur (bilingue)

Supérieur(e) hiérarchique: Gestionnaire, Expérience de l’animateur

Service: Changer les mentalités

Type d’emploi: Poste permanent à temps plein

Lieu de travail: Ottawa, Ontario, de préférence

Echelle salariale: 55 500 $ à 60 000 $

RECONNAISSANCE DES TERRITOIRES AUTOCHTONES

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada est situé sur le territoire traditionnel non cédé de la Nation algonquine anishinaabe, que nous appelons à présent Ottawa, en Ontario. Nous tenons à souligner que, depuis des millénaires, les Algonquins ont protégé ces terres, le bassin versant de la rivière des Outaouais et ses affluents. En tant qu’organisme national, nous sommes conscients du fait que nous exerçons nos activités sur les territoires traditionnels de nombreuses Nations. Aujourd’hui, le chemin vers la vérité et la réconciliation s’ouvre en tenant compte à la fois du rôle de gardien et des sacrifices des peuples autochtones. Nous nous engageons à reconnaître les erreurs du passé, à relever les défis du présent et à participer à la création d’une relation nouvelle et équitable avec les peuples autochtones.

À propos de la CSMC

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est un organisme de bienfaisance enregistré qui a été créé pour sensibiliser la population canadienne aux questions de santé mentale et améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.

Depuis 2010, la CSMC offre des programmes de formation en santé mentale. En 2023, CSMC – Changer les mentalités a été officiellement présentée comme une entreprise sociale, ainsi constituant le plus grand effort systématique de l’histoire du Canada consacré à éliminer la stigmatisation. CSMC – Changer les mentalités offre des programmes de formation en santé mentale et des services de consultation aux personnes et organisations qui souhaitent soutenir de manière proactive la santé mentale dans leur milieu de travail et leur communauté. Les cours de formation comprennent : Premiers soins en santé mentale (PSSM), L’esprit au travail (EAT) et L’esprit curieux (EC). En outre, La tête haute et nos programmes d’évaluation de la santé et de la sécurité psychologiques contribuent à la sensibilisation à la santé mentale et à la réduction de la stigmatisation. Changer les mentalités a permis de former plus d’un million de personnes en santé mentale partout au Canada, et ce nombre ne cesse de croître. Nos cours sont disponibles en personne ou en ligne et ont été adaptés pour mieux répondre aux besoins de nombreux secteurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter : https://changerlesmentalites.org/

APERÇU DU POSTE

Le spécialiste, Réussite de l’animateur, est chargé de veiller à ce que les animateurs certifiés qui dispensent les programmes Changer les mentalités, notamment L’esprit au travail, Santé et sécurité psychologiques et Premiers soins en santé mentale dans les deux langues officielles, en français et en anglais, bénéficient d’une expérience harmonieuse et d’un soutien adéquat. Le titulaire de ce poste est responsable de la supervision opérationnelle, de la gestion des relations et du soutien administratif stratégique nécessaires au maintien et au développement d’un réseau d’animateurs hautement performants.

Le spécialiste, qui agit comme personne-ressource principale auprès des animateurs certifiés, contribue de façon stratégique à la réussite du programme. Il dirige les processus d’intégration, offre des conseils et facilite l’accès aux outils et aux ressources essentiels. Le spécialiste tient à jour et analyse les dossiers de l’animateur, conçoit et coordonne les occasions de perfectionnement professionnel, et soutient les animateurs principaux dans leur rôle de mentor. De plus, il surveille l’engagement de l’animateur, veille à ce que les normes du programme soient respectées, cerne les problèmes et signale les problèmes en amont, et participe à l’amélioration continue des programmes, notamment par l’apport de renseignements fondés sur des données et la collaboration des intervenants.

Ce poste est idéal pour une personne qui, en plus d’exceller dans le domaine de la prestation de services, la coordination des processus et l’engagement des intervenants, s’intéresse vivement à la capacité des autres à réussir grâce à des systèmes et un soutien solides.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Intégration de l’animateur et gestion des dossiers
• • Diriger le processus d’intégration des animateurs venant de recevoir leur certification et notamment faire en sorte qu’ils aient rapidement accès aux systèmes, aux ressources et au matériel de soutien.
  • Tenir à jour les dossiers des animateurs, y compris l’état de la certification, les registres d’activités et l’historique de soutien dans les systèmes internes (p. ex., Salesforce).
  • Effectuer un suivi de l’engagement et de la participation de l’animateur aux activités requises, notamment les séances de rappel ou de perfectionnement des compétences.
• Soutien opérationnel et coordination des services
• • Agir à titre de personne-ressource principale auprès des animateurs certifiés en ce qui concerne les demandes administratives et opérationnelles.
  • Répondre aux questions et aux demandes de l’animateur en temps opportun, de façon professionnelle et en étant orienté vers les solutions.
  • Coordonner la logistique liée à l’accès des animateurs aux outils, aux plateformes et aux mises à jour du programme.
• Participation et communication de l’animateur
• • Diriger la planification et la livraison des communications de l’animateur, y compris les bulletins d’information, les mises à jour et le partage des ressources.
  • Organiser des échanges virtuels, par exemple, des appels collectifs, des séances de questions et réponses ou des rencontres informelles.
  • Passer en revue les canaux de rétroaction de l’animateur et transmettre les problèmes récurrents ou les tendances aux équipes internes concernées.
• Animateur principal et coordination du soutien par les pairs
• • Contribuer à la coordination des affectations et des activités de l’animateur principal, y compris la planification, la documentation et la communication.
  • Bien tenir les dossiers des contributions et des rétroactions de l’animateur principal.
  • Contribuer au suivi et à la documentation des activités de soutien des pairs et des résultats.
• Mise à niveau des compétences et accès aux ressources
• • Coordonner l’accès aux séances de rappel, aux documents mis à jour et aux occasions d’apprentissage facultatives pour les animateurs.
  • Conserver et distribuer les ressources offrant un soutien aux animateurs; c’est-à-dire faire en sorte qu’elles soient à jour et conformes aux normes du programme.
  • Collaborer avec les équipes internes pour s’assurer que les animateurs sont au courant des changements pertinents apportés aux attentes ou à l’exécution du programme.
• Amélioration des processus et collaboration
• • Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des processus, des outils et de la documentation qui aident l’animateur à faire son travail.
  • Participer à des groupes de travail internes ou à des projets liés à l’expérience d’animateur et à l’efficacité opérationnelle.
  • Contribuer à la collecte de données et à la production de rapports liés à l’engagement de l’animateur et aux résultats du soutien qui lui est offert.
• Autre
• • Effectuer les autres tâches assignées en vue de favoriser la réussite des programmes de Changer les mentalités et du réseau d’animateurs.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

• Au moins trois ans d’expérience en soutien aux animateurs, en coordination de programmes ou en éducation des adultes.
• Solides compétences en encadrement et en relations interpersonnelles, et capacité à formuler des commentaires constructifs.
• Expérience en gestion du rendement et en soutien au perfectionnement professionnel.
• Maîtrise élevée de Microsoft Office, MS Teams, Zoom et Salesforce (ou d’une solution CRM similaire).
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et de conflits.
• Bilinguisme impératif (français et anglais).

QUALIFICATIONS

• Baccalauréat ou diplôme en accueil, gestion de programmes, éducation des adultes ou dans un domaine connexe d’un établissement postsecondaire reconnu, ou expérience équivalente.
• Capacité avérée à gérer plusieurs priorités et à répondre aux besoins changeants.
• Solides capacités d’organisation et habiletés interpersonnelles
• Empathie, sens de l’initiative, et approche orientée vers les solutions.

COMPÉTENCES

• Valeurs et éthique
• Respect de la diversité
• Apprentissage continu
• Gestion des résultats
• Travail d’équipe et coopération
• Communication orale et écrite
• Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques)
• Pour de plus amples renseignements, consultez le cadre de compétences de la CSMC – Niveaux d’emploi, organisationnel et de base.

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

• Temps moyen consacré aux réunions
• Exigences visuelles soutenues (cinq heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
• Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc., 5 heures et plus)
• Capacité élevée d’accomplir plusieurs tâches simultanément et de porter efficacement attention à de nombreuses tâches et responsabilités en même temps.
• Haut degré de concentration requis
• Grand souci du détail.
• Peu d’obligations en matière de déplacements (jusqu’à 10 % du temps, parfois plus) et d’heures supplémentaires.
• Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation.
• Doit être en mesure de travailler de manière virtuelle et dans un milieu à aires ouvertes
• La candidate ou le candidat doit pouvoir travailler efficacement à domicile, temporairement ou selon les besoins, et disposer d’un accès fiable à Internet et d’un environnement de travail (bureau, chaise, etc.). Veuillez noter que la CSMC ne rembourse pas les frais liés au télétravail, qu’il s’agisse de frais liés à Internet, aux services publics ou à l’achat d’un bureau ou d’une chaise.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

• Exigences constamment axées sur les échéances.
• Niveau moyen d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de rendement.
• Exigence moyenne de concentration pendant des périodes prolongées, afin d’optimiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de la situation, d’interpréter les données et de réduire la marge d’erreur.
• Capacité à organiser efficacement son travail et à établir ses priorités.
• Intelligence émotionnelle de niveau moyen à élevé nécessaire pour établir et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et gérer les conflits.
• Capacité d’adaptation aux priorités qui peuvent changer rapidement.
• Capacité d’adaptation aux changements (sur le plan organisationnel et environnemental).
• Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois par an et révisés régulièrement.

À titre d’organisme pancanadien engagé sur la voie de la réconciliation, la CSMC encourage les personnes s’identifiant comme Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis) à présenter leur candidature.

La CSMC s’engage à promouvoir la diversité et le bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures de personnes provenant d’horizons divers, notamment celles des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des membres des minorités visibles ainsi que des personnes ayant un savoir expérientiel de la maladie mentale ou des problèmes liés à la santé mentale.

La CSMC invite et encourage les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Les candidates et candidats qui en font la demande peuvent bénéficier de mesures d’adaptation à toutes les étapes du processus de sélection.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel auprès du service des Ressources humaines à l’adresse suivante [e-mail].

En période de télétravail, la CSMC ne remboursera pas les coûts de connexion à Internet et les autres dépenses liées au travail à domicile, notamment les services publics, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

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Note: This refinement preserves the content of the original job description in both languages where provided, structures it with clear English and French sections, and converts all lists to proper HTML lists using the allowed tags. The final content remains focused on responsibilities, qualifications, and job details.