IPSA Administrative Assistant

International Political Science Association; Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 45,000; Full time

Job summary

Une organisation internationale à Montréal recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve) motivé(e) pour soutenir ses opérations. Le poste requiert des compétences en administration et communication, avec un rôle actif dans divers projets. Salaire compris entre 42 450 $ et 44 170 $. Cliquez pour postuler au sein d'une équipe dynamique et engagée.

Benefits

Environnement de travail accueillant

Horaire hybride et flexible

Journées de maladie payées

Qualifications

• Deux ans d'expérience en administration et service à la clientèle.
• Familiarité avec des outils numériques et bases de données.
• Expérience dans la mise à jour de sites web (un atout).

Responsibilities

• Appuyer l’équipe du Secrétariat dans diverses fonctions administratives.
• Gérer les courriels et répondre aux demandes des membres.
• Rédiger et réviser des documents variés.

Skills

Bilinguisme français–anglais

Aptitudes organisationnelles

Compétences en communication

Maîtrise de Microsoft Office

Expérience en service à la clientèle

Education

Diplôme d'études collégiales (DEC) ou baccalauréat

Maîtrise (un atout)

Tools

Microsoft Office

Suite Google

Job description

Temps plein (35 heures par semaine), octobre 2025 – septembre 2027 (possibilité de renouvellement)

L’Association internationale de science politique (AISP) est une organisation non gouvernementale internationale fondée en 1949 sous les auspices de l’UNESCO. Avec des membres issus de plus de 100 pays, l’AISP contribue au développement mondial de la science politique, favorise la collaboration académique et soutient des activités visant à renforcer la discipline à l’échelle internationale. L’AISP organise un Congrès mondial de science politique tous les deux ans, ainsi que des conférences, ateliers, écoles d’été, et elle publie également des revues scientifiques de premier plan. L’association offre des ressources et des services aux chercheurs et chercheuses en science politique à toutes les étapes de leur carrière.

Aperçu du poste

Le Secrétariat de l’AISP est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e) et motivé(e) pour rejoindre son équipe basée à Montréal. La personne retenue apportera un soutien essentiel aux opérations quotidiennes du Secrétariat et contribuera à divers projets spéciaux découlant de son Plan stratégique 2023 -2027. Le poste comprend des tâches administratives, organisationnelles et de communication, et offre l’occasion de participer à des initiatives académiques internationales.

Responsabilités principales

• Appuyer l’équipe du Secrétariat dans diverses fonctions administratives quotidiennes, y compris la saisie de données et la mise à jour des bases de données.
• Gérer les courriels généraux et ceux liés à l’adhésion; répondre aux demandes des membres et partenaires.
• Rédiger, mettre en forme et réviser des lettres, rapports, présentations et procès-verbaux.
• Participer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives de l’AISP, telles que des programmes de rayonnement et de formation.
• Organiser, mettre à jour et numériser les archives physiques de l’AISP.
• Contribuer à la mise à jour du site web.
• Exécuter d’autres tâches administratives au besoin.
• Bilinguisme français–anglais avec d’excellentes compétences écrites et orales (la connaissance d’autres langues est un atout).

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou baccalauréat dans un domaine pertinent (la maîtrise est un atout).
• Minimum de deux ans d’expérience en administration et en service à la clientèle.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de la suite Google.
• Familiarité avec les outils numériques et bases de données; aisance à adopter de nouvelles technologies.
• Expérience en mise à jour de sites web (un atout).
• Excellentes aptitudes organisationnelles, de communication et relationnelles.
• Souci du détail et bonnes capacités de résolution de problèmes.
• Capacité à assumer ses responsabilités avec un minimum de supervision tout en sachant quand solliciter de l’aide ou une validation.

Ce que nous offrons

• Un rôle stimulant au sein d’une organisation internationale, idéal pour les personnes qui s’épanouissent dans des environnements dynamiques et apprécient des journées actives et productives.
• Un milieu de travail convivial au sein d’une équipe engagée et collaborative.
• Des occasions d’autonomie et de prise en charge de projets variés.
• Un horaire hybride et flexible (2-3 jours en présentiel).

Salaire et avantages sociaux

• Salaire annuel : 42 450 $ – 44 170 $ (selon l’échelle salariale de l’AISP pour les adjoints(es)).
• Journées de maladie ou personnelles payées et allocation de vacances généreuse.

Pour toute question concernant le poste, veuillez communiquer avec la Directrice administrative, Ekaterina Kuzmenko, à l’adresse suivante : [e-mail].

J-18808-Ljbffr