Customer Service Representative

Composites One; Saint-Bruno-de-Montarville; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

A leading composites company is seeking a Customer Service Representative to provide exceptional care and support to customers in Saint-Bruno-de-Montarville, Canada. This position involves responding to inquiries, managing orders, and collaborating with various teams to meet customer needs. Ideal candidates should have over 3 years of experience in a customer service role and be proficient in MS Office. Join us for a rewarding career where your efforts are valued.

Benefits

Comprehensive health benefits

Annual bonuses

Profit sharing

Qualifications

• 3+ years related experience in a customer service environment.
• Familiarity with customer service practices and procedures.
• Ability to learn internal database and software systems.

Responsibilities

• Serve as the primary point of contact for customers.
• Facilitate accurate order entry and fulfillment.
• Respond to customer inquiries via various channels.
• Resolve billing and order issues effectively.

Skills

Customer service experience

Communication skills

Organizational skills

Problem resolution

Education

High school diploma or equivalent

Tools

MS Office

ERP systems

Job description

Begin your Composites One Career Today!

Position Overview (English)

As a Customer Service Representative, you will provide excellent care for our customers by serving as their primary point of contact. You will respond to customer inquiries, ensure accurate order entries, provide non-technical problem resolution, anticipate customer needs and perform general organizational support. You will maintain customer accounts and coordinate communication on active and back-orders, which requires analysis of customer needs and a cross-functional partnership with the other Customer Service and/or Technical Teams to ensure we meet customer expectations.

Key Responsibilities (English)

• Effectively facilitate the order fulfillment process in a manner that promotes building and maintaining positive, effective relationships with customers and Team Members.
• Ensure timely and accurate order entry to achieve on-time delivery for stocked and non-stock items
• Complete customer quotes
• Respond to inquiries received through phone, email, chat, B2B and/or written correspondence from customers and Team Members
• Resolve billing and order issues
• Oversee new customer and new item set-up following internal processes
• Monitor customer inventory and alert the sales and procurement functions when adverse stocking levels occur
• Devote the time necessary to fully understand customers’ business; display a genuine interest in each customer’s specific business needs, including product stocking requirements/forecasts, document support, etc.

Maintain accurate customer pricing in the ERP system; confirm price supports and update records accordingly, provide basic price quotes while adhering to target margin guidelines, collaborating with Sales Reps and Sales Managers.

• Collect the necessary information from customers, buyers, and sales reps to provide the Price Support Team with the relevant data to input and maintain pricing and customer product usage information in the ERP System.
• Communicate with the Sales and Price Support Teams when necessary to confirm all pricing (including price support) and update all records accordingly.
• Utilize internal communication methods to effectively communicate across all functions.

Understand basic product knowledge to support customers and engage sales reps and technical support when appropriate.

Leadership and Communication (English)

• Effectively communicate with all customers and Team Members to serve as liaison between all parties involved in the order fulfillment process.
• Immediately and actively communicate all special requests, modifications to orders, backorders and shipping delays or canceled orders to appropriate customers and team members.
• Collaborate effectively with Team Members to provide seamless service to customers.

Expected Skills and Qualifications (English)

• 3+ years related experience and/or training in a non-retail customer service environment
• Familiar with standard concepts, practices and procedures related to customer service
• High school diploma, G.E.D. or equivalent
• Proficient in MS Office, including Word and Excel
• Ability to learn internal database and software systems

Additional Preferred Skills and Qualifications (English)

• Experience in a business-to-business account support and distribution role
• SharePoint, Outlook, and Teams experience
• Associate's degree in a business-related field

Pre-Employment Requirement (English)

Employment offers are contingent upon successful completion of a drug screen and background check. This requirement is especially critical for safety-sensitive roles.

Discover a Fulfilling Career (English)

At Composites One, our Team Members are the cornerstone of our success. Each role is essential in helping us provide exceptional service to our Customers. We cultivate a culture of empowerment and opportunity, fostering both personal and professional growth.

We believe in driving success and appreciating achievement. Our Team Members are eligible for annual bonuses and profit sharing because when the company thrives, we all benefit. Join us and be part of a Team where your hard work and dedication are valued, and together, we achieve great things.

Core Values (English)

Respect, Teamwork, and Communication are woven into our Core Values. Our guiding principle of Respect, Teamwork, and Communication embodies the spirit of our core values. We uphold these principles every day as we strive to make a positive impact for our Customers, our Team, and the world around us.

Benefits (English)

Explore our comprehensive health, retirement, wellness, and professional growth programs in detail here.

Commitment to Diversity, Equity, and Inclusion (English)

At Composites One, all qualified applicants are considered for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, marital status, sexual orientation, gender identity, veteran status, disability, or other protected classification as defined by applicable law and regulation.

ADA Accommodations (English)

Accommodations are available for applicants with disabilities in all phases of the application and employment process. To request accommodation please contact the ADA Coordinator by email at [e-mail].

Position Overview (Français)

Commencez votre carrière chez Composites One dès aujourd’hui!

Aperçu du poste:

En tant que représentant(e) du service à la clientèle, vous offrirez un service exceptionnel à nos clients en agissant comme leur principal point de contact. Vous répondrez à leurs demandes, effectuerez des saisies de commandes exactes, fournirez des solutions aux problèmes non techniques, anticiperez les besoins des clients et fournirez un soutien administratif général.

Vous assurerez également la gestion des comptes clients et la coordination des communications concernant les commandes en cours et les commandes différées. Ce poste requiert une bonne capacité d’analyse des besoins des clients et une collaboration étroite avec les autres membres des équipes du service à la clientèle et/ou du soutien technique, afin de garantir que nous répondons pleinement aux attentes de notre clientèle.

Responsabilités principales (Français)

• Gérer efficacement le processus de traitement des commandes afin de bâtir et maintenir des relations positives et productives avec les clients et les membres d’équipe.
• Assurer la saisie rapide et exacte des commandes pour garantir la livraison à temps des produits en stock ou à commander.
• Préparer les soumissions destinées aux clients.
• Répondre aux demandes reçues par téléphone, courriel, clavardage, portail B2B ou correspondance écrite, tant de la part des clients que des membres de l’équipe.
• Résoudre les problèmes liés à la facturation et aux commandes.
• Création de nouveaux clients et de nouveaux articles conformément aux processus internes.
• Surveiller les niveaux d’inventaire des clients et aviser les équipes des ventes et des achats en cas de niveaux de stock inadéquats.
• Consacrer le temps nécessaire pour bien comprendre les activités des clients et démontrer un intérêt sincère envers leurs besoins spécifiques, y compris les exigences de stock, les prévisions d’achat, la gestion de la documentation, etc.

Maintenir à jour la tarification client dans le système ERP ; confirmer les soutiens de prix et mettre à jour les dossiers en conséquence. Fournir des estimations de prix de base tout en respectant les marges cibles, en collaboration avec les représentants et les gestionnaires des ventes.

• Recueillir les renseignements nécessaires auprès des clients, acheteurs et représentants pour fournir à l’équipe du soutien aux prix les données pertinentes servant à la saisie et au maintien de la tarification et des informations sur l’utilisation des produits dans le système ERP.
• Communiquer avec les équipes des ventes et du soutien aux prix lorsque requis, afin de confirmer toute tarification (y compris les soutiens de prix) et mettre à jour les registres en conséquence.
• Utiliser efficacement les moyens de communication internes afin d’assurer une communication efficace entre tous les départements.

Posséder une connaissance de base des produits afin de soutenir les clients et de faire appel au représentants des ventes ou au soutien technique, au besoin.

Communication et leadership (Français)

• Communiquer efficacement avec les clients et les membres d’équipe, et agir comme intermédiaire entre toutes les parties impliquées dans le processus de traitement des commandes.
• Communiquer rapidement et de façon proactive toutes les demandes spéciales, modifications de commandes, ruptures de stock, retard d’expédition et livraison ou annulation de commandes aux clients et aux membres d’équipe concernés.
• Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe pour offrir un service sans faille à la clientèle.

Compétences et qualifications requises (Français)

• Minimum de 3 années d’expérience pertinente et/ou de formation dans un environnement de service à la clientèle non lié au commerce de détail.
• Connaissance des concepts, pratiques et procédures standards associés au service à la clientèle.
• Diplôme d’études secondaires ou équivalent (G.E.D.).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel).
• Capacité à apprendre et à utiliser les systèmes internes de base de données et logiciels.

Compétences et qualifications supplémentaires souhaitées (Français):

• Expérience dans un rôle de soutien aux comptes d’entreprise (B2B) et/ou de distribution.
• Expérience avec SharePoint, Outlook et Teams.
• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe.

Exigence préalable à l’embauche (Français):

Les offres d’emploi sont conditionnelles à la réussite d’un test de dépistage de drogues et d’une vérification des antécédents. Cette exigence est particulièrement importante pour les postes comportant des responsabilités liées à la sécurité.