Assistant.e administratif.ve

Groupe TIDAN; Montreal; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise d'hôtellerie et d'immobilier à Montréal recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les opérations administratives quotidiennes. Les responsabilités incluent la communication avec les locataires, la gestion des baux et le suivi des paiements. Excellentes compétences organisationnelles et maîtrise des outils informatiques sont essentielles. Le salaire commence à 50 000 $ par an et le poste est à temps plein.

Qualifications

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à communiquer clairement et efficacement.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment des systèmes de gestion.
• Compétences en gestion des relations interpersonnelles.

Responsibilities

• Gérer les communications avec les locataires.
• Mettre à jour la liste des locataires.
• Gérer les dossiers des locataires.
• Suivre les baux en cours.
• Vérifier les baux avant leur envoi.
• Gérer les demandes de location.
• Effectuer les dépôts bancaires.
• Assurer le suivi des comptes fournisseurs.
• Gérer la documentation des fournisseurs.
• Assurer un classement efficace des documents.

Skills

Compétences organisationnelles

Communication efficace

Gestion du temps

Gestion des relations interpersonnelles

Discrétion

Maîtrise de l'anglais

Tools

Hopem

P Drive

Tiplati

Nethris

Word

Excel

Job description

Lieu de travail: Design Center, 1600 Notre-Dame Ouest, Montréal, Québec, H3J 1M1

Statut : Temps plein

Salaire : à partir 50 000$ par année

Sous la responsabilité du gestionnaire de propriété, l’assistant(e) administratif(ve) assurera la gestion des opérations administratives quotidiennes, incluant le suivi des locataires, des paiements et des fournisseurs. Vous garantirez un service de qualité en répondant aux demandes des locataires et en maintenant une organisation optimale.

Responsabilités:

• Gérer les communications avec les locataires : répondre à leurs emails le jour même, prendre les appels téléphoniques et maintenir une bonne relation avec eux.
• Mettre à jour régulièrement la liste des locataires, y compris les coordonnées (nom, email, téléphone).
• Gérer les dossiers des locataires, notamment pour les locataires problématiques ou ceux ayant une communication fréquente.
• Suivre les baux en cours et s'assurer que tous les documents légaux sont envoyés dans les délais.
• Vérifier les baux avant leur envoi aux locataires et assurer un suivi des locataires n'ayant pas signé.
• Gérer les demandes de location et le traitement des informations des nouveaux locataires (préparation des propositions et des offres de location)
• Effectuer les dépôts bancaires quotidiennement (chèques, virements)
• Suivre les paiements des locataires et envoyer des rappels en cas de paiements partiels ou d'impayés.
• Assurer le suivi des comptes fournisseurs, la gestion des factures et des paiements via un système électronique.
• Gérer la documentation des fournisseurs (création de nouveaux fournisseurs, suivi des travaux, etc.).
• Assurer une gestion efficace du classement électronique des documents administratifs (baux, factures, communications diverses).

Exigences:

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à communiquer clairement et efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment des systèmes de gestion (Hopem, P Drive, Tiplati, Nethris, Word et Excel de base).
• Bonne capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à respecter des délais serrés.
• Compétences en gestion des relations interpersonnelles, notamment avec les locataires et les fournisseurs.
• Discrétion et rigueur dans la gestion de documents confidentiels.
• Connaissance des procédures administratives et comptables (AR, AP, gestion des baux).
• Aisance dans l’utilisation des outils de communication modernes (Outlook, téléphone, etc.).
• Capacité à maintenir une attitude calme et professionnelle même dans des situations stressantes.
• Maîtrise des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit.
• Connaissance de la gestion des ressources humaines et de la paie serait un atout.

Qui sommes-nous :

Le Groupe Tidan d'hôtellerie et d'immobilier est une organisation dynamique d'immobilier et d'hôtellerie, dont le siège social est à Montréal, Québec, Canada. Depuis que ses fondateurs ont acheté leur première propriété en 1970, Tidan a assemblé un portefeuille étendu et diversifié de propriétés génératrices de revenus autogérées au Canada et aux États-Unis. Le portefeuille comprend des immeubles de bureaux, de détail, industriels et résidentiels, ainsi qu'un groupe d'hôtels affiliés et l'une des plus grandes installations de tennis intérieur en Amérique du Nord. Tidan a fièrement appliqué son expérience combinée dans les secteurs de l'hôtellerie et de la construction à la rénovation de la prestigieuse résidence Mount Stephen dans le célèbre Golden Square Mile de Montréal. Pour en savoir plus sur Tidan, visitez notre site web : https://www.tidan.com/fr/