Adjoint(e) Exécutif(ve) - Executive Assistant

nesto; Montreal; Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise de technologie hypothécaire recherche un(e) Adjoint(e) Exécutif(ve) à Montréal. Vous serez un soutien clé pour le CTO et la SVP RH, gérant les courriels et calendriers, et coordonnant les réunions. Les candidats doivent avoir 2 ans d'expérience, être bilingues et posséder d'excellentes compétences organisationnelles. Cette position offre un environnement de travail hybride et divers avantages sociaux, y compris un programme hypothécaire exclusif pour les employés.

Benefits

4 semaines de vacances par an

Régime d'assurance collective complet

Budget annuel pour la santé et le bien-être

Programme de travail à l'étranger

Qualifications

• 2 ans et plus d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) pour des membres de la haute direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Attitude proactive, autonome et axée sur les solutions.

Responsibilities

• Gérer les courriels, les calendriers et les priorités du CTO et de la SVP RH.
• Organiser les réunions et événements avec différentes parties prenantes internes et externes.
• Préparer les ordres du jour, prendre les notes et assurer les suivis post-réunion.

Skills

Compétences organisationnelles

Bilingue (Français et Anglais)

Sens du détail

Discrétion

Maîtrise des outils technologiques (Google Workspace, Slack, Asana)

Education

Diplôme universitaire dans un domaine pertinent

Job description

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3 days ago Be among the first 25 applicants

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About Nesto Group

About Nesto Group

English Follows

À propos du Groupe nesto

Le Groupe nesto est le chef de file canadien en technologies hypothécaires et solutions de financement. Avec plus de 70 milliards de dollars en prêts hypothécaires résidentiels et commerciaux sous gestion, nous sommes un partenaire de confiance pour certaines des plus grandes institutions financières au pays.

Notre mission est claire : bâtir l’écosystème hypothécaire de demain, tout en créant un véritable champion canadien. Nos opérations s’articulent autour de nos trois marques principales : nesto , CMLS et intellifi .

About Nesto Group

Nesto Group is the leading Canadian provider of mortgage technology and financing solutions. With over $70 billion in residential and commercial mortgages under administration and trusted by some of Canada’s most prominent financial institutions. Our mission is clear : We’re building the mortgage ecosystem of the future — and, in doing so, creating a true Canadian champion. Our activities are carried out principally through nesto, CMLS, and intellifi.

English Follows

Votre rôle

En tant qu’adjoint

• e exécutif
• ve, vous serez un pilier stratégique pour notre Chef des technologies (CTO) et notre Vice-présidente senior ressources humaines (SVP RH). Vous assurerez la coordination de leurs activités quotidiennes, tout en facilitant la communication et l’exécution des priorités au sein de l’organisation. Vous relèverez directement de la gestionnaire des services corporatifs.

Vos responsabilités

Gérer les courriels, les calendriers et les priorités du CTO et de la SVP RH

Organiser les réunions et événements avec différentes parties prenantes internes et externes

Préparer les ordres du jour, prendre les notes et assurer les suivis post-réunion

Coordonner les déplacements, réserver les voyages et préparer les itinéraires

Soumettre les rapports de dépenses et soutenir diverses tâches administratives

Créer et mettre à jour les présentations, rapports et documents exécutifs

Organiser l’espace de stockage numérique et assurer la gestion documentaire

Mettre en place des processus pour les tâches administratives récurrentes

Offrir un soutien personnel occasionnel

Agir en tant que point de contact clé pour les partenaires internes et externes

Assurer un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme en tout temps

Ce que nous recherchons

2 ans et plus d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) pour des membres de la haute direction

Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps

Sens aigu du détail et rigueur professionnelle

Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit

Attitude proactive, autonome et axée sur les solutions

Expérience dans un environnement à haute vélocité (un atout)

Discrétion, sens de la confidentialité et bon jugement

Connaissances technologiques : Google Workspace, Slack, Asana, etc.

Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (un atout)

Ce que nous offrons

Bénéficiez de notre programme hypothécaire employé

e avec des taux exclusifs

Profitez de 4 semaines de vacances par année dès l’embauche

Bénéficiez d’un régime d’assurance collective complet, payé à 100 % par nesto, incluant la télé-médecine et des services de santé mentale pour vous et votre famille, dès le jour 1

Accédez à un budget annuel dédié à la santé et au bien-être

Travaillez à l’international grâce à notre programme temporaire de travail à l’étranger

Travaillez en mode hybride à partir de magnifiques bureaux situés au centre-ville de Montréal (station Peel) – nos espaces sont même adaptés aux chiens!

Diversité et inclusion

Chez nesto, nous croyons que la diversité alimente l’innovation, la collaboration et la performance. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif, équitable et bienveillant. Nous encourageons vivement les personnes s’identifiant comme femmes, personnes racisées, membres de la communauté LGBTQIA+ ou vivant avec un handicap à postuler.

About Nesto Group

Nesto Group is the leading Canadian provider of mortgage technology and financing solutions. With over $70 billion in residential and commercial mortgages under administration and trusted by some of Canada’s most prominent financial institutions. Our mission is clear : We’re building the mortgage ecosystem of the future — and, in doing so, creating a true Canadian champion. Our activities are carried out principally through nesto, CMLS, and intellifi.

Your Role

As Executive Assistant, you will be a strategic and operational partner to our CTO and SVP of HR. You’ll play a critical role in managing daily activities, ensuring seamless communication, and supporting high-priority initiatives across the organization. You will report directly to the Corporate Services Manager.

What You’ll Be Doing

Manage the email inboxes and calendars of the CTO and SVP of HR

Coordinate meetings and events involving internal and external stakeholders

Prepare agendas, take meeting notes, and ensure follow-ups are completed

Coordinate travel bookings and detailed itineraries

Submit expense reports and support various administrative needs

Create and update presentations, reports, and executive documents

Maintain and organize digital files and storage systems

Establish and document processes for recurring administrative tasks

Occasionally support personal tasks

Serve as a key liaison with internal departments and external partners

Maintain high levels of confidentiality and professionalism at all times

Who We’re Looking For

2 + years of experience as an executive assistant for senior executives

Strong organizational and time-management skills

Detail-oriented and reliable

Perfectly bilingual (English and French), with excellent written communication skills

Proactive, autonomous, and solution-focused attitude

Experience in fast-paced environments (an asset)

Discretion, confidentiality, and sound judgment

Technologically proficient (Google Workspace, Slack, Asana, etc.)

Bachelor’s degree in a relevant field (an asset)

What We Offer

Access nesto’s exclusive employee mortgage rate program

Benefit from 4 weeks of vacation per year starting on day one

Enjoy a premium benefits plan 100% paid by nesto, including top-tier insurance and unlimited telemedicine and mental health access for you and your family, starting from day 1

Receive an annual health and wellness budget

Take advantage of our temporary international work program

Work in a hybrid model from our beautiful, dog-friendly offices in downtown Montreal (Peel Station)

Diversity & Inclusion

At nesto, we believe that diversity fuels innovation, collaboration, and performance. We are committed to fostering an inclusive, equitable, and respectful workplace. We strongly encourage individuals who identify as women, people of colour, LGBTQIA+ community members, and people with disabilities to apply.

Seniority level

Seniority level

Mid-Senior level

Employment type

Employment type

Temporary

Job function

Job function

Other

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